巧用互聯網+ 打造高效、便民的公積金檔案平臺

葉耘

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）1-187-02

摘 要 習總書記在黨的十九大報告中提出：要堅持以人民為中心，堅持新發展理念，推動互聯網、大數據、人工智能，為建設數字中國、智慧中國提供有力支撐。這對各級住房公積金管理事業提出了新的使命，也為檔案管理工作指明了方向，尤其是住房公積金檔案管理工作的數據化，便于管理部門進行檔案數據的整理、歸存，從而提高住房公積金檔案的利用率，以及相關管理人員的工作效率。

關鍵詞 住房公積金檔案 大數據 “互聯網+” 高效管理

一、住房公積金檔案管理存在的現狀以及未來的發展趨勢

檔案主要是記錄人類的重大社會活動，其中包括人類在歷史各個領域中的相關原始信息。因此，檔案工作則具有了記錄歷史和傳承文明的工作特點，從而能夠更好的服務社會和造福人民，并且檔案工作為黨和國家事業的發展奠定了良好的基礎。因此，檔案管理工作的重要性越來越被人們認知而重視。近年來，全國各地的住房公積金管理機構，已經在建設規章制度等方面取得了顯著成效，進一步明確了服務范圍、操作流程等方面的工作。但是，部分住房公積金管理機構在實際的管理方面仍存在諸多問題，如缺少數字化管理操作，以及存在人力資源管控、協調性、資源共享等問題。

以江蘇省揚州市住房公積金管理高郵分中心為例。該中心成立于2004年，先后與高郵市住房制度改革辦公室、高郵市房產管理局合署辦公，2008年機構改革直屬于揚州市住房公積金管理中心。近年來，該中心檔案管理工作堅持以制度化、規范化、信息化、現代化為努力方向，突出住房公積金管理特色，完善檔案工作體系，強管理、重基礎、抓制度，優服務，實現了檔案管理工作的新跨越。截止目前，擁有辦公和查閱檔室面積20平方米，檔案庫房面積100多平方米，檔案密集架80余立方米，檔案管理工作實現省三星級標準單位。室藏各級各類檔案有12986卷。其中：文書檔案26卷，4450件，會計檔案2538卷，業務檔案9892卷，照片檔案7冊378張，光盤磁盤26張，實物檔案74件，工程檔案52卷。僅2017年新增業務檔案有1973卷，比2016年業務檔案1277卷凈增 696卷，占室藏總數的15%。2017年利用檔案125件，年利用率占室藏總數的0.96%。從數據來分析，該中心每年新增檔案呈高速發展態勢，也存在檔案庫房面積小，檔案數字化未實現，利用效率低，業務經辦與檔案管理軟件系統相對獨立，人力資源成本大，單位和職工進行查閱歸集、提取、貸款需要較長的時間周期。隨著互聯網行業的不斷發展，部分行業已經實現了數字化，而檔案管理工作作為信息資源工作，更需要實現數字化管理，從而更好的促進各地區之間的資源共享。

二、住房公積金檔案管理數字化的時代背景以及必要性

我國社會和經濟的飛速發展，推動了科學技術的進步，部分行業已經實現了數字化，而作為具有信息資源性質的住房公積金管理工作，更需要進行革新，實現管理工作的數字化。而住房公積金管理工作的數字化，能夠將散碎的數據整理成數據信息庫，促進數據資源的共享，從而能夠完善檔案內容，提高相關工作人員的辦事效率，進一步能夠為職工住房公積金歸集、提取、貸款提供完整、有效的檔案信息。因此順應時代潮流，在公積金檔案管理中引入大數據方法是非常重要的，原因有四：

（一）大數據有利于提高住房公積金檔案信息化管理工作水平

住房公積金檔案是職工公積金歸集、提取、貸款的原始記錄，對于用人單位而言，能夠結合完善的住房公積金檔案，來了解單位職工的公積金繳存信息，從而能夠及時進行住房公積金繳存和管理；對于職工個人而言，能夠為他們提供真實、有效的原始數據和原始資料，便于他們進行貸款等業務的操作；從住房公積金管理部門角度而言，可以在業務操作系統中使檔案信息自動生成，節省更多的人工輸入資源，更好地為廣大繳存者提供優質服務。

（二）大數據有利于緩解住房公積金檔案存管空間不足的壓力

隨著住房制度改革的平穩健康推進，住房公積金制度的政策性、互助性、保障性優勢得到彰顯，作為國家法律規定的住房社會保障制度，住房公積金的繳納已成為單位用工制度的重要內容，同時，單位是否繳納住房公積金亦已成為現今廣大青年擇業的重要標準之一，也是單位吸引和留住優秀人才的重要砝碼。在這百姓對住房公積金繳存意識、貸款需求不斷增強的現實中，檔案資料數量也不斷增加。因此，公積金管理部門需要進行大規模的檔案室的擴建，從而能夠滿足日益增長的檔案存儲需求。

（三）大數據有利于提升住房公積金檔案信息的利用效率

傳統意義上的檔案管理工作主要是針對紙質檔案進行歸檔、存儲，這也降低了檔案的使用效率，從而導致在檔案使用過程中，需要花費大量的時間、精力進行翻閱、查找，進一步使用人單位和職工進行歸集、提取、貸款的積極性降低。而住房公積金管理工作的大數據化，能夠對繁雜的信息進行歸存、分析，有利于人們快速的查詢到自己需要的相關信息，從而提高了住房公積金管理工作的效率，以及促進住房公積金檔案信息的利用效率。

