關于科研院所綜合管理辦公室工作的幾點思考

陸崢

摘 要：本文以江蘇省腫瘤生物治療研究所為例，主要梳理了科研院所綜合管理辦公室的工作職能，并總結和探討了工作的主要特點和應對策略。綜合管理辦公室人員需積極提高自身素質和專業水平，最大限度地發揮綜合管理作用。

關鍵詞：科研院所;綜合管理;辦公室

一、 引言

作為科研院所的綜合管理辦公室，其主要職責是為科研人員做好服務，減少科研人員為科研以外的事務分散過多精力，從而提高科研活動的效率，使得科研成果更快更好地產出。實際工作中，綜合管理辦公室處在樞紐的位置，起到了承上啟下的關鍵作用，集中體現了整個單位的管理水平。本文以江蘇省腫瘤生物治療研究所為例，根據本人工作經驗，主要梳理了科研院所綜合管理辦公室的工作職能，并總結和探討了工作的主要特點和應對策略。

江蘇省腫瘤生物治療研究所，隸屬于徐州醫科大學，擁有冠名“腫瘤生物治療”的國家地方聯合工程實驗室以及江蘇省在此領域建設的6個省級平臺（重點實驗室、工程實驗室、工程技術研究中心、科技公共服務中心、轉化醫學中心、協同創新中心）。研究所下屬徐州醫科大學附屬醫院腫瘤中心，擁有省級臨床重點專科2個（腫瘤科、放療科），并于2016年獲批江蘇省“科教強衛工程”醫學重點學科。現有科研場所包括免疫細胞GMP制備車間、P2級病毒制備室、P2級基因檢測室、納米藥物合成實驗室、分子與細胞生物學實驗室、組織與形態學實驗室、SPF級實驗動物中心和腫瘤組織標本庫等;現有儀器設備包括激光共聚焦成像系統、小動物活體成像系統、雙色紅外激光成像系統、蛋白純化系統、流式細胞儀、磁珠分選儀等。研究所現已發展成為一家以腫瘤生物治療研究為主攻方向，以腫瘤免疫細胞治療、腫瘤靶向治療研究為特色，集臨床診治、科學研究和科技服務為一體的綜合科研機構。

二、 科研院所綜合管理辦公室的主要工作職能

（一） 場所管理職能

1. 基礎工程建設與維護：主要指科研實驗室的布局設計、內部裝修和改造、運行期間的保護和維修，以及與工程實施方的溝通協調等事項。

2. 消防與安全：實驗室內使用和儲存著大量有機試劑、塑料制品等易燃物，另有烘箱、高壓滅菌器多種高溫加熱設備，防火防爆工作為重中之重;實驗室內使用和儲存著多種有毒有害試劑等，需安置在防護良好的專業器皿和箱柜內，由專人負責出入庫監管;另包括科研場所的門禁系統、監控系統的管理，以及完善發生危險事故的相應緊急處理預案。

3. 衛生與廢物處理：主要指實驗室的保潔工作，以及處理科研活動中產生的廢水、廢氣、廢物等，其中含有大量對人體和環境有毒有害的物質，需要聯系專業人員集中處理。

（二） 設備管理職能

1. 設備購置：需由熟悉采購流程的管理人員與熟悉所需購置儀器的實際使用人員密切配合，做好前期調研工作，在保證購置儀器先進性和實用性的同時，做到價格合理，縮短采購周期。

2. 設備維護：主要指協調售后人員做好設備的安裝調試與使用培訓;安排實驗技術人員負責日常使用管理和對外開放;編訂與整理標準操作流程（SOP），必要時安排完成使用培訓和具有操作經驗的專人操作，以及在設備發生故障和損壞時聯系售后人員維修或更換部件等。

（三） 人事管理職能

1. 人才引進：主要指根據年度人才引進計劃，對外發布招聘信息收集應聘簡歷，遴選較為優秀的人員進行面試，面試確定雙方意向后辦理入職手續等。

2. 在崗人員管理：主要包括組織日常考勤、階段性績效考核等，更為重要的是輔助進行高層次人才計劃和科技創新團隊項目的申報與驗收、職稱的評定與晉升、碩博導師資格的認定以及培訓深造等。

（四） 科技管理職能

1. 科研項目管理：主要指各級各類科研項目申報與驗收的組織，針對不同的時間節點做好提前通知，為科研人員爭取更充裕的準備時間;針對項目的申報條件和側重點做好梳理和篩選，提高申報的目的性和合理性;通過合理安排與協調提高項目的命中概率。

