加強機關事業單位文書檔案管理探究

張偉純

【摘要】機關事業單位的文書檔案工作是管理工作的重要組成部分，是單位開發信息、利用信息的基礎，對提高工作效率、反映單位發展歷程意義重大。本文將從加強機關事業單位文書檔案管理的作用入手，探究相應的工作措施，促進機關文書檔案管理質量的提升。

【關鍵詞】機關事業單位;文書檔案;檔案管理;工作措施

文書檔案是機關事業單位重要的無形資產，是形成于黨建工作和行政管理等活動過程的文件材料，記載機關事業單位不同部門的歷史與人員的重要信息。但機關事業單位在文書檔案管理實際中面臨歸檔整理不到位、檔案資源利用率偏低、弱化密級檔案管理以及檔案人員素質不高等問題，導致檔案管理工作情況不盡如人意，沒能發揮文書檔案應有的價值，急需改進和強化。

一、加強機關事業單位文書檔案管理的作用

檔案是保存備查的文字、圖表、聲像等的歷史記錄，其載體形式多元化，文書則是其中最重要、最普遍的一種。當下機關事業單位文書檔案管理的任務主要包括：對本機關業務部門或者是文書部門的文件材料歸檔工作給予指導、監督;負責管理機關文書檔案，服務于機關的各項工作，同時為黨和國家積累更多史料。由此可見，機關事業單位文書檔案管理具備政治性、科學管理性和基礎服務性的特征，只有加強機關文書檔案管理，才能促使機關充分發揮部門職能作用，順利開展各項工作，同時密切關注群眾權益，提高機關事業單位履職水平。

二、加強機關事業單位文書檔案管理的措施

（一）做好文書檔案歸檔工作。文書檔案的整理歸檔是一項繁瑣的、長期性的工作，要求檔案人員注意分析機關每一個部門的職能職責、業務流程以及歷年歸檔情況，和部門負責人、資料員反復交流，制訂歸檔單，并在年初將清單送到各個部門，由資料員確認上一年度需要歸檔的公務文書和清單是否保持一致，修改有出入的項目之后簽字確認年度歸檔范圍清單，再由部門領導簽字確認，之后交給檔案室存檔，以備今后查考。這樣做不僅能實施文書檔案歸檔范圍確認制，明確機關各部門要歸檔的文書內容，還能通過文字契約強化對各部門歸檔人員的約束。

（二）優化文書檔案利用服務。在當今的數字時代，機關事業單位應積極加快建設數字檔案室，做到掌上查檔，以便優化文書檔案利用服務，提高檔案資源利用率。建設數字檔案室包括建設軟硬件基礎設施、建設網絡與網站、建設檔案資源數據庫等，其中最重要的一環就是建設檔案資源數據庫，即目錄數據庫、全文數據庫和電子文件收集歸檔。在建設目錄數據庫時，機關檔案室要主動推行開發標準統一的、有較高通用性、實用性與可靠性的檔案管理軟件，統一文書檔案錄入標準，完善著錄，方便檢索。

（三）加強密級文書檔案管理。檔案管理信息化建設在新時代的不斷推進使得機關事業單位的部分密級文書檔案逐步降密、解密、開放，加上公眾對文書檔案的關注度越來越高，信息公開意識也越來越強，機關檔案室必須加強密級文書檔案管理，才能適應新時代的新要求。第一，檔案室要明確機關文書檔案密級標識，及時有效開展鑒定和解密工作。檔案室應規范劃分文書檔案的密級，準確界定文書檔案所屬密級的公開、限制、秘密、機密、絕密，執行保密規定;成立專門的小組負責鑒定密級文書檔案，遵守誰定密、誰解密的基本原則，對到期的密級文書檔案及時進行鑒定、解密、變更密級、開放、清理等，及時開放利用密級文書檔案，發揮其價值。第二，妥善保管機關紙質密級文書檔案，規范借閱。針對本單位當年下發的密級文件，檔案室應考慮暫時由其所在部門保管，到年底統一接收、存檔;針對底稿為密、正文非密的文書檔案，一律按照密級件的要求保管;資料員要區分整理密級和非密級文件，把密級文件按照時間先后進行排序，單獨裝盒，方便平時保管，也方便年底的移交鑒定;借閱密級文件的人員要填寫審批表，得到負責人的批準之后填寫密級文件借閱簿，必須當天歸還，填寫使用效果登記簿;在需要復制本單位下發的密級文件時應由資料員復印，蓋上復制章，方便區分、妥善保管。第三，推進機關密級文書檔案管理的數字化與信息化建設。檔案室應站在高效保密的角度，與取得檔案服務機構備案證書和國家秘密載體印制資質的檔案服務機構合作，簽訂檔案安全保密協議，指定機構或者是專人全程監督執行保密協議的情況，執行安全保密方案，完善登記交接手續，在文書檔案歸庫之前應進行復查，保證密級文書檔案完整、齊全。

（四）提高單位檔案人員素質。機關事業單位文書檔案的數量越來越大，載體形式也越來越多樣，并且管理手段越來越現代化，使得文書檔案人員面臨更嚴格的要求，不僅要掌握先進科學知識與設備操作技能，還要持續提升業務能力和素質水平。

三、結語

文書檔案管理是機關事業單位開展各項管理工作的基礎，機關在實踐中務必要預防出現輕檔案、重公務的現象，充分認識文書檔案管理的重要作用，統籌文書檔案管理和公務之間的協調發展，不僅要做好文書檔案歸檔工作，還要優化其利用服務，加強密級管理，提高人員素質，從而加強文書檔案管理，體現文書檔案的價值，促使文書檔案管理在機關事業單位的運行與發展中發揮更大的作用。

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