中小企業(yè)會計電算化問題及對策研究

文子琪 楊錦海 魏一祺 楊武龍 魏孟煜

【摘 要】本文對當前中小企業(yè)會計電算化所面臨的會計信息系統(tǒng)管理功能不受管理人員的重視、信息安全風險等問題進行研究分析，并提出加強企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和會計人員對會計電算化重要性的認識、加強軟件管理和系統(tǒng)升級等對策來解決中小企業(yè)會計電算化存在的問題

【關(guān)鍵詞】中小企業(yè)；電算化；會計軟件

中小企業(yè)是我國經(jīng)濟結(jié)構(gòu)比較重要的組成部分，也是我國經(jīng)濟改革和發(fā)展以來快速發(fā)展的動力。中小企業(yè)的快速發(fā)展為我國經(jīng)濟發(fā)展做出了重要貢獻，現(xiàn)在的時代是一個以“快”為基礎(chǔ)的時代，所以會計電算的便捷性和高效率性比傳統(tǒng)的會計更順應(yīng)這個時代，因此，會計電算化在中小企業(yè)中的應(yīng)用也是非常必要的。但由于中小企業(yè)規(guī)模小，資金不足，管理不完善，會計電算化在中小企業(yè)應(yīng)用中存在一定困難。本文研究中小企業(yè)會計電算化面臨的問題，并對其提出建議。

一、存在問題分析

（一）會計信息系統(tǒng)管理功能被管理人員忽視

中小企業(yè)的資本少，生產(chǎn)規(guī)模小，生產(chǎn)設(shè)備和技術(shù)更新不及時，所以企業(yè)很難形成規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理。在成本會計、財務(wù)報表分析、資金預(yù)測等具有財務(wù)管理功能的模塊中，計算機化管理系統(tǒng)的功能卻沒有被充分的利用，會計電算化軟件僅僅是用來記賬的，軟件的管理系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)并沒有重視，會計人員也不會使用，這就是將傳統(tǒng)的手工簿記轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C記賬，它并沒有提高財務(wù)管理的能力和效率，從而導(dǎo)致會計電算化被忽視，正是由于這一原因，中小型企業(yè)的管理者認為，實施會計電算化對企業(yè)來說意義不大，會計電算化并不能幫住他們提高公司的效益。

（二）信息存在安全風險

在中小企業(yè)會計電算化應(yīng)用中，由于部分企業(yè)財力有限，會計人員素質(zhì)不高，如何安全實施電算化會計是一個非常重要的課題。如果安全保衛(wèi)工作做不好，那么電算化會計的應(yīng)用甚至?xí)a(chǎn)生反作用。在很多企業(yè)里，，會計人員電算化專業(yè)素質(zhì)不高，領(lǐng)導(dǎo)和會計人員對信息的安全不在意，會計人員的電腦不只是工作，還用于娛樂等，在網(wǎng)絡(luò)病毒泛濫的今天，在各種計算機黑客高手如云的今天，計算機信息安全已經(jīng)成為一個很大的威脅，甚至一些會計電算化的運營商也受到了大量的信息安全威脅。其中一個很大的威脅就是，如果操作不規(guī)范，電腦就會感染病毒，導(dǎo)致信息泄露。

（三）企業(yè)忽視了會計電算化操作人員的作用

一些企業(yè)不斷更新計算機、更新計算機軟件，但很少組織會計人員學(xué)習(xí)計算機知識，因為會計人員的素質(zhì)低下，導(dǎo)致無法控制電算化軟件。計算機不能完全被公司財務(wù)系統(tǒng)所利用，這不僅會導(dǎo)致公司投資浪費，也會讓會計師有一種疲憊的心理。公司領(lǐng)導(dǎo)對會計電算化也會有嚴重的誤解，會認為會計的變革并沒有比以前更先進，使用會計電算化的意義不是很大。

（四）政策法規(guī)的落后

目前，我國相關(guān)法律法規(guī)中存在一些阻礙會計電算化發(fā)展的規(guī)定，影響了會計電算化在我國的普及。由于法律法規(guī)的不完善，對計算機犯罪的控制十分困難。一方面財政局對會計電算化的管理相對寬松，主要負責會計電算化的初步培訓(xùn)和會計的甩賬驗收工作，據(jù)調(diào)查有49.5%的企業(yè)認為財政局對會計電算化的管理較為松，32.4%的企業(yè)認為財政局對會計電算化的管理一般，4.8%的企業(yè)認為管理效果較好。另一方面財務(wù)部也沒有制定全面、明確的會計電算化制度。

