檔案信息化建設與檔案管理的新思考

劉銀雪

[摘要]檔案信息管理作為事業單位管理非常重要的一部分，對單位的發展質量有著重要影響。在事業單位的規模和經濟實力不斷發展的過程中，落實檔案信息化管理可以促進工作效率的提升，為單位健康穩定發展奠定基礎。在此基礎上，本文將在網絡信息快速發展的基礎上，探索新型檔案信息信息建設和資料管理的模式，進一步推進單位檔案管理信息化進程。

[關鍵詞]檔案管理;信息化;問題和對策

引言

隨著近年網絡信息技術的進步，檔案管理信息化進程也得到了發展。在事業單位的改革發展進程中，檔案信息內容將會不斷增加，檔案信息管理工作會變得煩瑣復雜，進而增加了工作壓力，還影響了檔案信息的管理質量。因此，如何實施檔案信息建設工作，實現檔案信息的有效管理，已經成為發展規劃中必須突破的難點。

一、事業單位的檔案信息管理現狀

根據目前的狀況來看，大部分單位的檔案管理工作仍然依靠人力資源，幾乎所有的工作流程都是利用人力完成的。但是在檔案管理內容繁瑣的情況下，單一依靠人力難免會產生差錯，會影響檔案管理的質量。與此同時，傳統的檔案信息都是紙質的，無論是檔案的查閱、管理，還是檔案的搬運、存儲都需要耗費大量的人力物力，不利于檔案管理效率的提升。但是隨著網絡信息技術的發展和普及，檔案管理信息化建設逐漸成為規劃發展的新目標，也是事業單位改革發展的標志。信息化技術應用于檔案管理，可以將紙質檔案轉化為數據資源，以便更好地管理和存儲，同時也能實現管理部門之間檔案信息的共享，優化檔案信息的傳輸。

二、事業單位檔案信息化管理的不足之處

首先，缺乏科學合理的信息化建設規劃，影響了檔案管理信息化進程。在檔案管理信息化建設時，部分管理部門沒有結合事業單位自身的發展規劃、需求、市場環境來規劃檔案管理信息化建設，相反，是通過實踐探索的過程，逐步摸索檔案信息化結構的構建。這將導致信息化建設存在漏洞，不利于構建科學合理的信息化管理系統，甚至還會影響檔案信息管理的質量。其次，員工信息化技術素養不足，缺乏專業性。大部分事業單位的在職管理人員都是年齡偏大的員工，這類員工對信息技術知識的接受能力有限，使用信息化管理系統存在難度。與此同時，部分單位雖然引進了檔案管理信息化技術，但是沒有重視對檔案管理人員的技術培訓，這樣不僅不利于管理人員工作技能的提升，而且還會影響檔案信息管理的質量，實現不了信息化技術的應用價值。

三、檔案信息化建設與檔案管理的改善策略

（一）培養信息化技術管理人才

檔案信息化建設和管理的工作人員不僅需要具備專業的檔案管理知識，而巨還需要了解檔案管理信息化系統，以便更好地落實檔案管理工作。因此，在檔案信息化建設管理的過程中，事業單位可以通過兩種方式培養信息化檔案管理人才，為檔案信息化建設提供保障。方法一：加強在職員工的信息技術培訓，培養員工的檔案管理技能，促進員工管理水平的提升。例如，可以開展理論與實踐結合的培訓課堂，在工作人員掌握信息化管理的理論要點后，為其構建實踐鍛煉課堂。這樣有利于工作人員更好更快地掌握信息化管理知識，提升員工的管理技能，為檔案管理提供保障。方法二：引進專業的信息技術人才，為檔案管理信息化建設奠定人才基礎。在事業單位檔案管理信息化建設中，專業的信息化技術人才可以有效地處理信息化建設過程中的問題，保證信息化管理系統能夠健康順利地運行。同時，還可以利用信息技術專業人員指導檔案管理人員熟悉信息管理技術，這樣不僅可以推進檔案信息化建設的發展，還可以進一步提高檔案管理的質量，推進檔案信息化建設進程。

（二）優化員工的專業素養，促進檔案管理質量的提高

在檔案信息化建設和管理的過程中，工作人員是否具有專業的素養、良好的工作態度及服務意識，是影響檔案管理質量的重要因素。因此，推進檔案信息化建設和管理的首先任務就是強化工作人員的服務意識，端正其工作態度。例如，相關事業單位可以健全檔案管理制度，明確指出檔案管理的重要性，規范員工的管理行為和態度，營造良好的信息化建設環境。同時還可以建立責任監督制度，對消極怠慢的工作行為進行監督和懲罰，強化工作人員的責任意識。除此之外，事業單位還可以定期考核工作人員對信息化理論知識、檔案管理理論知識的掌握狀況，審核工作人員的檔案管理工作質量，獎勵和表揚優秀員工。在這樣的環境下，員工能夠以更加積極的狀態面對檔案管理工作，提升檔案信息管理員工整體的素養，并巨也能培養員工的工作熱情和責任心，讓檔案信息化建設管理工作順利進行得到保障。

（三）構建科學的檔案信息化建設方案，實現信息化技術應用價值

在網絡信息技術發展的背景下，由于每個單位的檔案信息化建設和管理具體情況不同，對檔案信息化建設管理要求也會不同。針對檔案信息化建設與檔案管理存在需求不協調、系統結構不完善、系統性能低、投資多受益少等問題，事業單位在進行檔案信息化建設的過程中，就需要結合單位發展需求、發展目標和規劃、市場環境等信息，構建科學合理的建設目標，這樣才能保障檔案信息化建設與企業協調發展。通過這樣的方式，才能實現檔案信息化建設的價值，為事業單位信息化建設提供技術保障。

結語

總而言之，在事業單位發展的過程中，全面落實檔案信息化建設，培養信息化管理的專業人才，嚴格把控檔案管理質量，可以為其發展奠定良好的基礎。與此同時，通過強化檔案管理人員的綜合素養，制定科學合理的信息化建設方案，能夠提升檔案管理質量，促進事業單位的健康穩定發展。

參考文獻：

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