（四）大數據有利于開發住房公積金檔案的新功能、新價值

目前住房公積金業務信息平臺是反映職工住房資金存貸、提取情況的原始記錄。檔案信息平臺是反映住房公積金管理中產生的政策、規章、財務、內部綜合活動、職工住房資金存貸、提取等業務資料的原始記錄。兩者之間既有聯系又有區別，業務信息是檔案形成的基礎，檔案信息是業務信息的再利用，但兩者操作系統且相對獨立。

三、打造高效、便民的公積金檔案平臺的幾點設想

（一）構建大檔案標準，實現檔案大數據共享

一是構建數據收集標準。目前，由于電子化資源數據沒有一個統一的標準，各住房公積金管理部門檔案管理結構數據形成了“信息孤島”，從而限制了各個住房公積金管理部門的檔案數據共享。因此，住房公積管理部門需要建立統一的檔案管理制度，實現檔案的電子化，促進檔案數據的共享。與此同時，住房公積金管理部門還需要建立統一的收集標準，減少信息交互的壁壘，提高信息資源的整合度，實現住房公積金內部軟件系統平臺間檔案管理的共享機制。二是擴大檔案收集規模。目前，由于大數據和云計算具有巨大的數據存儲能力，從而提升了住房公積金檔案數據的利用價值。在住房公積金大數據化的背景下，不在是進行簡單的檔案數據收集、保存，而是構成檔案資源信息共享數據庫。因此，擴大和規范各部門收集內容，建立全國統一的住房公積金檔案信息網絡庫，開通手機APP，讓繳存職工足不出戶即可辦理租房提取、退休提取、年對沖、月對沖、提前還貸等諸多方面的業務，有利于部門和層級之間開展業務溝通，打破傳統工作中的屏障，促進行業、部門、層級之間的數據共享。三是完善檔案歸檔流程。為了完善住房公積金檔案的歸檔流程，相關管理部門要在數字化系統中設置檔案內容和數量的預測機制，從而保障住房公積金檔案信息的及時歸還。與此同時，在業務辦理過程時增添檔案信息錄入內容，并做好流程控制，以保證檔案信息的完整性。

（二）圍繞大資源開發，實現資源集成庫安全有效

由于住房公積金資源集成庫檔案信息量大，涉及到每個家庭成員的社會保障、銀行信用、房屋存量、經濟收入等情況，這就需要利用云平臺以及數據集成，針對不同來源和類別的檔案信息進行收集、歸存，從而能夠建立以大數據共享、安全等級高的全國統一的檔案資源集成庫。一是提高管理者素質。在住房公積金管理數據化的背景下，住房公積金管理部門需要針對管理工作人員積極開展素質培訓，從而提高管理工作人員的管理意識和業務素質，促進檔案管理專業團隊的構建。二是加大軟硬件的投入使用。軟硬件裝置的現代化，有利于各類檔案基礎信息的整合，從而能夠深入分析各檔案數據。住房公積金管理部門要打破傳統的工作方法和慣性思維，注重互聯網思維的創新，能夠針對檔案信息平臺進行深度開發，從而實現檔案信息與互聯網的深入融合，實行高科技、高水平管理，推動檔案工作向社會化轉型與發展，融入經濟社會高質量發展大局。三是加強安全管理。要使“互聯網+住房公積金檔案”有序推進，規范存儲、保管、開發、利用行為，當然在數據透明化的同時，檔案信息的安全性也面臨著挑戰。因此，住房公積金管理部門要重視檔案安全工作，要提高管理工作人員和技術人員在數據異地備份工作方面的安全防范意識，明確檔案工作的安全責任體系，做到人防、物防、技防的統一，確保電子檔案的安全。

（三）樹立大服務理念，主動挖掘檔案使用價值

檔案管理工作的著眼點和落腳點是檔案信息的開發、利用，充分發揮其的自身價值，而檔案的數字化管理是以檢索快捷、同步備份、提高辦公效率為目的，為簡化程序、信息精準、人本化服務提供基本保障。一是采用新技術，創新檔案服務方式。隨著科學技術的不斷發展，互聯網、大數據等被廣泛應用在各行各業中，而住房公積金管理工作也逐步向著數據化方向發展，能夠更好的解決公積金檔案資源的供需矛盾，從彰顯單位特色為線索，從“少跑路，不跑路”方便百姓為最終目標，積極運用大數據檔案資源，實現多維信息服務。二是挖掘新資源，展示檔案自身價值。住房公積金管理部門要主動融入政府公共服務平臺，在海量的數據中，借助互聯網的技術手段，發現檔案間的聯系與規律，分析國家經濟、金融、國民生活質量，展示住房公積金制度歷史進程，百姓居住環境變化、監督檢查單位和個人公積金設立、繳存、提取、貸款等情況，從而來預測未來發展趨勢，為單位和個人提供個性化的服務，為未來政府服務“一張網”打下堅實基礎。

總之，在行業數據化背景下，互聯網、云計算都為住房公積金的管理提供了便利，而電子化的服務方式也將推動公積金檔案的利用。我們堅信，住房公積金管理部門通過圍繞“大檔案、大資源、大服務”去建立統一的檔案管理信息服務平臺，促使職工歸集、提取、貸款等信息能夠自動生成，并且進行自動存儲，從而實現住房公積金檔案服務的“一張網”化，推動住房公積金檔案管理的數據化進程，為繳存者提供更多元、更優質、更便捷的服務。

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