（五）“一身多職，越俎代包”現(xiàn)象嚴重，安全意識淡漠

傳統(tǒng)的人工會計處理系統(tǒng)的內(nèi)部控制是在不兼容的功能分離和相應(yīng)的職責分工的基礎(chǔ)上，然后在采用計算機化的方法。由于職能知識的集中和職責分工的原因，原來的人工操作不適合組合的崗位，可以在實行電算化會計后加以整合。由于會計人員大大減少，從而降低了這些原則的重要性。另外，相互制約，相互監(jiān)督，尚未得到足夠重視這些都會導(dǎo)致計算機欺詐。比如天津伯特源鋼鐵貿(mào)易有限公司的財務(wù)部，只有兩個工作人員，一個出納，一個會計，因為會計人員極少，所以很容易發(fā)生舞弊現(xiàn)象。

二、中小企業(yè)會計電算化發(fā)展的對策

（一）加強企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和會計人員對會計電算化重要性的認識

有些中小企業(yè)雖然已經(jīng)實施電算化，但是在會計工作中，領(lǐng)導(dǎo)和員工對會計電算化在企業(yè)經(jīng)營決策中所起的重要作用并沒有充分認識，會計人員僅僅是把會計電算化軟件限于記賬功能，而沒有利用它來幫助企業(yè)做決策。因此，對于中小企業(yè)來說，領(lǐng)導(dǎo)者有必要提高對電算化會計的理解。領(lǐng)導(dǎo)者也需要充分理解電算化會計的重要性。要從長遠的角度來看待問題，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人必須大力支持會計人員的工作。電算化的實施和運行將使企業(yè)能夠信息化，并使現(xiàn)有的會計信息能夠及時有效地服務(wù)于企業(yè)決策和管理。同時，會計師也要重視會計電算化，努力學(xué)習(xí)電算化知識，公司也應(yīng)該加大會計電算化的宣傳，并且多組織員工培訓(xùn)，從而提高員工對會計電算化重要性的認識。從長遠來看，提高領(lǐng)導(dǎo)和會計人員的素質(zhì)和，這將更有利于會計電算化的發(fā)展。

（二）加強軟件管理和升級

為確保財務(wù)數(shù)據(jù)的安全，中小企業(yè)應(yīng)加強軟件管理和升級，為會計人員提供專門的辦公室和電腦。另一方面會計的計算機應(yīng)該配備UPS并設(shè)置復(fù)雜的密碼。建立進入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的權(quán)限制度和加強安全防范建立會計信息備份系統(tǒng)，提高相關(guān)人員的網(wǎng)絡(luò)風險防范能力，更新和維護會計信息系統(tǒng)?？梢蚤_一些宣傳會，提升員工的安全意識，多組織員工學(xué)習(xí)有關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息安全的技術(shù)，使員工有處理電算化信息危險的能力。

（三）企業(yè)要重視會計崗位和會計人員

會計師需要一個良好的內(nèi)部環(huán)境和實施平臺。企業(yè)要根據(jù)工作需要完善工作責任制和運行管理制度。公司出資多組織員工學(xué)習(xí)電算化技術(shù)和知識，學(xué)習(xí)會計電算化記錄管理系統(tǒng)、計算機硬件和軟件及數(shù)據(jù)管理管理系統(tǒng)，確保電算化工作的順利開展。例如，在憑證輸入過程中，只要按照規(guī)定的格式輸入相關(guān)內(nèi)容，就可以完成信息。同時，該系統(tǒng)在采集過程中具有數(shù)據(jù)正確性檢查的功能。在收集信息的過程中，可以避免重要信息的遺漏，提高會計數(shù)據(jù)的準確性。因此，要讓會計師掌握類似于這些方法的會計技能。另一方面在聘用會計人員，要愿意高薪留住人才，用人文關(guān)懷來留住人才。

（四）完善電算化相關(guān)制度

首先是網(wǎng)絡(luò)信息安全的相關(guān)制度，雖然我國制定了很多“不允許”制度，但是相關(guān)的處罰力度不夠，所以我國應(yīng)該完善網(wǎng)絡(luò)安全的相關(guān)制度，避免很多網(wǎng)絡(luò)黑客有機可乘，法律法規(guī)的不完善導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)犯罪控制有很大的難度，從而我們的會計電算化和會計信息也會處于一個不安全的狀態(tài)，其次財政部門應(yīng)該加強會計電算化制度的完善，加強對企業(yè)會計電算化的管理，對企業(yè)電算化的實施情況時時關(guān)注，要求沒有實施會計電算的企業(yè)盡快完善會計電算化，并安排相關(guān)人員對中小企業(yè)的會計人員進行會計電算化培訓(xùn)。

（五）建立健全會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度

從內(nèi)部控制體系來看，會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的建立和完善以及工作的全面控制必須避免兼職工作。由于組織管理控制的基本目的是為了減少錯誤和欺詐的發(fā)生，計算機化會計系統(tǒng)中的某些功能是不相容的，應(yīng)該定期更換。為了減少計算機欺詐的可能性，業(yè)務(wù)處理部門和用戶部門的職責應(yīng)該嚴格分開。業(yè)務(wù)部門和用戶部門的職責是不能混合的。例如，除業(yè)務(wù)記錄的功能外，業(yè)務(wù)部門不能負責業(yè)務(wù)的批準和執(zhí)行。

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