關(guān)于信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新思考

董劍

摘 要：檔案管理作為記錄各企事業(yè)單位的重要信息資源，其重要程度不言而喻，一方面檔案管理關(guān)系著個(gè)人和單位，另一方面關(guān)聯(lián)著社會(huì)關(guān)系。然而隨著社會(huì)發(fā)展的不斷進(jìn)步，我國信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理作為信息來源的主要渠道之一，也迎來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案管理的作用也變得尤為重要，檔案管理的創(chuàng)新，也成了當(dāng)下急需改變的現(xiàn)狀之一，本文就是對(duì)信息時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析和思考。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新

1 傳統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 管理模式落后

自古我國就有材料編寫入冊(cè)的傳統(tǒng)，檔案管理是社會(huì)重要信息，人力資源的信息基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的檔案管理信息的采集比較簡(jiǎn)單，大多是以人工收集、查詢方式為主，容易出現(xiàn)信息錯(cuò)亂、偏差、重復(fù)、采集不全等各種原因，后期需要用到的時(shí)候發(fā)現(xiàn)問題浪費(fèi)大量人力物力來修正，而且檔案管理工作主要就是分類、整理、存放、日常維護(hù)等簡(jiǎn)單的工作內(nèi)容，基本都是靠人工操作，往往需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，檔案的更新速度也相對(duì)較慢，檔案安全保存難度較大，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上現(xiàn)代發(fā)展的步伐，浪費(fèi)大量人力還有寶貴的時(shí)間成本。在現(xiàn)代化的管理工作中，檔案管理也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，推崇出新，降低檔案管理的工作強(qiáng)度，提高檔案管理的工作效率，尤其是在現(xiàn)代檔案管理工作中，人們對(duì)檔案信息在提出了更多的要求，數(shù)據(jù)的采集以及數(shù)據(jù)的依據(jù)越來越重要，所以改變固有的管理模式勢(shì)在必行。

1.2 缺乏專業(yè)檔案管理人員

在各企事業(yè)單位中，能夠?yàn)闄n案管理專設(shè)的人員崗位非常少，專業(yè)技術(shù)人員更是稀缺，專業(yè)對(duì)口人員少。據(jù)統(tǒng)計(jì)顯示，應(yīng)歷屆畢業(yè)學(xué)生中，有關(guān)于信息技術(shù)管理專業(yè)人員少之又少，市場(chǎng)供不應(yīng)求，部分專業(yè)人員在實(shí)際工作當(dāng)中因?yàn)榈貌坏街匾?，薪酬少等問題轉(zhuǎn)崗，大部分的檔案管理人員都是其他部門兼職合并。在現(xiàn)代信息化檔案管理中，檔案管理人員應(yīng)具備過硬的專業(yè)知識(shí)，減低關(guān)于檔案管理中不必要花費(fèi)的成本，掌握信息管理的技巧，熟悉計(jì)算機(jī)等應(yīng)用設(shè)備的使用。

1.3 管理制度不夠健全

在檔案管理制度中，有很多單位因沒有管理制度或管理制度不夠健全的，導(dǎo)致檔案管理方面的工作進(jìn)度慢成效差，管理檔案的相關(guān)人員由于其他崗位，技術(shù)不專等原因?qū)Ω黝愘Y料的整理收集入冊(cè)等不夠規(guī)范，在實(shí)際應(yīng)用當(dāng)中，導(dǎo)致很多相關(guān)材料缺失、斷層，這就造成了很多單位的檔案管理形式大于實(shí)際，執(zhí)行力度低，管理人員并沒有投入太多時(shí)間和精力，缺乏耐心和責(zé)任心。

2 檔案管理提升思路

2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念

在信息時(shí)代的發(fā)展普及下，為方便各資料整理歸檔，各企事業(yè)單位也逐步采用計(jì)算機(jī)等設(shè)備來進(jìn)行檔案管理工作。各單位對(duì)檔案管理要重視起來，之所以很多企事業(yè)單位沒有把檔案管理重視起來，大部分原因是因?yàn)楹芏鄦挝挥X得檔案管理就是一個(gè)應(yīng)付式的工作，傳統(tǒng)的檔案管理只是作為記錄和保管的功能，大部分都是存放、收藏，并沒有發(fā)揮到實(shí)際的作用。但是在現(xiàn)在信息化時(shí)代中，信息對(duì)個(gè)人以及單位來說都有舉足輕重的意義，很多工作的開展，項(xiàng)目的實(shí)施中，檔案的各類材料就可作為一個(gè)很直觀的參考作用，因此，明白檔案管理的重要性，是單位中每個(gè)人都應(yīng)該重視起來的事情。

2.2 提高管理崗位的要求

提高檔案管理的工作中，管理人員是整頓環(huán)節(jié)中相對(duì)重要，人員的選擇直接影響整個(gè)管理工作的質(zhì)量。首先要做到專人專管，杜絕一人身兼多職，檔案管理形同虛設(shè)、長期不在崗這些問題存在。有關(guān)單位也要注重引進(jìn)以及培養(yǎng)相關(guān)方面的人才，本單位有相關(guān)特長或技術(shù)的人員優(yōu)先培養(yǎng)，招聘過程優(yōu)先錄用專業(yè)對(duì)口有專業(yè)知識(shí)的專業(yè)人員，熟悉掌握現(xiàn)代新科技、新技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)等應(yīng)用，對(duì)檔案管理人員崗前進(jìn)行專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，著重提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，可采取定期培訓(xùn)，外聘的方式，不斷讓管理人員吸收更多與時(shí)俱進(jìn)的管理知識(shí)，使得管理人員在接受培訓(xùn)的過程中重視檔案管理的工作。

