高校檔案管理工作的信息化建設趨勢

柴莉娜

【摘 要】信息化背景下傳統高校檔案管理已經不能滿足教育教學發展需求，開展高校檔案管理工作的信息化建設勢在必行。下面文章主要結合高校檔案管理信息化建設存在的問題，對信息化建設趨勢展開分析與探討。

【關鍵詞】高校檔案；檔案管理；信息化；檔案信息

在社會不斷發展的進程中，對于人才的需求也在不斷加大，高校作為培養人才的基地，對于人才的檔案管理方式也要不斷滿足時代的需求，實行先進的管理方式。當前，很多高校推進了檔案管理信息化建設，但由于經驗不足，出現了很多問題，我們應該從高校檔案管理信息化建設的內涵出發，深刻分析當前存在的問題，在不斷的改革和創新中，尋求適合高校發展的檔案管理信息化建設模式。

一、高校檔案管理信息化建設的重要性

以往高校的檔案管理過程都是依賴檔案工作人員手工處理，工作勞動強度大，程序相對煩瑣，而且檔案管理的完整性、準確性、時效性都無法有效保證。而信息化建設能進一步優化檔案管理的模式，可使收集工作更加智能化、自動化，管理工作更加富有成效，利用工作更加方便快捷，統計工作更加及時準確，進而幫助檔案管理部門及時掌握檔案和檔案工作情況，利于后期檔案工作的開展。檔案工作者也將有更多的時間和精力投身于檔案的編研工作，從而使檔案的價值真正發揮到最大化。信息化建設也為檔案的二次利用提供了便利條件，為學校相關部門總結經驗、制訂計劃和科學決策等工作提供了可靠的依據，為提高院校教學質量、提升院校科研實力提供了重要的參考價值[1]。

二、高校檔案管理信息化建設存在的問題

2.1資金投入不足，基礎設施落后

由于對檔案管理工作的輕視，很多高校對于檔案管理工作的資金投入較少，專業的管理設備很少，信息化建設需要的軟硬件設施嚴重配備不足，后期需要的軟件升級、硬件更新換代等都需要較大的資金投入，加大了學校的負擔，使得檔案管理工作發揮不了其真正的作用。

2.2檔案工作人員整體素質不高

目前，很多高校普遍存在檔案工作者綜合素質整體偏低，主要存在以下幾種狀況：一部分檔案工作者安于現狀，滿足自己已經掌握的知識，自學動力不足；另一部分檔案工作者在接受新的知識后應用能力差；再有部分檔案人員在工作中缺乏創新思維，不能做到與時代同進步。存在以上幾種情況的原因何在？一是檔案工作本身枯燥、乏味，這種行業特點使部分檔案人員對工作產生厭倦；二是檔案部門的績效考核管理體系不夠完善；三是檔案工作人員知識結構與學歷不盡合理，其文化程度多為本科或本科以下學歷，在各種學歷的檔案工作人員中，檔案專業出身的更是鳳毛麟角。

2.3高校檔案信息化建設標準缺乏

高校檔案信息化建設的標準要求相對復雜，加上信息技術還在快速的發展中，這就造成信息化建設的相關標準體系相對滯后，難以做到在信息化建設中既滿足現在的技術，又能為將來信息技術發展留下余地的標準和規范。而且，高校檔案管理的相關制度和法律法規還不夠健全，管理制度和工作模式在實際中也難以適應現代檔案管理工作的要求。例如，由于缺乏詳細、具體的歸檔管理制度，許多部門的歸檔工作具有很大的隨意性；電子文件的憑證作用、簽名的認定、開放信息的適用范疇等問題，都需要相關的法律法規來規范[2]。

三、高校檔案管理信息化建設的發展趨勢

3.1重視高校檔案信息化的建設

不論是技術人員的參與、管理人員的培訓，還是制度上的改革和創新，學校對于檔案信息化項目工程的建設都必須給予足夠的重視，才能夠保障信息化檔案的建立和生存空間。高校檔案信息化建設需要能夠清楚認識到建設電子檔案的重要性，管理人員和建設人員不能只簡單的停留在對檔案的收集、整理和閱讀的使用，更要將眼光放置在檔案的傳播方面，只有信息傳播起來才更能夠體現出它的價值。所以，對檔案的管理必須摒棄舊的管理方式，放棄手工記錄的方式，加快建設檔案信息化的步伐，實現更高效的信息管理。學校的管理人員必須樹立起通過檔案信息化的管理過程以實現檔案的自動化管理的美好期望，檔案信息化能夠使檔案更加方便的傳播，更好地實現它的價值。

