基于大數(shù)據(jù)的高校檔案數(shù)字化建設路徑探究

賈振玲

摘 要：隨著信息化時代的來臨，檔案工作也積極的利用了現(xiàn)代科學技術(shù)和計算機軟件技術(shù)，以計算機和網(wǎng)絡平臺為載體而逐漸實現(xiàn)了信息化、數(shù)字化建設，從而彌補了傳統(tǒng)人工檔案管理所具有的一些弊端，讓檔案信息更加完整、真實、有效，同時還能實現(xiàn)快捷的信息共享、信息查詢，也延長了檔案的保管期限，全面的提高了檔案資源的利用率。但我國的信息化技術(shù)發(fā)展過程相對較為緩慢，學校雖然都已經(jīng)配置了相應的硬件設備，但軟件技術(shù)以及信息管理技術(shù)的應用并不熟練和普遍，加之專業(yè)人員、經(jīng)費運轉(zhuǎn)等方面的不足導致檔案數(shù)字化建設工作一直并未取得太大的進展。在此文章就詳細的分析了大數(shù)據(jù)時代高校檔案工作呈現(xiàn)出的特征以及在工作中面臨的問題，并結(jié)合實際情況提出了對應的解決對策。

關鍵詞：檔案工作；新特征；數(shù)字化建設；問題；途徑

1 引言

大數(shù)據(jù)是時代發(fā)展的必然產(chǎn)物，是社會進步的重要表現(xiàn)形式，加上它具有的數(shù)據(jù)含量大、種類多、信息價值密度低及商業(yè)價值高等特點而備受社會廣泛關注，并被運用在了各個領域中，成為其發(fā)展的重要生產(chǎn)因素。尤其是檔案管理工作，它運用計算機和信息技術(shù)，將檔案資源予以長久的保存，同時還可以更好、更多的保證資源及其完整性和真實性，并以其便捷性不斷的延伸檔案發(fā)展空間、查閱方式，拓展其發(fā)展方向。反映在教育領域內(nèi)，自教育部頒布并實施了《高等學校檔案管理辦法》之后，高校檔案管理工作范圍也有了延伸，而大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用以其自身具有的優(yōu)勢將這些管理內(nèi)容以及出現(xiàn)的各種數(shù)據(jù)、圖片等予以有序的操作，確保了檔案信息的完整性、系統(tǒng)性和真實性，充分的挖掘了檔案價值，從而滿足了學校和社會的需求。

2 大數(shù)據(jù)時代高校檔案工作的新特征

2.1 高校信息含量越來越大

高校檔案工作是學校自身的發(fā)展過程及對本校師生的一些最原始的數(shù)據(jù)、材料等固化信息進行全面而清晰的管理。在大數(shù)據(jù)時代下，高校運用了信息技術(shù)和計算機技術(shù)，工作內(nèi)容和途徑有了更大的拓展，從而產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)和信息，同時師生數(shù)量的日益增大，他們的基本信息也隨之增多，而這些信息和數(shù)據(jù)對學生當前的管理、未來的就業(yè)和發(fā)展以及學校、教師未來的影響都有著極大的參考價值，因此它們都被囊括在了檔案的范疇中；另外，檔案信息在大數(shù)據(jù)時代下已經(jīng)不再是單純的文字化、紙質(zhì)化和正規(guī)的辦公文檔，而是包括了圖片、視頻、音頻、圖像、文字等，種類變得繁多，分類更加細致，因此高校的檔案室也在不斷的隨之擴大規(guī)模，呈現(xiàn)出了TB級別向PB級別方向發(fā)展的趨勢。

