疾控中心檔案規范化數字化管理的重要性研究

楊潔

摘 要：隨著我國公共衛生體系不斷完善，疾病預防控制工作不斷發展，疾控中心的檔案不管是從形式上還是內容上都變得越來越多，管理難度越來越大，在管理過程中逐漸暴露出了一些突出問題。本文主要結合實際，分析了疾控中心檔案管理工作中存在的問題和應對策略，僅供參考與借鑒。

關鍵詞：疾控中心；檔案管理；存在問題；應對策略

1 引言

近年來，社會環境變遷、經濟條件優化以及人們社會觀念的轉變，新的疾病以及傳染源呈現出多樣化、復雜化的趨勢，疾控中心面臨著更為嚴峻的挑戰。疾控中心檔案不僅真實記錄了疾病監測、預防和控制的整個過程，是疾控中心工作者履職成果的體現，而且反映了疾控中心為人類健康事業所作出的貢獻以及與各類疾病做抗爭的成果。疾控中心檔案管理質量直接影響到疾控中心的發展戰略以及各項工作的開展，有必要深入探討疾控中心檔案工作。

2 疾控中心檔案管理現狀分析

2.1 檔案管理設備落后

檔案管理工作是一項十分復雜并且繁瑣的工作，這就要求檔案管理人員能夠靜下心來，認真做好檔案資料的收集、整理、分類、歸檔工作，將每天的任務必須在當天完成。但由于不同地區經濟發展水平存在較大差異，各個區域之間經濟條件不同，經濟欠發達地區，檔案管理工作所需的硬件設備常常落實不到位，這就給檔案管理工作帶來了巨大難題。在疾控中心內部，普遍存在著重科研，重公衛，而忽視檔案信息管理的情況，導致檔案管理設備難以在較短時間內更新換代。就現階段疾控中心檔案管理現狀來看，檔案管理部門并不能確保檔案始終處于恒溫、恒濕狀態，大部分還停留在原始紙質保存階段，現代化技術應用程度不足。

2.2 檔案管理制度不完善

目前，在疾控中心檔案材料收集、整理、分類、保存、查閱等方面還缺乏一套比較系統性的規章制度。由于缺乏制度約束，檔案管理人員工作積極性較差，檔案資料收集不全面，檔案管理質量不高。

2.3 管理信息化建設程度緩慢

近些年，隨著以互聯網和計算機為代表的信息技術，在各個領域成熟應用，逐漸改變了傳統的工作應用模式。但是由于疾控中心在檔案管理方面的投入不足，重視程度不高，檔案管理信息化建設進程較為緩慢，在檔案檢索過程中，依然采用人工方式進行查詢，工作效率較低，勞動投入成本較高。

2.4 檔案管理隊伍建設滯后

在很長一段時間內，由于疾控中心管理層對檔案管理的重要性認識不足使得整個檔案管理隊伍專業素質較差，專業知識更新速度較慢，隊伍建設十分滯后。在疾控中心內部檔案管理人員主要是兼職行為，一名檔案管理人員往往身兼數職，并不能做到專一性。再加上檔案管理人員缺乏必要的培訓和教育，整個隊伍工作能力較差，專業知識不足，整個隊伍建設存在較大的滯后性。

3 疾控中心檔案規范化數字化管理的重要性

3.1 有利于提高科研價值

這是由于任何一種疾病都是從源頭產生的，找到源頭對于疾病各項工作的開展都具有重要意義，尤其是找出突發性、不明原因性的疾病源頭更是如此。疾控中心掌握的疾病源頭資料能夠為科研人員研發藥物和進行學術研究提供重要的參考。

3.2 使動態性更加明顯

疾病監測、預防和控制工作是一項系統性工程，不能一蹴而就，其時間周期較長。在這樣長段時間里，疾病在變化的同時，疾病中心所掌握的信息也會隨著變化，一些老舊檔案需要清理，新檔案則需要被開發利用[1]。

3.3 進一步豐富管理形式多樣

一般社會公共衛生部門的檔案涉及的領域單一，例如醫院的檔案主要是涉及疾病治療領域。而疾病控制中心檔案則涉及疾病從預防、發展到治療的全過程，形式更為多樣，覆蓋面更為廣泛，各個環節的各個內容也有所不同。

