淺談如何提高高等院校辦公室人員工作效率

葛若梅 陳曉艷 蔣輝

【摘要】本文分析了高校辦公室行政的職能，闡述了在高等院校中辦公室行政管理人員工作的幾點(diǎn)關(guān)鍵要素，并依據(jù)現(xiàn)實(shí)工作經(jīng)驗(yàn)，提出提高工作效率的方法和對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】高等院校;辦公室人員;工作效率;提高

一、高校辦公室人員職能簡(jiǎn)述

（一）服務(wù)職能。在高等院校日常工作中，辦公室管理人員擔(dān)任著服務(wù)人員的職能，這項(xiàng)職能對(duì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及其他部門(mén)的工作起到非常重要的作用。很多時(shí)候，辦公室人員需要成為“第一個(gè)到達(dá)戰(zhàn)場(chǎng)和最后一個(gè)撤離戰(zhàn)場(chǎng)的人”。與此同時(shí)，由于在高校中教學(xué)工作永遠(yuǎn)是第一位的，這就要求辦公室人員不但要做好領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)工作，還要充分為全校師生著想，積極與學(xué)校其他部門(mén)溝通配合，盡量滿(mǎn)足教師和學(xué)生的需求;總的來(lái)說(shuō)，辦公室人員就是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者的得力助手。此外，辦公室的所有工作人員都要具備及時(shí)收集信息并進(jìn)行有效整理挖掘的能力，遇到問(wèn)題及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

（二）參謀職能。高校辦公室人員除在日常辦公中履行好服務(wù)職能之外，還要主動(dòng)承擔(dān)起為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策的職責(zé)。在學(xué)校和領(lǐng)導(dǎo)計(jì)劃實(shí)行某項(xiàng)政策或決定時(shí)，辦公室需要第一時(shí)間進(jìn)行信息調(diào)研和實(shí)地考察工作，給相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)提供決策的支持證據(jù)。一個(gè)正確決策的提出單憑領(lǐng)導(dǎo)的力量是難以完全有效完成的，更需要辦公室主動(dòng)搜集、整合和挖掘信息，并在領(lǐng)導(dǎo)決策的過(guò)程中出謀劃策，從而制定出最適合、最恰當(dāng)?shù)臎Q策和制度。

（三）執(zhí)行者職能。高校辦公室在高校的行政管理中還要承擔(dān)執(zhí)行者的角色，不但需要第一時(shí)間將領(lǐng)導(dǎo)作出的決策傳達(dá)下去，使得上級(jí)部署的具體工作方針和完整的工作流程全部傳遞到學(xué)?；鶎又腥?，而且在后期也要嚴(yán)格監(jiān)督具體的落實(shí)情況，并進(jìn)行定期檢查和核實(shí)。高校辦公室人員執(zhí)行能力的強(qiáng)弱甚至直接關(guān)系到整個(gè)學(xué)校的新政策能否順利實(shí)施和落實(shí)效果，因此，高校辦公室人員必須具有非常強(qiáng)的執(zhí)行能力。

二、提升高校辦公室行政人員工作效率的因素

（一）熟悉了解辦公室所有工作制度和辦事流程。高校辦公室人員的工作內(nèi)容非常繁瑣零碎，日常工作看似普通平常，實(shí)則非常繁雜，不但要高質(zhì)量、高效率地完成各項(xiàng)工作并協(xié)助好學(xué)校其它部門(mén)的同事和老師，還要與教育廳和兄弟院校等其它單位對(duì)接。這就要求高校辦公室的每一名人員必須要熟記完整的工作制度和辦事流程，保證人、事、文的相關(guān)工作都有章可依，雖然不一定做到所有事都要所有人親力親為，但是至少任何一項(xiàng)工作都不會(huì)因不熟悉相關(guān)制度和流程而影響進(jìn)展。

（二）具備積極奉獻(xiàn)的精神。在面對(duì)高校辦公室工作的時(shí)候，所有人員都必須要具有“集體利益凌駕于個(gè)人利益之上”的大局觀意識(shí)，以筆者個(gè)人多年的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，無(wú)論在高校辦公室中擔(dān)任什么職務(wù)，都需要有無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，由于很多時(shí)候辦公室的工作是要求處理一些緊急和繁瑣的事情，這就要求辦公室人員做好加班的準(zhǔn)備，并且不能去計(jì)較個(gè)人的得失，只有這樣才會(huì)使辦公室的工作效率達(dá)到事半功倍的效果。

