檔案微信公眾號服務功能解析及實現探索

米東榮

【摘要】近幾年，微信迅速推廣，檔案局、高校、企業等紛紛借助微信公眾平臺，向關注公眾號的用戶推送檔案信息，以此便利用戶查閱檔案、利用檔案，充分發揮檔案效果。然而，在應用該種新型交互式檔案信息服務平臺時，仍存在一定問題，對此，本文對檔案微信公眾號服務功能進行解析，并探討了服務功能實現的措施，以此最大化發揮微信平臺的作用，推動我國檔案管理工作向前發展。

【關鍵詞】檔案管理;微信公眾號;服務功能;實現措施

隨著我國經濟的發展，社會各界對檔案管理重視度逐漸增高，尤其是現代化檔案管理工作，更是引發各界人士關注。微信作為一種新型社交軟件，一經推出，廣受各界好評，并迅速成為多數人選擇的通信方式。而在微信基礎上形成的微信公眾號，更是因微信所擁有的廣大用戶群體而成為政府、企業、個人運營、宣傳的重要平臺。在此情況下，對檔案微信公眾號服務功能進行分析，探索其實現路徑，已經成為相關工作者的探索重點。

一、檔案微信公眾號服務功能解析

為了解現有檔案微信公眾號的服務功能，筆者瀏覽了140多個綜合性檔案館微信公眾號，通過其功能介紹，分析主辦方對公眾號的功能定位、預期目標等，最后，通過對公眾號的關注，親身體驗了公眾號的各項功能，最終，總結出以下檔案微信公眾號的服務功能。

（一）檔案咨詢功能。在檔案服務中，檔案咨詢功能作為一項重要功能，在用戶利用檔案的過程中，咨詢功能作為解答用戶詢問的重要功能，起著直接作用，因此，在檔案微信公眾號中，檔案咨詢功能是一項必不可缺的功能。在檔案微信公眾號運行中，用戶可通過微信平臺關注公眾號，并直接向其發送信息展開咨詢，一般來講，多數公眾號具備自動回復功能，及時回復用戶咨詢問題，提高了檔案微信公眾號的服務水平。相較于傳統的檔案咨詢，檔案微信公眾號所具備的咨詢功能，不僅大大節省用戶時間，實現了掌上咨詢，還可以及時解答用戶問題，提高了用戶體驗。

（二）信息推送功能。檔案微信公眾號，不僅具有檔案咨詢功能，為用戶帶來極大便利，還具備信息推送功能，定期向用戶推送最新檔案信息，使用戶獲得更多價值高的檔案管理信息，充分發揮檔案作用。如：在政府檔案管理中心的檔案管理中，通過微信公眾號，政府定期推送檔案館增加的新內容、檔案開放信息等，用戶關注檔案管理官方的微信公眾號，可及時在微信上獲悉諸如拆遷房安置補償、退休工人工資增加等與用戶息息相關的信息，為用戶提供更周到的檔案管理服務。

（三）檔案檢索功能。當前，諸多檔案微信公眾號已經將檔案目錄或檔案數據導入微信平臺中，便利用戶檢索，用戶可直接通過關鍵詞，在線查詢所需檔案。如：在某檔案館的檔案服務中，設置了查檔一欄，用戶可直接通過微信公眾號，輸入題名、責任人、文化等，直接在線查詢檔案，極大便利了用戶。相較于傳統的書本式檔案檢索，微信公眾號的檢索功能，極大便捷了用戶查詢檔案，提高了檔案利用率。

（四）預約查詢功能。通過調查發現，多數檔案微信公眾號具備了預約查檔功能。用戶提前預約，檔案館能夠提前做好準備，保障了用戶所查詢問題的精確解答。同時，用戶提前預約，用戶能夠合理安排時間，提高了檔案利用效率。預約檔案功能的實現，簡化了檔案查詢的手續，拉近了用戶與檔案館之間的關系，便利了檔案利用，提高了檔案館的服務功能。

二、檔案微信公眾號服務存在的問題

在對檔案微信公眾號的服務功能調查時，筆者發現，諸多單位引進了檔案微信公眾號，但是，設立公眾號的目的并非便利用戶查詢檔案，多是用來提高單位知名度，如此，檔案微信公眾號的服務功能較多，卻難以發揮作用。筆者簡述了檔案微信公眾號上普遍存在的問題。