2. 科技成果統計：主要指統計科研活動中產生的課題、論文、專利、獲獎等成果，盤點資源進行開源節流，一方面可用于匯總申報科技創新團隊、平臺等大額資助，可用于公共設施建設、公共儀器購置等投入，另一方面根據成果對應計算科研成本、投入產出比的核算可用于指導后續科研活動，節省不合理開支。

（五） 財務管理職能

1. 經費賬戶管理：經費賬戶主要分為公共賬戶和個人賬戶，公共賬戶需根據實際情況提前擬定年度支出預算并執行，必要時做出一定調整;對個人賬戶進行梳理，根據不同賬戶的支出范圍和到期時限，對每一筆費用的支出賬戶給出合理建議，提高經費使用效率，起到財務助理的作用。

2. 財務報銷：公共賬戶用于支出公共儀器購置和維修費、聘用人員工資和勞務費、日常運行辦公費、開放和自立課題研究經費等，個人賬戶用于科研支出的材料費、測試費和臨時聘用人員勞務費等，科研人員僅需提供發票和支出賬戶信息等，后續由專業財務人員具體實施報賬流程，極大地減輕科研人員在科研以外的工作負擔，也提高了財務報銷的效率。

（六） 文秘工作職能

主要指草擬或審核以科研院所名義發布的文件，整理制訂各項規章制度，電子和紙質檔案的收集整理，網站維護和新聞宣傳，學術會議交流等的對外聯系、組織接待、差旅預定等輔助性日常事務。

三、 科研院所綜合管理辦公室工作的主要特點與應對策略

以上主要以江蘇省腫瘤生物治療研究所為例，梳理了綜合管理辦公室目前實際承擔的主要工作職能。從中可以看出，科研院所管理辦公室工作并非就是簡單的日常行政、上傳下達的管理工作，而是作為科研院所運營的中心，具有橋梁與紐帶的作用。科研院所綜合管理辦公室工作的主要特點與應對策略主要分為以下幾個方面。

（一） 科研院所綜合管理辦公室的主要作用是輔助科研、提高效率

高層次、高水平的科研人員是科研院所綜合管理辦公室最主要的服務對象，他們普遍承擔著繁重的科研任務和教學任務，以及轉化應用、對外服務、學術交流等社會事務。綜合管理辦公室一方面要為科研人員營造一個高效便捷的工作環境，例如科研活動中時刻會使用到的儀器設備需要專人日常管理和維護，才能保證科研人員順利完成科研任務，正所謂“工欲善其事，必先利其器”;另一方面需承擔科研工作以外的工作，以減少科研人員精力和時間的過多分散，同時此類工作也非科研人員熟悉領域，由專業管理人員輔助完成才可以提高工作效率，例如科研人員普遍反映經費報銷過程煩瑣且周期較長，由專業財務人員輔助可以節約科研人員的寶貴時間。

（二） 科研院所綜合管理辦公室的重要作用是采集數據作為決策依據

綜合管理辦公室工作涉及科研院所運行的各個方面和環節，通過調研和收集即可獲得大量寶貴的第一手數據，例如通過日常科研活動的組織和財務管理可以獲得科研活動的經費支出和成果統計;而通過對這些第一手數據的分析和總結，可以充分運用信息指導工作，為領導決策提供依據，例如制定預期目標和發展計劃時，總結的數據反映了目前的工作基礎和優勢，分析的趨勢可以預估發展前景，制定的目標并非憑空想象，擬采取的措施與步驟也是有據可依。

（三） 科研院所綜合管理辦公室工作特點提高了對管理人員的素質要求

由此可見，科研院所綜合管理辦公室需要根據實際工作需求，擴展管理和服務職能，處理好各方面信息，協調好各方面關系。這就要求管理人員要時刻牢記服務宗旨，不斷更新管理理念，不斷創新工作方法和管理制度，注重實踐中的經驗總結和知識學習，提高自身的專業素質和協調能力，必要時成為不同領域的多面手，最大限度地發揮綜合管理作用。

四、 結語

本人所在的江蘇省腫瘤生物治療研究所，短短十年之內幾乎由白手起家發展為國家級科技創新平臺。究其原因，除了正確的發展理念和準確地時機把握之外，也與建立了一套較為完整和高效的綜合管理體系密不可分。管理體系的建設，隨著平臺的升級和方向擴展而不斷充實和完善，提高資源調配和日常運行的效率，繼而促進進一步的發展與升級。管理與發展相輔相成，互相促進。

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