新醫改下醫院檔案管理的改進方法研究

魯昕

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）2-091-02

摘 要 如今，隨著綜合醫療建設需求的提高，在新醫改全面實施的大背景下，國家和社會對醫院的醫療水平和管理水平提出了新的更高的要求。在醫院的經營管理中，檔案管理作為醫院最核心、最重要的環節，受到了廣泛的關注。同時，隨著網絡計算機技術的飛速發展，信息管理在檔案管理中的應用越來越廣泛和多樣化。此外，醫院管理越來越復雜，檔案管理的重要性也越來越明顯，這些信息如果得到充分的利用，對增強醫院的管理水平顯然作用顯著。為此，本文結合新醫改醫院檔案管理改進方法進行了深入研究。

關鍵詞 新醫改 檔案管理 改進方法

一、醫院檔案管理工作的發展現狀

在上世紀末，由國家檔案局牽頭正式啟動了電子檔案研究工作，將其列入了正式的科技計劃，并對電子檔案的標準進行了統一的規范。但是與國際上先進的電子檔案管理工作相比，我國醫院在電子檔案管理方面相關的法律法規以及業務規定等仍不夠完善，相對比較落后，對社會大眾的開放服務度比較小，難以適應社會經濟的發展對電子數據的需求?！峨娮游募w檔與管理規范》是國內關于此專業規定，對電子檔案的基本的制度及運行提出了基本的準則，但是很多內容的規定比較簡單，停留在文字條框上，缺乏具體的可操作性。因此在新醫改的發展背景下應當加強電子檔案的制度規范工作，制定并完善統一的制度標準。當前醫院在檔案管理工作有很多的不足和缺陷，具體主要表現在以下幾個方面。首先，檔案管理雖然建立起來了，但是由于推廣度比較有限，導致其沒有充分發揮應有的作用，有效利用率比較低。其次，從現實狀況來看，很多醫院在對于電子檔案運用的過程中，沒有積極地加以利用而是被動地進行服務，缺乏有激勵競爭機制的市場化。如果只看現在的檔案類型上比較豐富，包含了眾多的科室和分類，但是在實際的運作過程中往往服務作用極為單一。最后，醫院領導層方面在對檔案的管理方面的重視程度比較低，追求管理的方便省事造成了專業人員以及信息化資源的巨大浪費。

二、醫院檔案管理存在的問題

（一）管理方式相對落后

醫院檔案管理工作起步較慢，加上受我國傳統觀念的影響，大部分管理人員通常無法適應新型的醫院檔案管理方式，而是依舊采用傳統的管理模式，使醫院檔案管理工作無法順利開展。比如，部分醫院沒有采用影像資料等信息化管理的方式對檔案進行整理，而只是采用圖片、文字等靜態資料的方式，紙質檔案的存放大量占用儲存空間，造成管理人員查找檔案時十分困難，嚴重浪費人力、物力，影響工作效率。

（二）缺乏專業的檔案管理人員

醫院檔案管理部門中，大多數管理人員普遍身兼數職，未能明確自身的工作職責，工作態度懶散、工作主動意識不強、專業水平不高，因此，在進行檔案管理工作時，未能及時、認真地收集檔案資料，且由于專業水平低下等原因，無法結合現代化信息技術，采取科學有效的方法進行檔案信息化管理，不利于檔案管理工作的順利實施，大幅度降低醫院檔案管理的工作質量和工作效率。

很多人認為醫院檔案管理是記錄已經發生，它記錄和收集了一些患者或一些醫療設備購買的情況下，他們不認為所有這些問題對醫院的發展有促進關系，醫院檔案管理在他們看來是多余的，醫院人事檔案管理意識不強，醫院檔案被當做廢紙一樣扔掉。許多醫院的檔案管理人員并不是來自他們自己的專業背景，他們往往同時受雇于行政、護理和其他人員。為了維持正常的工作，許多醫院在檔案管理中雇傭了很多兼職人員。這些兼職人員缺乏專業技能和素養，對工作不重視，在工作中不投入更多的時間和精力，導致醫院檔案管理進度緩慢。此外，許多醫院檔案管理人員法律意識不強，難以保證檔案管理有法律可循，最終造成民事糾紛等事件，給整個醫院的發展帶來負面影響。

（三）管理制度還不夠完善

今天的醫院檔案管理與服務體系仍存在許多不足，缺乏管理的自主性和靈活性，導致工作人員的被動和懶散，每天重復機械工作，嚴重使醫院檔案管理落后甚至脫離社會。根據如今醫院管理的現狀，以及我國目前的醫療水平發展階段，各級醫院的人事、財務和管理、醫療和其他部門應當建立專業法規，規范化相關工作。部分檔案工作的醫院沒有相關的規章制度來管理，此外，許多醫院并不評估包括文件管理、日常管理等工作內容，這導致相關工作人員缺乏工作積極性，整體工作效率低，不利于醫院檔案管理工作的有效開展。

（四）醫院檔案管理資金投入不足

醫院檔案相關管理人員未能深入了解新型的管理模式，且由于醫院資金投入不足等原因，檔案管理部門無法置辦信息化管理設備，只能采用傳統的方式對醫院檔案進行管理，大幅度降低管理質量和管理效率。如部分地區由于經濟條件較為落后、資金投入不足，無法采用新型的計算機等信息化設備進行醫院檔案管理，而是采用傳統紙質等人工信息管理模式來進行檔案管理，導致檔案信息化管理力度不足，從而降低檔案信息管理的準確度。