（一）服務功能看似多樣化，卻難以發揮。在參與調查的檔案微信公眾號中，相當一部分微信公眾號具有多種服務功能，并且，層次清晰，看似服務功能多樣化，為用戶帶來較大便利。然而，在親身體驗后，筆者發現，除了檔案館主動更新的內容，用戶極少通過主動咨詢功能獲得檔案信息，因為，信息獲取較為緩慢。而檔案館推送的檔案信息多是歷史照片、活動通知、館藏信息等，內容較為單一，難以吸引用戶。

（二）空殼賬號較多。雖然，在省市縣檔案館，企業、高校等單位，微信的應用已經具有一定規模，但是，檔案微信公眾號真正應用的情況并不多，部分公眾號僅是空殼，作為單位宣傳旗幟存在，并未對用戶查詢檔案提供便利，甚至于，某些單位的檔案微信公眾號自申請之日從未更新，以宣傳單位檔案工作為幌子，卻未對微信平臺進行管理，影響了用戶對公眾號的信任度。

（三）公眾號內容更新頻率較低。在所調查的檔案微信公眾號中，單位單向公布檔案信息的模塊較多，但是，長時間觀察發現，公眾號信息更新頻率極低。并且，單位單向推送檔案信息時，推送內容單一，與用戶需求信息不符，公眾號的活躍程度、影響力等不足。檔案微信公眾號無法激發用戶對檔案信息的興趣，用戶本身對通過公眾號獲取信息的方式不信任，如此種種，微信公眾號的服務功能難以實現，檔案微信公眾號失去了其存在的意義。

三、實現檔案微信公眾號服務功能的措施

（一）加強檔案微信公眾號的宣傳力度。想要真正實現檔案微信公眾號的功能，提高用戶使用公眾號的意識非常重要。因為，只有公眾了解檔案微信公眾號，信任其推廣的內容，并認識到公眾號所查詢檔案的正確性，才能在真正需求時利用微信公眾號，充分發揮其服務功能。對此，省市縣檔案館、高校、企業等單位，建立檔案微信公眾號之后，應依照用戶需求，主動推送檔案館內的有用信息，并及時更新檔案信息，保障推送信息的有效性，吸引更多人關注公眾號，提高檔案微信公眾號的知名度，增強用戶對公眾號推送檔案信息的信任值，使用戶逐漸對檔案館的檔案微信公眾號建立信任與依賴。

（二）實現用戶的精確定位。現階段，在微信公眾號對檔案進行管理中，仍存在資金技術不足，工作人員專業化不足等問題，并且，在單位建立公眾號之后，對維護與管理的重視度不足，直接影響了公眾號服務功能的發揮。對此，提高檔案微信公眾號的管理能力，優化公眾號的服務功能，各級政府對檔案微信公眾號的用戶進行精確定位，并針對性制定服務內容。如：某市檔案管理部門利用微信公眾號，為當地群眾提供檔案檢索功能、檔案查詢功能，并依照用戶使用習慣與需求，選擇性為用戶推送信息，并且，展開了針對老年人的業務，通過面部識別，為老年用戶提供相關業務，提高了用戶服務水平，推動了檔案管理工作的優化。

（三）豐富各項功能，完善服務途徑。由上可知，檔案微信公眾號的服務功能主要有以下幾種：檔案查詢功能、檔案推送功能、檔案檢索功能、預約檔案功能等。如：個別高校檔案館具備預約查詢功能，既節省了用戶時間，又提高了當前服務效率。然而，在諸多檔案微信公眾號中，服務功能并不齊全，用戶無法及時得到相應反饋，不能及時得到反饋信息，也不符合用戶查詢需求，長此以往，用戶對檔案微信公眾號的信任度與興趣明顯降低，對此，相關部門因重視該問題，豐富公眾號各項服務功能，完善服務途徑，在用戶尋求服務時，做到有問必答，提高用戶服務水平。當然，在微信號推送信息時，相關部門也應針對性推送，保障所推送信息能夠吸引多數人的興趣，以此提高檔案館的宣傳力度，增強用戶對微信公眾號的需求，為檔案微信公眾號提供創新平臺。

四、總結

總而言之，檔案微信公眾號已經成為各個檔案館的宣傳途徑，并且，公眾號具備多項功能：咨詢功能、信息推送功能、檢索功能、預約查詢功能等，多種服務功能，為用戶提供便利服務，節約了檔案館宣傳成本。然而，在檔案微信公眾號實際運行中，卻常出現服務功能看似多樣化，卻難以發揮;空殼賬號較多;公眾號內容更新頻率較低等，影響了用戶對公眾號的信任與關注。對此，檔案館應加強檔案微信公眾號的宣傳力度;實現用戶的精確定位;豐富各項功能，完善服務途徑;充分實現微信公眾號的服務功能，使微信公眾號更好運用至檔案信息服務中。

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