新時期醫療衛生機構人事檔案管理優化策略

童欣

摘 要：在社會經濟快速發展的新時期，只有做好人事檔案管理，才能為醫療衛生機構識人、用人和選人提供有效的參考工具。針對當前醫療衛生機構人事檔案管理中存在的突出問題，結合實際工作經驗，提出優化策略，以期創新檔案人員工作形式，更好地發揮人事檔案的服務功能，為醫療衛生事業作貢獻。

關鍵詞：醫療衛生機構；人事檔案；檔案管理

習近平總書記在“全國衛生與健康”大會上，對醫療衛生機構提出要完善制度、擴展服務、提高質量的時代要求。醫療衛生機構必須進一步完善人力資源管理，不斷激發人力資源活力，才能更好地履行服務人民的職責使命。人事檔案記載了員工學習經歷、職業履歷、工作技能、道德素養等重要人力資源信息，是醫療衛生機構進行人才選用、培養、激勵的重要依據。因此，在新時期優化醫療衛生機構人事檔案管理，具有至關重要的現實意義。

1 人事檔案對醫療衛生機構的重要作用

1.1 為選用人才提供重要參考依據

一班來說，醫療衛生機構人員數量龐大且層次多元，人員的學業經歷和從業經歷較為豐富，人員的流動性也較強，如果在選用人才方面僅僅依據管理者的主觀判斷，將難以實現選人用人的科學化。人事檔案詳細記載了員工的個人經歷、道德品質、技能專長、業績榮譽，檔案工作人員做好相關工作，才能讓組織領導根據特定崗位的用人條件進行篩選，為醫療衛生機構提供精準的選人用人依據，這不僅有利于將與崗位匹配度最高的人員選拔出來，真正做到人崗匹配，還大大提高了選用人才工作的效率。

1.2 為人力資源管理提供強大助力

人力資源的充分開發和有效運用，是醫療衛生機構可持續發展的必要條件之一。而開發人力資源的重要前提是摸清人才儲備的“家底”，才能有針對性地開展工作。人事檔案通過詳細記錄、動態更新、合理分類，成為反映醫療衛生機構人才儲備狀況的“晴雨表”，準確反映人力資源隊伍的組織構成和變化趨勢，分析人力資源隊伍的優勢和短板，從而為各類人員的招聘、培養、使用提供科學借鑒，有效提高醫療衛生機構的人力資源建設水平。

2 醫療衛生機構人事檔案管理中存在的突出問題

2.1 對人事檔案工作認識不清、重視不足

一些醫療衛生機構管理者認為人事檔案工作與主流業務工作聯系不緊密，存在“用時需要、忙時忘掉”的現象，對人事檔案的制度建設、硬件配備、人員培訓、信息化建設投入不足。在這種氛圍下，各部門工作人員“上行下效”，也將檔案工作看作檔案管理人員的事情，缺乏主動積累和提供檔案材料的意識。對人事檔案的忽視，必然導致檔案建設不完備、信息不充分、更新不及時，無法為人力資源管理提供有力支撐，從而進一步弱化了檔案應用價值。

2.2 人事檔案管理不規范

隨著事業單位改革的不斷深入，醫療衛生機構人員流動的多元化不斷提升，人事檔案工作更具復雜性和挑戰性，但一些醫療衛生機構的人事檔案管理制度落后于時代需求，處于較低的管理水平。有的醫療衛生機構未設置專人專崗，兼職檔案管理人員專業化水平不足，工作積極性、主動性不高，檔案分類不科學合理，內容的真實性和完整性得不到保證。有的醫療衛生機構未配置規范的檔案存儲空間和設施，甚至出現檔案丟失、蟲蛀、受潮發霉等問題。

