高職院校教學檔案管理存在問題分析及優化策略研究

周杰

【摘 要】 本文針對高職院校教學檔案管理工作中存在的問題，提出了一系列優化策略：健全規章制度，注重分類整理工作，提高檔案管理信息化水平，加強對教學檔案的利用，優化教學檔案服務質量。

【關鍵詞】 高職院校;教學檔案;管理工作;存在問題;優化策略

一、前言

隨著高職教育的快速發展及現代信息技術的不斷進步，教學檔案管理工作的作用日益突出，高職院校教學檔案指的是具有利用價值的文字、聲像及光盤等不同載體的教學資料的總稱。教學檔案主要是日常教學活動的原始記錄，是反映教學實際過程的歷史資料，也是處理問題的原始證據。通過幾年的探索，高職院校教學檔案管理工作處于良性循環狀態，不過，仍存在一系列問題亟待解決，本文從高職院校教學檔案的作用、問題等多個方面，探索高職院校教學檔案管理的優化策略，以期進一步提高教學檔案管理水平。

二、認識教學檔案

1、內涵

教學檔案指的是具有利用價值的文字、聲像、圖表及光盤等不同載體的教學資料的總稱。

2、特點

教學檔案作為教學管理和相關科研活動的檔案材料，有其自身的獨特性。具體包括廣泛性、多樣性和時間性特征。（1）廣泛性。指的是內容復雜，具體包括教師的教學活動、學生的實習及與教學有關的文件等。（2）多樣性。即教學檔案種類非常多，不同的學科存在不一樣的教學檔案，特別在目前的知識經濟時代，新學科層出不窮，致使教學檔案呈現多樣化。（3）時間性。教學活動在不同時期形成不同時序排列的檔案。

3、意義

（1）其廣域性決定其重要性。高職院校教學檔案是隨著教學活動的開展而自然產生，它有效彌補其它圖書資料的局限性，可以完整而系統地為教學活動提供全方位的信息服務。

（2）其原始性決定其不可替代性。就具體的教學案例而言，教師的創造性思維需要建立在真實的信息基礎上，專業課教學檔案，具體包括課件和成績單等內容，凝聚著來源于教學實踐中最真實的信息，教師通過查閱檔案能夠直觀了解到學生掌握知識的程度，可結合當前形勢發展，進行針對性的調整和創新。

三、高職院校教學檔案管理過程中存在問題分析

1、教學檔案管理制度不夠系統

高職院校發展時間相對較短，教學檔案來源不一，原有管理體系不同，檔案管理人員調動頻繁，致使學校的教學檔案管理制度松散，缺乏準確的分類與系統的整合，使得部分檔案成為遺失，這給教學檔案的管理帶來極大的不便。

2、信息技術應用程度不高

信息管理檔案能夠節約大量的人力和物力，能夠將陳年檔案迅速走進現代人視野，不過，還有很多高職院校教學檔案管理仍沿用原始的管理方法，沒有及時應用計算機教學檔案管理系統，給教學工作帶來很大的不便。

3、不能及時收集并存儲檔案

高職院校普遍不能及時進行檔案收集及存儲工作，這對學校的教學發展難以進行準確把握，給以后的資料查詢工作帶來諸多不便。

4、宣傳力度不夠，重視程度不足

很多高職院校對教學檔案的重視不足，片面地認為在上面花費大量的人力、物力及財力不夠劃算，某些高職院校只是將教學檔案進行簡單地裝訂，不利于教學檔案管理工作的有序開展。

5、教學檔案管理人員的業務素質亟待提升

從事高職院校教學檔案管理的工作人員普遍存在業務不精，且相當一部分檔案管理人員責任心不強，工作熱情不高，檔案歸檔時的隨意性較大。同時，各高職院校考核教學檔案管理工作時缺乏科學的考核機制，致使某些教學檔案管理人員工作效率不高，服務意識不強，此外，對現有員工的在在職培訓缺乏應有的重視。

四、高職院校教學檔案管理的優化策略

1、健全規章制度

教學檔案管理具有較強的系統性和嚴謹性，若想實現此項工作的長效運行，則需健全規章制度。具體而言，高職院校需做到以下兩點：首先，建立教學檔案管理制度。各高職院校需根據《檔案法》要求，結合本校特色，制定相對應的教學檔案管理制度，并建立監督機制，促使教學檔案管理工作步入科學軌道。其次，進一步健全教學檔案管理機制。高職院校有必要對教學檔案管理實施分級管理，并出臺相關的規章管理制度，完善教學檔案管理體系，健全運行管理機制。

2、注重分類整理工作

高職院校教學檔案內容廣泛，前期準備工作繁瑣，因此需要認真實施分類和整理，這會直接影響教學檔案管理工作的未來發展，只有認真、專業地落實分類整理工作，才可以切實提升教學檔案管理效率。

3、提高檔案管理信息化水平

隨著計算機網絡技術的迅猛發展，現代化教學手段得以不斷運用，隨之產生大量的電子檔案，檔案管理信息化已成為高職院校教學檔案管理工作的必要環節，這要求各高職院校檔案管理部門需轉變觀念，適應形勢需要，建立健全電子檔案歸檔制度，定期檢查教學部門的電子文件歸檔工作。此外，加強對檔案管理人員的在職信息培訓，充分應用現代信息技術，引進并熟練使用先進的電子檔案管理系統，從而更好地為教學服務。

4、加強對教學檔案的利用

主動到各教學部門的第一線開展檔案收集工作，收集檔案不僅僅是積累和歸檔資料，還可以深入了解廣大師生對教學檔案的真實需求，從而增強教學檔案管理的針對性，確保服務的有效性，促使教學檔案管理更具特色，同時，做好教學檔案分類立卷，使得館藏資源更加豐富，同時激發各教學部門對教學檔案管理工作的積極性和主動性。

5、優化教學檔案服務質量

各高職院校教學檔案管理部門需加強對教學檔案的編研工作，系統整理檔案資料，編制出適合高職院校發展的檔案編研資料，進一步提升教學檔案利用價值，并結合計算機技術，積極構建網上服務平臺，將紙質檔案轉化為數字檔案，為廣大師生提供優質服務，為師生檢索和查閱提供便捷，更好地提升檔案管理服務水平。

6、提高全體人員的檔案管理意識

加大檔案管理工作的宣傳力度，積極通過網絡、廣播等諸多途徑，落實好教學檔案管理的宣傳工作，積極營造檔案管理氛圍，切實提升教學檔案管理工作在高職院校教師心中的地位，而作為教學檔案管理人員，則應進一步增強服務意識，確保教學檔案在教學研究中發揮其應有價值。

五、結束語

在高職院校深入發展的大背景下，教學檔案管理工作可直接反映出教學理念及教學模式的創新發展，因此，提高教學檔案管理水平具有重要的現實意義，各高職院校需加強檔案管理的探索與研究，充分發揮其在教學實踐中的應用價值，更好地服務于高職院校廣大師生。

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