4 實現疾控中心檔案規范化數字化管理的對策

4.1 完善疾控中心檔案管理基礎設施

要想做好檔案管理工作，就需要有高質量的基礎設施作為后備支撐。檔案部門基礎設施建設是一個十分復雜的系統性工程，涉及到很多方面。為此就要求疾控中心管理者應該充分認識到做好檔案管理工作的重要性，及時轉變傳統認識，加強對檔案管理部門的資金投入。為疾控中心檔案部門購置先進的保存設備，確保疾控中心日常產生的有價值的檔案材料能夠保存在恒溫恒濕的環境下，避免檔案在保存過程中出現遺失，損壞，以提高檔案保存質量[2]。同時，通過健全整個檔案管理組織，明確工作職責，確保組織成員能夠分工協作，高質量完成檔案管理工作，為更加高效的做好檔案管理，奠定堅實基礎。

4.2 健全完善的檔案管理制度

在疾控中心檔案管理部門，通過制定完善的檔案管理制度，對各項檔案管理行為進行規范，是確保檔案管理工作順利開展的基礎。在全面遵循衛生檔案管理暫行規定和檔案法的基礎上，要結合部門實際情況，設計出一套具有可操作性、規范性的檔案管理制度，將檔案資料收集、整理、分類、保存、利用等諸多環節全面考慮進去。同時，還要制定與檔案管理制度相聯系的責任考核制度，在全面采用崗位責任制的基礎上，將檔案的立卷、歸檔納入到各個管理部門中，并設計相應的考核指標，進一步確保疾控中心檔案管理質量。

4.3 推進檔案信息化建設

信息化建設是解決管理手段滯后性的有力抓手。因此，疾控中心要以信息基礎設備設施為核心，信息化工具為手段，信息化利用為目的。一方面，加快對紙質檔案的數據化處理，尤其是檔案放置環境較差的疾控中心更要做好這項工作，提升檔案保存周期。同時，要加強軟硬件建設，購置高速掃描儀、復印裝訂一體機以及云端數據庫等，實現檔案信息的深層次、高效率處理。另一方面，疾控中心要制定電子檔案管理制度，用制度來規制檔案管理人員工作。電子檔案管理制度必須要科學、合理，要具有可行性，不能照搬其他單位的電子檔案管理制度。同時，要堅持制度執行的嚴肅性，落實責任機制，堅持“有過必罰、有功必賞”的原則。

4.4 強化檔案管理人員培訓教育

檔案管理人員專業素質高低，直接影響到檔案管理工作質量。特別是在信息時代，對檔案管理人員的業務能力提出了更高要求，工作人員除了要掌握系統的檔案管理專業知識之外，還應該具備信息化意識和信息技術操作能力。為此，疾控中心應該高度重視檔案管理和隊伍的培訓教育。一方面要結合檔案管理現狀，開展多層次、多門類、多系統的專業知識培訓教育，配置專業人員，開展檔案管理，同時要結合疾控中心檔案管理工作未來發展趨勢，不斷更新培訓內容，從而構建一支專業化的檔案管理隊伍。另一方面還要進一步加強溝通交流。強化檔案管理部門和各個內部組織進行有效的業務交流，確保在日后的工作中和其他部門更好的開展協作，提高檔案材料收集、整理、歸檔、保存的質量和效率。

5 結語

總之，疾控中心檔案在疾病監測、預防與控制領域中面臨著巨大挑戰的同時也迎來了發展機遇。疾控中心作為某個地區處置突發公共衛生事件的重要陣地，其檔案管理工作成效的好壞直接影響到經濟發展、社會穩定以及人民群眾健康。因此要更為重視疾控中心檔案管理工作，用新思想、新診斷、新提法以及新舉措武裝工作，進一步做好檔案開發利用工作，為突發公共衛生事件應急預案的制定提高決策依據。

參考文獻

[1]馮秀芳.疾控中心檔案信息化管理存在的問題與對策[J].醫療裝備，2014，27（07）：56-58.

[2]付瓊麗.新時期疾病預防控制中心人事檔案管理信息化建設研究[J].中國衛生產業，2017，14（36）：168-169.