電子公文歸檔管理的幾點思考

龍美華

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）4-107-02

摘 要 本文首先分析了電子公文的特點，其次闡述了電子公文對歸檔管理的影響，以及電子公文歸檔管理的現狀與可行性分析，最后針對電子公文歸檔管理提出了幾點建議。意旨在通過對電子公文歸檔特點及其現狀與可行性的分析，認識到電子公文歸檔管理的重要意義，并加強對電子公文歸檔的管理，使其更加標準化、現代化。

關鍵詞 電子公文 特點 歸檔管理 問題 措施

隨著信息技術的發展，電子公文的應用與普及，電子公文歸檔管理成為重要議題。紙質檔案與電子公文同時保存的“兩套制”檔案管理模式業已漸形成并將長期存在。但就目前來看，仍然需要采取相應措施規范電子公文歸檔管理，使電子公文歸檔管理朝著立體化方向發展。

一、電子公文的特點

電子公文從概念上分析，它是指各地區、各部門通過國務院辦公廳統一配置的電子公文傳輸系統處理后形成的具有規范格式的公文的電子數據。而根據我國新頒布的《電子文件歸檔與管理規范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等文件，電子文件是指在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。從電子文件與電子公文的定義上，我們可以看出兩者是不同的，電子文件具有更廣的外延，涵蓋了包括電子公文在內的其他以電子形式存在的任何文件，也就是說，電子公文是電子文件的一種，而電子公文也具有電子文件所具有的特點。

從定義以及應用實踐上分析，我們可以了解到電子公文具有以下特點：1.歸檔及時，分類簡便。由于計算機信息技術的應用，電子公文直接通過計算機等現代辦公設備進行文件的傳輸與處理，一旦形成也能夠及時歸檔。2.信息量大，節省空間。電子公文是由計算機網絡進行處理的，相較于現實世界的實際空間，其所能容納的信息量是巨大的。傳統的紙質檔案需要龐大的檔案管理庫房進行歸類存放，占地面積大，而電子公文大大節省了檔案管理存放的空間與存放裝具，一定程度上減少了保管成本。3.檢索快捷，方便使用。電子公文通過辦公自動化系統與檔案管理系統的承接，而文件的起草、審核、定稿、歸檔、檢索等均由計算機進行，真正實現了檔案管理一體化。根據授權，用戶則能夠通過計算機上的檔案管理系統快速查閱相關信息，同時還能夠提取復制相關文檔，提高了利用效率，程序上也比以往的手工檢索更加便利、簡單。

二、電子公文對歸檔管理的影響

從檔案管理系統整體上來看，我國檔案管理實行的是“兩套制”，也就是說將紙質文檔與電子公文同時保存。但是相較于傳統的紙質歸檔而言，對電子公文歸檔還沒有比較完善的管理機制。電子公文是通過計算機信息技術進行文件的傳輸與處理，不受時間與空間的限制，但由于是以磁帶、磁盤、光盤等為載體，則需要特殊的保存方式。

因此，我們需要對傳統的檔案管理方式作出相應的轉變，可從以下三方面進行考慮：1.管理部門上，相較于傳統紙質材料的存放，電子公文歸檔需要新的知識和技術為支撐，將電子公文的形成、檔案、計算機信息管理這三大部門有機結合，進行一體化管理。2.歸檔方式上，電子公文完成后能夠及時存入計算機信息數據庫，使電子公文形成部門與檔案管理部門均能同時查閱，也就是說電子公文與歸檔保存不再有明確的界限，隨時歸檔保存，在時間上更及時也更有效率。3.分類方法上，電子公文是通過計算機信息技術對相關數據進行處理，能夠直接在計算機上對文件展開分類整理工作，而不同于紙質文件繁瑣的人工整理。

三、電子公文歸檔的現狀與與可行性分析

隨著計算機信息技術的廣泛應用，無紙化辦公日漸推進，電子公文歸檔管理也逐步走進人們日常辦公之中。但是，一些人對電子公文沒有一個較為正確的認識，尤其是領導干部對其認識不夠，導致辦公室自動化設備配置不夠完善，影響辦公進程。面對當前電子公文歸檔管理還不完善的現狀，在加強電子公文歸檔管理的推廣普及的同時，從法律依據、電子公文歸檔數據信息安全保障以及技術實施三個方面對發展電子公文歸檔進行可行性分析。

根據國家檔案局關于修改《<電子公文歸檔管理暫行辦法>的決定》（國家檔案局令第14號）文件精神，將原來紙質檔案和電子公文同時歸檔的“兩套制”檔案管理方式改變，現只要符合國家有關規定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔，電子公文歸檔應當符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求。近年來，我國也相繼頒布了《中華人民共和國電子簽名法》、《計算機信息系統安全保護條例》、《專用網與公用網聯網的暫行規定》、《計算機信息網絡國際聯網保密管理規定》等法規，為互聯網信息安全提供了重要的法律保障。

