創(chuàng)新協(xié)助董秘做好“三會”運作

徐偉中

“三會”運作規(guī)范與否，決定著上市公司權(quán)力機構(gòu)、決策機構(gòu)、監(jiān)督機構(gòu)之間能否有效制衡、各司其職，形成協(xié)調(diào)運作的法人治理結(jié)構(gòu)。因此，協(xié)助董事會秘書做好三會規(guī)范運作，將創(chuàng)新性的管理理念融入其中，形成行之有效的管理模式，不斷提升三會規(guī)范運作水平，是證券事務(wù)代表的一項重要職責(zé)。作為國電電力發(fā)展股份有限公司的證代，我在通過信息化手段助力三會規(guī)范運作方面，有些許體會和實踐。

近年來，上市公司監(jiān)管已形成日趨嚴(yán)格的高壓態(tài)勢，管理制度不斷細(xì)化完善，違規(guī)懲處力度逐步加大，對公司規(guī)范運作管理提出了更高要求。通過對公司及其他大型企業(yè)三會管理普遍現(xiàn)狀分析，我發(fā)現(xiàn)三會管理人員變更等因素將會導(dǎo)致議案內(nèi)容的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)難以持續(xù)，工作記錄歷史痕跡無法保留;議案審核程序的單線程信息傳達(dá)，亦會造成審核意見反饋不及時等問題。為實現(xiàn)企業(yè)對三會運作管理水平持續(xù)性提升，提高效率，確保治理相關(guān)工作合法規(guī)范運行，建設(shè)一套信息化、智能化的管理系統(tǒng)是企業(yè)必選之路。

在我們董辦的建議下，公司設(shè)計開發(fā)了規(guī)范運作管理信息系統(tǒng)。系統(tǒng)上線后，實現(xiàn)幾方面轉(zhuǎn)變：一是規(guī)范運作實現(xiàn)信息化集中管理。系統(tǒng)獨立運作，控參股公司三會議案提交、分配部門審核、資料上傳歸檔等環(huán)節(jié)均實現(xiàn)了系統(tǒng)集中在線操作，取消了以往通過電子郵件報送以及OA協(xié)作辦公分配審核的工作模式。各單位三會議案提交情況、審核進(jìn)度、歸檔情況通過系統(tǒng)直觀可見，實現(xiàn)一體化管理。二是工作效率及質(zhì)量大幅提升。系統(tǒng)根據(jù)常規(guī)議案專業(yè)特點，智能化程序設(shè)定了默認(rèn)分配審核部門，實現(xiàn)了議案自動分配功能，改變了以往依靠人工手動拆分議案并分配提交審核的工作模式，同時增加便捷性設(shè)計，會議材料實現(xiàn)自動生成。三是工作痕跡及會議資料全面保留。利用系統(tǒng)建立議案審核日志，公司對各單位三會議案的修改痕跡、審核意見均得以完整保留，并實現(xiàn)全過程記錄，工作日志隨時可查，會議資料一鍵歸檔，為提升管理水平提供了可靠的支撐和依據(jù)。

總之，借助信息化手段，通過集成公司本部及控參股公司三會管理模塊，將管理方式由人工化向數(shù)據(jù)化、信息化、智能化轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了“工作制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化”，給予了董事會和董秘日常工作極大的助力，全面提升了公司規(guī)范運作管理水平。

《董事會》雜志主辦的首屆中國上市公司“董秘好助手獎”評選，為上市公司提供了廣闊的分享和交流平臺，為證代等董秘助手提供了良好的學(xué)習(xí)機會，期待通過這次評選，學(xué)習(xí)到公司治理優(yōu)秀群體的寶貴經(jīng)驗，共同為中國資本市場持續(xù)健康發(fā)展貢獻(xiàn)力量！