3.2完善資金鏈

高校檔案管理信息化建設需要充足的資金來完成，資金鏈的完整性發揮著重要的作用。高校應該對檔案管理的軟硬件設施給予關注，保障資金鏈的完整性。一是依法申請檔案事業經費，提請政府增加對高校檔案信息化建設經費的投入；二是籌集檔案信息化建設專項經費；三是通過檔案服務社會獲取一定的收益；四是來自社會各界捐贈檔案經費。

3.3規范標準，實現技術對接

首先，規范不同信息化資源系統建設、信息化管理和信息化成果利用的標準，確保檔案資源信息能夠及時、有效的傳遞，實現檔案信息資源共享；統一、有效的規范管理，可以推動工作的積極開展，將建設責任具體落實到個人，有利于避免職責混亂。其次，實現辦公自動化與檔案管理系統的技術對接，這是高校檔案信息資源整合、實現文檔一體化的重要過程。它從紙質的文字和檔案工作的全局出發，實現從紙質文件的制發到歸檔的全程管理，在同一個管理系統中，采用相同的工作制度、方法和程序，將現行文的產生、歸檔的過程收入到一個管理系統，而不是將文件管理和檔案管理界限分明的劃開，形成獨立管理系統。這樣能夠有效減少重復勞動，從而提高文檔管理效率，完成各系統的對接，檔案資源的信息化建設。

3.4提高檔案管理人員的業務水平

引進既具備高水平檔案管理，又具備一定計算機水平的應用型人才；二是要大力加強業務培訓，動員高校的專兼職檔案人員要積極參加國家、省、市檔案局舉辦的檔案信息技術培訓，此外，要積極參加檔案年會及協作組活動，與各個高校檔案館（室）進行互動交流；三是要不定期邀請檔案方面的專家蒞臨高校，對本單位檔案工作盡情詳細的指導；四是培養創新能力，檔案信息化建設各個方面都需要創新思維和能力的發揮；五是加強對檔案工作考核、評估與表彰，激發對檔案工作的積極性[3]。

3.5加強網絡安全防護

為預防高校檔案管理信息化系統及其網絡平臺遭受攻擊，采取以下措施進行安全防護。第一，物理措施防護：制定網絡安全管理措施；安裝防火墻，阻止來自外部的網絡入侵；安裝不間斷電源（UPS），防止突然停電造成電腦資料的損失或者硬件設備的損壞。第二，訪問控制防護：對登錄系統的用戶進行嚴格的身份認證，對用戶訪問的目錄和文件進行權限設置，對網絡設備進行安全配置與管理。第三，數據加密防護：加密是防護數據安全的重要手段。為防止敏感檔案信息被惡意訪問或挖掘，采取加密技術和數字簽名技術解決數字檔案的安全傳遞問題。第四，網絡隔離防護：安裝物理隔離網閘，將內網與外界有效隔離，保護內網的所有計算機。

四、結語

綜上所述，在信息快速發展的時代，高校檔案信息化的建設是一項不能缺少的高校建設工程，是一項信息數字化進程中的一個不小的進步。但是，高校檔案信息化建設是一項十分復雜的工程，需要得到資金，技術上的全面支持，需要得到新的管理制度，吸納許許多多的技術人才。只有結合高校自身的實際發展，高校檔案信息化工程才能更完善，才能更好的服務于高校的教育教學活動。

【參考文獻】

[1]盧飛斌.當前國內高校檔案信息化建設問題研究[J].呼倫貝爾學院學報，2018，26（02）：43-46.

[2]宮毅敏.大檔案視角下的高校檔案信息化建設[J].山西檔案，2017（05）：77-79.

[3]趙文玲.高校檔案信息化建設的對策研究[J].內蒙古財經大學學報，2015.13（03）：147-149.