（五）檔案管理工作得不到重視

在醫院管理中，檔案管理與臨床一線管理有著本質上的區別，它并不像臨床一線管理那樣給醫院帶來立竿見影的經濟效益和社會效益。相比之下，檔案管理具有一定的輔助性質。因此，醫院沒有充分認識到檔案管理從管理到職能部門到臨床一線的重要性。隨著醫療體制改革的深入，醫院檔案管理的內涵和外延正在發生著明顯的變化。目前，醫院檔案管理還沒有形成一套科學、完善、規范的管理模式，導致檔案管理的邊緣化以及落后。

三、醫院檔案管理的改進方法

（一）將醫院檔案進行信息化管理

隨著我國信息化技術的不斷進步和發展，信息化管理模式被廣泛應用于各項工作的管理當中，醫院若想對檔案進行全面、有效的管理，需要轉變傳統觀念，深入了解信息化管理的重要性，同時充分采用先進的信息技術，給檔案管理人員提供相應的硬件、軟件、管理系統等基礎設備，以此實現醫院檔案的信息化管理。如：建立完善的電子檔案，通過互聯網傳輸和共享信息資源，對醫院檔案進行多渠道動態化管理，并確保檔案信息的安全，防止泄露。

（二）提高醫院檔案管理人員的綜合素質

在新醫改背景下，醫院若想對檔案進行全面管理，需要借助計算機等網絡系統的幫助，因此對管理人員的計算機技術要求極高。以往的醫院檔案管理人員計算機操作水平普遍偏低，在使用計算機工作的過程中容易出現不同類型的失誤，從而大幅度降低醫院檔案的整體管理水平，因此，采取相應措施以提高檔案管理人員的綜合素質十分必要。醫院在挑選檔案管理人員時需結合崗位特點，選擇專業對口的人才，并確保其具備相關工作經驗，從而可以更快地勝任此類工作。醫院可通過讓管理人員外出培訓或聘請專家入院培訓等方式，對檔案管理相關人員進行專業知識等方面的培訓，同時建立獎懲制度，實時進行考核，使其增強責任意識，提高工作積極性。檔案管理人員需增強學習主動性，不斷提高自身的專業知識水平，并積累實際工作中的經驗，不斷創新檔案管理模式，改變管理方法，以此提高檔案管理工作水平和工作效率。

（三）完善醫院檔案管理制度

檔案管理在醫院的工作體系中發揮著重要的數據支撐作用，所以需要明確和細化檔案的收集、保存和銷毀等過程，從整體上加強數據信息的全程控制與管理。為此應當把紙質檔案與電子檔案進行充分對接，建立一套完善的電子檔案的管理流程，把工作中遇到的實際問題進行充分梳理，明確檔案歸檔的要求和相應的操作流程。對檔案工作進行有效地安全管理，在出入規則上對機房以及庫房等比較重點的場所進行管理。制定一套完善的績效考核流程，加強對檔案管理人員的業務業績以及規范程度的考察和記錄，對在績效考核中表現比較好的人員進行適當的激勵和獎勵，而對那些在考核中表現不那么理想的人員進行集中地講解和示范，促使他們工作能力的提高。

（四）增加醫院檔案管理的資金投入

傳統的檔案管理模式由于資金投入不足，導致檔案管理部門無法及時更新管理設備，不利于管理工作的順利進行，使檔案管理質量和管理水平大幅度降低。因此，國家和政府方面應針對性地給予技術支持，并出臺一系列地資金扶持政策，加大對醫院檔案管理的資金投入，倡導醫院積極采用信息化的方式進行檔案管理；醫院方面需加大對檔案管理設備的資金投入，大力引進新型管理設備，使醫院檔案實現信息化、科學化管理。

（五）從軟件與硬件設施上加強醫院檔案管理工作

醫院工作具有一定的瑣碎性，這就需要加強醫院檔案管理工作的進行，為此醫院領導應當把檔案管理工作放在重要的位置上，從領導層面上充分重視醫院檔案管理工作的進行，為其提供領導層面上的支持與資助。為了有效地把檔案管理工作落實到實處，需要加強建立目標管理責任制，促進檔案管理工作的有效運行。首先對檔案管理人員進行培訓，提升其自身專業技術能力，對于檔案管理工作能夠有效加強實施管理，建立相應的檔案管理流程并確保其有效實施與運營，一旦發現重點與難點問題做到及時處理，把檔案管理工作落實到實處和責任到人。同時加大檔案管理工作的經濟投入，根據檔案管理工作的需要，建立相應的軟件設備與硬件設施，充分重視辦公項目自動化的建設過程，這是檔案管理水平提升的首要步驟。

在檔案的信息化中立卷方式的管理上可以采用“件”為單位，對不同科室的檔案進行有效地檢定、接受以及立卷等。此外根據數據資料的變化情況應當對檔案資料進行及時地修正、調整與有效補充。在檔案完善的過程中充分體現醫院現時工作的客觀需要，對檔案信息資源進行及時補充與調整。

四、結語

總而言之，醫院檔案管理是一個重要的方式保存各種寶貴的歷史資源，而且醫院實現可持續發展的重要保障，在如今醫療改革的背景下，醫院檔案管理也迎來了前所未有的挑戰和機遇，所有醫院應充分實現檔案管理的重要性，通過制度建設、人力資源建設，財政支持等途徑完善檔案管理模式，提高管理效率，更好地滿足醫院現代化管理以及新醫療改革的需要。

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