2.2 高校信息需求多元化

在大數(shù)據(jù)時代下，高校檔案管理工作的內(nèi)容逐漸豐富起來，絕大多數(shù)是由于檔案用戶的需求呈現(xiàn)出多元化特點，涉及的范圍包括教育教學、科研管理、基礎建設、校園發(fā)展情況、文化宣傳、進修、深造等方面，不再是單一的學生管理和學校管理所需要的一些基本信息。比如最常見的就是出國深造。有些學習優(yōu)異的學生會選擇出國留學來增加和豐富自己的知識，有些工作表現(xiàn)良好的教師也會選擇出國進修來提高自己的教學水平，這些情況都需要最原始的檔案信息作為參考依據(jù)，教師需要他們在校期間的中英文工作履歷、職稱信息等，學生需要的則是他們在校期間的表現(xiàn)、中英文成績單、所獲得各個獎項、證書等。因此用戶需求的增加也是當前檔案管理工作的一大顯著特征。

3 大數(shù)據(jù)時代高校檔案工作發(fā)展面臨的問題

3.1 人員能力不高

一般學校在開展檔案管理工作時都忽視了檔案管理工作的全面性和整體性，加之檔案管理部門也沒有專門的場所和專職人員來開展工作，造成人員短缺、管理滯后的現(xiàn)象；其次檔案管理人員都對網(wǎng)絡化信息技術(shù)的接觸較少，學習不深入，熟練程度也不高，管理起來較為困難，即使有最先進的現(xiàn)代化設備，沒有專業(yè)人員操作和技術(shù)支撐，它們也得不到有效的利用，檔案管理的數(shù)字化建設依舊無法正常運行。

3.2 硬件設施落后

首先，雖然引進了大量的現(xiàn)代化的辦公設備，但運用率卻很低，大多數(shù)還是沿用著傳統(tǒng)的人工操作的管理方式，不僅增加工作難度，也耗費了大量的人力、財力，工作效率還不高，檔案的堆積嚴重；其次，由于沒有相關的、具體的法律法規(guī)和規(guī)章制度來予以明確檔案管理數(shù)字化建設所需要注意的事項、應行使的權(quán)利、承擔的責任等，各部門之間都是各自為政，沒有統(tǒng)一的標準和規(guī)范，從而無法及時的應對檔案的防潮、防盜工作，導致檔案信息無法完整的進行收集，極易引起資料的不完整、泄漏和丟失，安全性沒有保障。

4 基于大數(shù)據(jù)的高校檔案數(shù)字化建設路徑

4.1 提高管理水平

學校有著大量的資料和信息需要同時存儲，為了信息資源的安全性，也需要將其進行傳輸和備份，但每個存儲軟件都具有一定的存儲空間，一旦超出了這些空間范圍，都會影響管理工作，而計算機技術(shù)中的文件壓縮技術(shù)則有效的解決了這個難題，應該被廣泛的運用。其次，現(xiàn)階段應用最廣的是數(shù)據(jù)庫技術(shù)，因此在檔案管理中也需要大型集中數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來對所有的檔案信息進行收集、整理和歸納、存檔。

4.2 培養(yǎng)專業(yè)人員

除了對管理人員進行專業(yè)管理知識的培訓外，還要培養(yǎng)他們對計算機技術(shù)熟練掌握和運用的能力，否則會因操作不當而導致數(shù)據(jù)丟失。尤其是數(shù)據(jù)恢復技術(shù)，通過定時自動備份則能有效的避免檔案信息因各種原因的丟失、刪除等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

4.3 提高數(shù)字化管理

在管理工作中利用網(wǎng)絡光纖與硬盤的連接陣列，提升數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)性，同時增加系統(tǒng)內(nèi)部的儲存量。其次，對磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和硬件的組合要按照嚴格的標準進行操作，而磁盤陣列需要多元化的保護程序都為數(shù)字化檔案管理提供了系統(tǒng)保障，增加了檔案的安全性。再次，要提升檔案的使用性。由于磁盤陣列本身具備了對系統(tǒng)的維護功能，使得數(shù)字化檔案的管理可以實現(xiàn)在線升級功能，讓管理更見便利、安全、有效。

5 結(jié)語

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作迎來了新的發(fā)展平臺，卻也將面臨著巨大的挑戰(zhàn)，因此高校檔案管理部門也應該針對自身的發(fā)展情況和管理情況來做出具體的調(diào)整，并運用先進的科學技術(shù)來提高檔案管理的工作效率和水平，促進檔案工作的進一步發(fā)展。

參考文獻

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