2.3 加大檔案管理各方面條件的提升

檔案管理建設(shè)方面的資金投入要提升，包括但不僅限于檔案管理室的單獨(dú)設(shè)立，各部門不再單獨(dú)零散的保管檔案材料，統(tǒng)一由檔案室管理人員統(tǒng)一收集管理，另外還檔案管理中的軟硬件設(shè)施的完善，購置相對(duì)配置的計(jì)算機(jī)，檔案管理軟件的開發(fā)或購買，崗位人員的人工費(fèi)用以及培訓(xùn)費(fèi)用等。此外，各單位檔案管理之間定期溝通，相互交流檔案管理心得或檔案管理新方案，保障檔案管理能及時(shí)跟上社會(huì)發(fā)展步伐，與時(shí)俱進(jìn)。

3 創(chuàng)新思路探究

3.1 新科技創(chuàng)新

首先，信息化時(shí)代的檔案管理，應(yīng)當(dāng)跟上國家發(fā)展的腳步，根據(jù)國家相關(guān)文件的規(guī)定，明確當(dāng)下社會(huì)檔案管理記錄里需要保存的內(nèi)容，明確范圍以及保存期限。其次，轉(zhuǎn)變?cè)瓉淼挠涗浄绞剑\(yùn)營信息化技術(shù)對(duì)檔案管理中的資料進(jìn)行采集、保存，不僅要對(duì)檔案管理進(jìn)行實(shí)物的收藏，更注重的是由實(shí)物管理的模式向電子版本的方向轉(zhuǎn)變，充分利用網(wǎng)絡(luò)，電子等技術(shù)減輕工作強(qiáng)度，尤其是一些信息管理系統(tǒng)、資料管理系統(tǒng)等，將這些先進(jìn)的信息化技術(shù)引入到檔案管理工作當(dāng)中，不僅可以減少人工、人員成本的投入，檔案的錄入，還可以更高效的推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，工作效率上也可以得到很大的提升。檔案管理信息化建設(shè)中，數(shù)據(jù)信息庫也是順應(yīng)了檔案管理工作的發(fā)展需要，運(yùn)用現(xiàn)代化思維，建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息庫，強(qiáng)化數(shù)據(jù)信息庫的各項(xiàng)數(shù)據(jù)指標(biāo)，在固有的檔案管理收集選項(xiàng)中拓寬到現(xiàn)代社會(huì)需求的數(shù)據(jù)選項(xiàng)，充分發(fā)揮信息化技術(shù)，數(shù)據(jù)庫的便捷和優(yōu)勢(shì)。

3.2 服務(wù)優(yōu)化創(chuàng)新

檔案資料、數(shù)據(jù)信息庫等建立的完善，是服務(wù)于國家、單位、個(gè)人的先進(jìn)技術(shù)手段，檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化，檔案管理服務(wù)與國家相關(guān)單位關(guān)聯(lián)，利用權(quán)限制、一次性登錄限制、可公開信息部分實(shí)現(xiàn)與合作單位的信息共享，做到隨處隨時(shí)查詢，大大縮短檔案資料信息的文件查詢、檔案交接，改變傳統(tǒng)檔案管理的管理模式，提高信息化檔案管理的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案全覆蓋，內(nèi)容豐富真實(shí)有效。采取創(chuàng)新的舉措，適應(yīng)現(xiàn)代化管理的發(fā)展需求，使得現(xiàn)代檔案管理工作跟上時(shí)代的發(fā)展需要，從根本化實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，提升檔案管理的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)和社會(huì)效應(yīng)。

3.3 規(guī)范考核、獎(jiǎng)懲、激勵(lì)機(jī)制

檔案管理工作者要熱愛事業(yè)，有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，在原有的工作基礎(chǔ)上，設(shè)立管理工作中的行為規(guī)范以及行為準(zhǔn)則，作為檔案管理工作結(jié)果的考核。對(duì)于在檔案管理中發(fā)現(xiàn)的漏洞或更為高效的檔案管理方法的人員，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)作為激勵(lì)，讓大家都有管理工作的參與感。

4 結(jié)語

綜上所述，時(shí)代發(fā)展的背景下，各行各業(yè)都被重塑，信息的管理的重要性也被慢慢體現(xiàn)出來，如何做好信息化檔案管理建設(shè)也成了必須面臨的一個(gè)重要問題，如何利用新科技，新技術(shù)來保障檔案的完整性是我們一直想要完善的一項(xiàng)工作。實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化變革，從改變思想觀念開始，提高管理意識(shí)，建立完整高效的網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)庫，從而更好的服務(wù)國家以及社會(huì)，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]張玲.分析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展[J].赤子（上中旬），2015（01）：150.

[2]白小微.淺談信息時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新探索[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2017（09）：23：25.

[3]藍(lán)皚珠.檔案管理信息化工作創(chuàng)新研究[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2011（23）：230.