事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理方法

孫謙媚

摘 要：事業(yè)單位做好檔案管理工作，應當采用人性化的檔案管理工作方式，創(chuàng)新檔案管理工作方法，在尊重用戶需要的基礎(chǔ)上開展檔案管理，做到在以人為本的理念下更好的體現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的實用價值。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；人性化

事業(yè)單位人性化檔案管理存在檔案管理服務意識不足，服務質(zhì)量較低，不滿足用戶個性化需要，不能調(diào)動檔案管理人員積極性，沒能針對性進行檔案管理問題，需要在人性化的理念下進一步體現(xiàn)檔案資源應用價值。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的主要問題

1.1 靈活性不足

當前事業(yè)單位檔案管理的方式較為陳舊，檔案運行缺乏科學有效的管理體系，事業(yè)單位檔案管理主要以紙制檔案為主，檔案管理人員工作的方式方法較為機械，檔案管理工作長期存在重管理和輕服務的問題?，F(xiàn)有的檔案管理操作方法不滿足事業(yè)單位員工和社會廣泛的獲取公益性信息需要。不僅檔案調(diào)閱要履行復雜的手續(xù)，而且呈現(xiàn)的檔案資源數(shù)量有量，檔案質(zhì)量總體不高，檔案管理工作不滿足各種事業(yè)單位業(yè)務工作的需要，現(xiàn)有的檔案管理方式嚴重的制約了事業(yè)單位公益事業(yè)的開展。事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案不能與社會各群體、各業(yè)務項目保持有效互動，檔案資源的供給性、豐富性、長期性與科學性方面存在嚴重問題。

1.2 創(chuàng)新性不足

事業(yè)單位檔案管理工作的主要問題在于創(chuàng)新性不足，事業(yè)單位沒能在充分的考慮各方面檔案應用需要的基礎(chǔ)上進行檔案管理創(chuàng)新，造成各種部門工作人員不得不花費大量的時間和精力應付較為繁瑣的檔案管理工作。當前事業(yè)單位檔案管理工作壓力較大，兼職人員往往受檔案工作一票否決制的影響，不得不在檔案管理中從事與專業(yè)不符的技術(shù)工作。事業(yè)單位檔案管理沒能基于自動化辦公系統(tǒng)、智慧化的檔案管理軟件進行檔案資源的收集、核對、制作與標準化工作，因此影響檔案管理的有效性，沒能運用有效的信息設(shè)備代替人工檔案管理工作，不利于提高檔案管理工作的整體效率，沒能在有效的檔案管理平臺下實現(xiàn)檔案信息資源的共享，不能在檔案技術(shù)開發(fā)的基礎(chǔ)上滿足檔案事業(yè)的需要。

1.3 驅(qū)動性有限

當前事業(yè)單位還缺乏柔性的檔案管理制度，事業(yè)單位雖然探索使用標準化的檔案管理方式進行檔案管理工作，以便于提高檔案管理的整體質(zhì)量。但是，有些事業(yè)單位檔案管理的制度標準更新不足，事業(yè)單位檔案管理工作的責任劃分不明確，事業(yè)單位缺乏創(chuàng)新性的檔案管理工作條件，檔案管理人員整體素質(zhì)不高，檔案管理人員缺乏必要的崗前培訓，導致檔案管理的制度嚴重的影響了檔案管理人員工作的創(chuàng)新性和積極性。一些傳統(tǒng)的檔案管理制度導致一些非結(jié)構(gòu)化的新型數(shù)據(jù)信息難以融入到檔案管理體系，現(xiàn)有的檔案管理內(nèi)容、方式與操作方法不滿足大數(shù)據(jù)時代檔案管理的需要，不能發(fā)揮出檔案管理的廣泛服務價值，沒能充分的滿足全社會對檔案管理的使用需要，影響了檔案管理水平。