在電子公文歸檔的過程中，電子公文數據信息的安全保障使至關重要的，其中的信息安全隱患不容忽視，由此，可以采取以下措施：1.MD5技術。MD5即Message-Digest Algorithm5，它是計算機安全領域廣泛使用的一種散列函數，用于確保信息傳輸完整一致，為數據信息提供完整性保護，具有多重保護特征。例如，容易計算、抗修改性、弱抗碰撞以及強抗碰撞方面的特性。2.數字水印技術。運用水印技術和打印接口水印技術進行文檔匹配，具有魯棒水印的特點，直觀、防偽、可追蹤。即使文檔泄露，也有相應的證據。而數字水印技術主要包含屏幕水印、打印水印、串碼追蹤三個部分。3.電子簽章技術。例如，WORD、PDF、HTML等多種文件格式都能適用。采用iSignature電子簽章系統，不必手動操作，就能夠通過PDF文檔進行自動簽章。從實際經驗來看，自動簽章在1秒內大約可完成30個以上的文件簽章，大大提高了辦公效率，同時也極大增強了檔案管理系統電子公文歸檔的應用價值。4.文件離線保護技術。設置系統權限，對文檔上傳、下載進行加密，并對文檔以水印串碼方式進行文件追蹤。5.服務器安全加固關鍵技術。采取BLP模型，同級別的主客體能夠讀寫，當級別較低的只能寫高于其安全級別的客體，從而強化了文檔數據的保密工作。

就電子公文歸檔的技術實施，可從以下四點分析：1.對公文系統和檔案系統的數據進行分析。公文管理系統表可以簡稱為OA，將提取的8個OA中的元數據與檔案系統中的17個元數據進行分析對比。2.構建公文系統的歸檔模塊。從實踐經驗中，我們也可以看到，在電子公文形成的同時，因為與檔案管理系統的對接，使電子公文一經形成便存入檔案管理系統。這迅速、高效的辦公模式則需要在公文系統中構建相應的歸檔模塊，使電子公文管理系統與檔案管理系統密切聯系。3.對電子公文歸檔格式要求進行說明，并對數據范圍作出劃分。4.制定出電子公文歸檔的相應流程圖。

四、電子公文歸檔管理的措施

（一）加深對電子公文歸檔的認識，重視檔案信息化建設

隨著信息技術在現代檔案管理中的應用，錄音、錄像及電子公文檔案所占比例日漸增加，電子公文的歸檔也成為檔案管理的重要部分。而作為檔案管理人員只有充分認識到電子公文歸檔的重要性，按照相應的歸檔要求進行合理歸檔，才能使電子公文歸檔得到有效保障。

在現代辦公體系中，辦公自動化是與檔案管理系統有機聯系的，兩者是一個有機統一體。在電子政務建設中，應當重視檔案信息化建設，使電子公文在形成的同時也能納入檔案管理系統，從而有助于文檔一體化建設。在實際工作中，應當從本單位辦公自動化與檔案信息管理工作的現有狀況出發，弄清楚信息源頭，將檔案管理系統、計算機存儲設備、電子公文保存環境與自動化辦公模式進行統一協調，共同建設，從而保證電子公文歸檔管理工作的順利進行。

（二）健全電子公文歸檔管理制度

從以上分析，我們可以看到，電子公文的形成與歸檔之間需要多個環節相互作用，任意一個環節的權責不明、制度不清，都有可能對電子公文的真實性造成影響。因此，建立一套完善的電子公文管理制度對各個部門的權責劃分進行合理配置十分必要，使各個部門在各個環節都能清楚自身的權限范圍，從而承擔相應的職責。簡單說來，就是要明確電子公文的收集、整理、歸檔等環節都是由哪些相應的部門展開的，其所承擔的職責范圍有哪些。而相對于傳統紙質歸檔的法律規制，電子公文歸檔管理方面缺乏相應的規范規制，因而健全相關的歸檔管理制度具有重要意義。

（三）加強保密工作，保障電子公文數據的安全

電子公文是科學技術發展的產物，隨著信息技術的發展與革新，電子公文不斷推廣與使用，因此它的各種性能受到科技方面的重要影響。也就是說，信息技術安全性直接影響電子公文的安全性。由于電子公文是通過計算機信息技術進行文件處理與傳遞，具有不穩定性和易修改性，要求電子公文的制作者與相應的檔案信息管理者采取一定技術措施以保障電子公文的安全性、真實性。例如，可以通過技術處理，將歸檔電子公文設置為“只讀性”文檔，保證公文的真實性。對重要文件設置查閱權限，只有經授權后才能提取與復制。此外，由于電子公文是通過計算機信息處理形成的電子數據信息，為防止信息的丟失需要定期對相關數據信息進行復制。

（四）提高電子公文歸檔管理人員的素質

電子公文歸檔管理需要相關的工作人員進行，而管理人員素質的高低也直接影響著電子公文歸檔管理的質量。為適應現代化檔案管理的需要，應當提高相關管理人員的業務素質，進行定期的培訓，促進電子公文歸檔管理立體化發展。也就是說，相關部門應當加強人才培養，多層次、多途徑培養人才，使檔案管理人員有豐富的知識足以應對日益發展的信息技術。

五、結語

隨著信息技術的發展，電子公文的應用與普及，電子公文歸檔的規范化管理已十分必要。電子公文歸檔的出現，在一定程度上提高了各部門的工作效率，提升了工作質量。然，由于信息技術自身所具有的缺陷，需要我們對電子公文加強保密工作，采取相應的信息安全保障措施，同時對相關管理人員進行業務培訓，提高其業務素質，從而有助于電子公文歸檔管理質量的提升。

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