（三）要有過(guò)硬的心理素質(zhì)。很多人說(shuō)做什么工作不重要，以什么心態(tài)做這件事情才重要。高校辦公室的工作也是一樣的。由于學(xué)校中部門(mén)較多，且很多時(shí)候要和其他單位進(jìn)行溝通，因此在日常工作開(kāi)展的過(guò)程中難免會(huì)產(chǎn)生一些不可控制的矛盾和摩擦，此時(shí)辦公室人員必須以大局為重，以平和、寬容心態(tài)積極面對(duì)，并找到針對(duì)性的解決辦法，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策執(zhí)行力達(dá)到應(yīng)有的效果而努力，用樂(lè)觀積極的工作態(tài)度去感染每一個(gè)人。

三、提升高校辦公室工作效率的對(duì)策

（一）提高高校辦公室人員綜合素質(zhì)。隨著當(dāng)今工作難度的增大和工作要求的不斷提高，對(duì)高校辦公室人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。為此，作為高校的辦公室人員必須不斷地提高自身素質(zhì)，以便于更好地為教學(xué)、科研和領(lǐng)導(dǎo)及師生服務(wù)。一是高校辦公室人員必須加強(qiáng)自身思想政治素質(zhì)。為此，辦公室人員要在思想上與黨中央保持高度一致，努力學(xué)習(xí)馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀和習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想，不斷提高自身的政治素養(yǎng)，避免因個(gè)人問(wèn)題引起政策性錯(cuò)誤。二是提高高校辦公室人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一位優(yōu)秀的高校辦公室人員，業(yè)務(wù)素質(zhì)過(guò)硬是其基本功，不但要求高校辦公室人員具有扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識(shí)，更對(duì)其實(shí)際工作的能力提出較高要求。一般來(lái)說(shuō)，辦公室人員的知識(shí)儲(chǔ)備量越多，辦公室工作的開(kāi)展就會(huì)越順利。所以這就要求辦公室人員不但要掌握一定文秘與管理等方面的知識(shí)，還要學(xué)習(xí)和掌握高等教育管理理論以及教育方面相關(guān)的重要政策，更要對(duì)本校的專(zhuān)業(yè)設(shè)置、優(yōu)勢(shì)學(xué)科建設(shè)、科研項(xiàng)目、學(xué)校教職工特點(diǎn)、學(xué)生信息等具體情況有所了解。

（二）建立完整的規(guī)章制度，保證辦公室工作的規(guī)范化。“無(wú)規(guī)矩不成方圓”如果每一位高校辦公室工作人員的工作都可以按制定的原則、標(biāo)準(zhǔn)步驟進(jìn)行，將一定會(huì)達(dá)到事半功倍的效果。因此，建立完善的辦事規(guī)章制度、詳細(xì)的工作流程，就會(huì)大大提高高校辦公室工作的整體水平。其次，為使辦公效率進(jìn)一步提高，辦公室人員可以對(duì)一些常規(guī)性工作進(jìn)行程序化規(guī)范，即明確規(guī)定辦事的具體要求、先后次序及詳細(xì)步驟。常規(guī)性工作的固定化，不但可以在一定程度上減少工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率，而且可以使剛剛接手該項(xiàng)工作的新同事能盡快適應(yīng)，以達(dá)到提高工作效率的目的。

（三）重視團(tuán)隊(duì)的打造。高校辦公室工作雖然彼此之間在職責(zé)上有具體的分工，但總的來(lái)說(shuō)辦公室還是要以一個(gè)團(tuán)隊(duì)的形式呈現(xiàn)出來(lái)?！皢谓z不成線(xiàn)，獨(dú)木不成林”，要想提高高效辦公室的工作效率，團(tuán)隊(duì)的作用也是不可忽視的力量，如果充分加強(qiáng)人和人之間的合作，真正做到相互取長(zhǎng)補(bǔ)短，通過(guò)和諧的工作氛圍來(lái)幫助辦公室人員開(kāi)放思路、匯聚創(chuàng)意，就可以最終達(dá)到提升工作效果的目標(biāo)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]楊寶明.辦公室行政管理工作的角色與效率提高[J].企業(yè)文化（中旬刊），2017（12）：150.