淺談運用現代技術手段做好檔案管理工作

白桂芝

摘 要：運用現代技術做好檔案和檔案管理工作，是整個檔案工作適應社會發展，實現其記錄歷史，服務現實功能、功效的基礎條件。檔案工作的現代化具有十分豐富的內容，如果把檔案工作技術與設備和組織管理的科學化作為管好檔案工作的目標，那么檔案工作的標準化進程就更為堅實，專業化的檔案人員就是技術嫻熟的實施者，缺乏任何一個條件，檔案工作現代化都無法實現。

關鍵詞：現代化技術手段；做好；檔案管理；工作

21世紀，被稱之為后工業時代，亦稱知識經濟時代，也叫信息時代。顧名思義，由于計算機等現代技術的廣泛運用，信息的發展與更新，已經走上了快速發展的高速路。現代技術，已經成為當今社會發展至關重要的科學技術支撐。而記錄不同歷史時期發展實況的檔案工作，也必須以科學發展觀為統領，與時俱進地適應經濟及社會事業發展。因此，傳統的手工、半手工的檔案管理方式，已經遠遠不能適應現代經濟工作和現代社會發展的需求。時代發展的脈搏，急切地要求檔案管理工作，必須緊跟時代步伐，適應發展。檔案工作只有與經濟、社會發展接軌，同步發展，才能充分發揮其記錄歷史，服務現實的功能和功效。這一切都取決于現代技術在檔案管理工作中應用的深度、寬度和廣度。所以，探討現代技術在檔案管理中的合理應用，探索現代化方法管理檔案的規律和特點，研究解析各方面客觀因素在檔案管理工作中的作用與影響，也是我們檔案工作者面對的重要課題之一。

筆者欲就現代技術在檔案管理工作中的運用等一系列問題，談點個人的體會與管見，求教方家。

1 從實用價值，看檔案的基本特點

檔案，是最真實的史料，檔案文獻是了解過去，預測未來的重要依據，是政治決策、經濟決策的重要參考，檔案信息是現代化科技、經濟社會信息的重要組成部分。是原始的歷史記錄，不是事后編寫的材料，具有記錄性和原始性集于一體的特點。檔案的產生與存在，始終源于其專門的形成單位，并由此構成檔案文件之間的外在和內在聯系。檔案的積累性和歷史聯系性的特點，使得檔案存在和傳遞的形態及保存與其他資料有所不同，它要求尊重檔案來源與原始的記載內容等方面固有的聯系，維護保證檔案文件形成體系的歷史面貌和歷史記錄，只有這樣，才能有效地發揮檔案信息資源特有的作用。由于檔案是原始記錄，故除具有可靠性外，還具有真實性，參考性和實用性。正因為檔案資料這種原始而珍貴的特點，對于檔案的管理保護和信息資源的利用也產生了特殊的要求。檔案資料的種類和形式的豐富多彩，應用范圍的廣泛，需要對一些歷史悠久、內容比較特殊的檔案，要進行專項保管。有些資料與圖書等有一定關聯，部分還存在重合關系，為此，對具有重合關系或多重性檔案的利用，就要求檔案保管部門和圖書管理部門等單位密切聯系，相互協作使各類檔案最大限度地發揮其作用和價值，為經濟發展以及各領域開發建設服好務。

2 從計算機的效能，看現代技術功能

計算機是目前社會比較大的科技成就之一，它在各領域的應用中十分廣泛，從它誕生的第一天起，就以其延伸人類大腦的一特殊性能，以及巨大的信息存儲和永久保存的能力、能按照人的思想和指令提高自動化的工作方式，具有驚人的運算速度，極高的計算精度和極強的邏輯能力。成為人類的得力助手，極大地減輕了人的勞動強度，提高了人的工作效率，解放和發展力生產力。計算機正是以它不同凡響的特點，不僅承擔了大量的、復雜的、工人難以完成的數據計算，而且計算機作為現代化的工具和手段，應用于各種領域、組織的管理工作和信息處理服務之中，計算機在數據處理方面的卓越功能，例如數據的存貯、數據的自動分類、排序、數據的運算、數據的檢索、數據的效驗及數據的遠距離傳輸和計算機辦公自動化及圖紙的存儲，在流動、傳遞等方面一進或正在為人類做出了重大貢獻。

3 從社會發展，看計算機在檔案管理工作中的應用

作為現代化重要工具和手段的計算機技術，應用在檔案管理工作中已是勢在必行。由于現代科學技術——計算機的迅速發展，特別是計算機漢字處理程序方面取得的突破性的成就，為計算機在檔案管理工作中的應用創造了有利條件。

在檔案工作中運用計算機管理的各種系統軟件，通過對已收集、積累的大量原始的、真實的檔案資料進行多層次、多范圍、多門類的儲存，快速的資料檢索，客觀地提示檔案各項工作的規律及相互之間的內在聯系，從而為計算機在檔案管理工作中，以及檔案學的理論研究等方面提供了客觀、科學、可靠的依據和資料，輔助檔案行政管理機關對檔案工作的改革作出科學的決策，使檔案管理工作步入一個新的時代。

4 檔案工作的標準化目標管理，需要應用現代技術

建立標準化目標管理體系，是檔案工作現代化的基礎部分，它是檔案管理業務工作的規范化、檔案術語的標準化以及檔案工作技術與設備的標準化等一系列內容的協調統一。標準化是檔案管理現代化的重要標志之一。只有建立數據庫建設中采用統一的標準，如統一的著錄項目，數據形式，著錄規則，統一的分類和語言規范等為內容的，以標準化為基礎的檔案計算機檢索系統。才能保證有較高的檢索效率和檢準率。以計算機等為標志的現代技術，可以很便捷地建立統一的標準，使標準化目標管理的最先進的手段。

5 應有現代技術，有利于維護檔案的完整與安全

檔案的形成，具有多面性、零散性、不規范性等等。維護檔案的完整與安全，延長檔案的壽命是檔案工作者的基本任務之一。隨著現代化技術的發展，檔案載體形態、結構、耐久性等發生了很大變化，這就是對管檔案工作者提出了更高的要求，即如何根據各種檔案的特點，盡可能地減少人為或自然因素對檔案的損毀，延長檔案的壽命。檔案工作者認識到這個問題的解決措施，就是采用先進和庫房設備和檔案保護技術。

長期以來，檔案工作者都重視改善保管條件。許多檔案保管場所都發生了很大的變化，館內設有專門防火安全設施、除塵消毒等專門工作間，有的還實現了庫房溫濕度系統，自動記錄，如果與要求不符，就會主動顯示在熒光屏上，并通知控制系統進行調整。此外，在檔案的修復、加固、字跡恢復等方面應用現代技術也都取得了一系列研究成果，檔案在近些年的管理工作中，有了很大的改觀也取得了可喜的成績。