2.3 人事檔案管理信息化程度不高

信息化時代的到來對醫療衛生機構在醫療服務方面信息化程度要求越來越高，但在一些單位在人事檔案管理工作中還處于較為落后的狀態，一些醫療衛生機構在人事檔案管理中，尚處在一個人加一臺計算機的信息化初級水平，不僅硬件條件達不到標準，而且對專業化軟件應用較少。一些醫療衛生機構沒有建立電子檔案，更不具備網絡查詢和檢索的能力，對于人事信息的利用效率較低。信息化程度不高的問題嚴重制約著醫療衛生機構人事檔案工作的服務效能，進一步降低了醫療衛生機構對人事檔案工作的重視程度。

3 優化人事檔案管理的有效策略

3.1 提高重視程度，提升檔案意識

醫療衛生機構的管理者和檔案工作人員是人事檔案管理的主體，提升他們的認識水平是開展好這項工作的基本前提。相關行政管理部門應加大對檔案法規的宣傳教育力度，使醫療衛生機構管理者認識到人事檔案在人力資源管理中的突出地位，以及人事檔案管理工作的復雜性，使他們從法制思維、規范思維的角度認識人事檔案問題，從而在人員調配、軟硬件設施配備方面給予足夠支持。醫療衛生機構應對檔案工作人員開展培訓，增強其專業技能和規范化管理理念，提升其職業素養，激發主觀能動性，使其與時俱進地學習檔案管理相關知識，為履行好人事檔案管理職責奠定重要的思想基礎。

3.2 發揮制度建設管根本管長遠的作用

為確保人事檔案工作規范化持續開展，醫療衛生機構應建立嚴密的管理制度，并隨著形勢變化而不斷完善，人事檔案制度應包括歸檔內容范圍、歸檔流程、相關責任人、保管條件、保管期限、查閱流程。醫療衛生機構應選派專人負責人事檔案管理，并對制度執行情況進行監督和考核，將考核結果納入到人員績效考核范圍內，從而通過制度的硬性約束，使各相關部門和人員增強參與人事檔案管理的自覺性，不折不扣地嚴格執行相關制度，形成人人關心檔案、及時準確提供檔案的良好氛圍。

3.3 提升人事檔案管理的電子化和數字化水平

在信息化時代，醫療衛生機構必須推動紙質化檔案管理方式向電子化、數字化轉型，提升檔案的精確性和收集效率，根據需要對人事檔案數據進行分析，與其他醫療衛生機構共享部分信息，借助信息化手段全面提升人事檔案管理和應用水平。具體而言，醫療衛生機構應建立人事信息數據庫，在數據庫中對不同人員類型進行科學合理分類，在每個部門設置信息員，負責上傳本部門信息并指導員工定期維護個人信息，以此確保人事信息得到及時更新。建立不同醫療衛生機構間的人事信息共享機制，為人力資源共享和醫療互助提供便利，發揮各個醫療衛生機構的特長，形成提供優質服務的合力。保障信息安全也是信息化建設的題中應有之義，人事檔案中包含涉及個人隱私、商業秘密的信息內容，一旦發生信息泄露等安全事件，對醫療衛生機構和員工個人都將帶來嚴重影響，醫療衛生機構必須設置專人負責數據庫管理工作，嚴格規范數據提取、傳輸的流程，對軟硬件進行加密保護，確保信息不泄露。

4 結語

綜上所述，人事檔案管理是醫療衛生機構提升現代化管理服務水平的關鍵環節之一，有利于合理配置人力資源，充分激發人力資源活力，為醫療衛生機構提高服務質量提供保障。由于醫療衛生機構人事檔案管理具有較強的復雜性，涉及到的人員和部門眾多，且需實時動態更新，很多醫療衛生機構在此項工作上“歷史欠賬”較多，全面提升人事檔案管理水平需要多方面協同工作，并需要較長的時期。醫療衛生機構應以提升檔案意識為切入點，以制度建設為核心，以軟硬件配備為基礎，以專業化人才培養為重點，不斷提升人事檔案管理科學化水平，為醫療衛生機構可持續發展提供有力保障。

參考文獻

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