2 事業(yè)單位檔案管理人性化建設(shè)策略

2.1 創(chuàng)新檔案管理理念

提高事業(yè)單位檔案管理工作的整體質(zhì)量，還要有效的貫徹以人為本的檔案管理理念，注重創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作方法，轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念，強調(diào)優(yōu)化檔案管理工作過程，在體現(xiàn)檔案管理工作價值的基礎(chǔ)上提高檔案管理有效性。首先，應當采用人性化的檔案管理工作方式，把人性化的檔案管理制度、方法與內(nèi)容融入到具體的檔案管理工作當中，注重充分的考慮檔案使用者的個性化需要，圍繞著滿足用戶的需要開展檔案管理。其次，提高檔案管理工作的服務主動性和積極性，能夠從用戶的使用需要出發(fā)，優(yōu)化檔案管理的流程，豐富創(chuàng)新檔案管理的模式，合理的進行檔案資源的配置，保證事業(yè)單位服務對象和重點項目的檔案應用需要。第三，還要建立方便查閱的管理體系，提高檔案資源的共享性，注重根據(jù)事業(yè)單位員工、職稱、獎懲等信息資源進行檔案管理，滿足檔案應用人員的實際需要，提高服務的整體質(zhì)量。

2.2 豐富檔案處理方法

提高事業(yè)單位檔案管理的總體有效性，還要優(yōu)化事業(yè)單位檔案的處置方法，根據(jù)檔案信息的類型與種類開展人性化檔案管理，強調(diào)從人性化的角度進行綜合性、全方位、立體化的檔案管理。首先，應當形成科學的檔案數(shù)據(jù)信息收集體系，全面收集各種數(shù)據(jù)信息，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下提高檔案管理的整體質(zhì)量。應當明確檔案的建立、利用與查詢機制。其次，還要從用戶的各種實際需要出發(fā)，提供針對性的檔案資源供給服務，尤其針對事業(yè)單位的業(yè)務檔案、人事檔案、行政檔案進行針對性的處理，在保證檔案安全的基礎(chǔ)上，簡化檔案管理與應用的程序，著力提高檔案資源供給的方便性，在數(shù)據(jù)化的環(huán)境下提供各種檔案信息，做到有效劃分檔案調(diào)閱權(quán)限，明確檔案管理的科學體系。第三，引入智能化的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作的動態(tài)性特征，注重加大數(shù)據(jù)信息的挖掘力度，加強與事業(yè)單位相關(guān)部門往來信息的收集工作，從而提高檔案管理的整體質(zhì)量，滿足事業(yè)單位檔案管理需要。

2.3 優(yōu)化檔案工作環(huán)境

提高事業(yè)單位檔案管理的整體質(zhì)量，還要進一步優(yōu)化檔案管理工作的環(huán)境，完善檔案管理工作的體系，在滿足員工查閱檔案具體需要的基礎(chǔ)上，形成良好的檔案管理工作氛圍。首先，應當開發(fā)優(yōu)質(zhì)的檔案管理系統(tǒng)，滿足職工進行實時檔案調(diào)取的需要。其次，增添檔案閱覽室的人性化設(shè)施，提供優(yōu)質(zhì)舒適的檔案工作環(huán)境，在加裝人性化設(shè)施的基礎(chǔ)提高檔案管理工作的效率。第三，還要建立綜合化的檔案管理查詢工作制度，明確檔案管理查詢與管理的重點，合理進行檔案資源的分配，更好的滿足所有用戶的自主檔案應用需要。第四，還要提高檔案資源運用的安全性，加強檔案應用的實時控制，注重通過電子信息化的渠道與用戶保護在線溝通，更好的提高檔案管理與服務工作的質(zhì)量。

2.4 倡導普及發(fā)展策略

事業(yè)單位檔案管理應當構(gòu)建科學的體系，強調(diào)人民群眾與事業(yè)單位職工的整體參與性，注重形成大檔案管理工作格局，在明確檔案管理工作責任的基礎(chǔ)上，進一步調(diào)動所有員工和社會的檔案管理參與的積極性。首先，應當形成科學的獎懲機制，根據(jù)人性化管理的理念對檔案管理業(yè)務人員進行獎懲，以便于起到調(diào)動和警示作用。其次，還要形成社會公眾參與事業(yè)單位檔案管理的平臺，注重加強事業(yè)單位檔案管理的宣傳展示工作，積極征詢?nèi)罕姷囊庖?，達到提高檔案管理有效性目標。

3 結(jié)論

事業(yè)單位檔案管理的人性化，應當從檔案管理人員與檔案使用人員的需要出發(fā)，構(gòu)建合理的檔案收集與應用體系，全面加強數(shù)字化檔案資源的應用，滿足用戶的個性化檔案應用需要，達到提高檔案建設(shè)質(zhì)量目標。

參考文獻

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