檔案信息化建設(shè)中安全管理探討

陳香君

摘 要：在信息化時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)單位每天都會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息，如何高效合理地利用這些數(shù)據(jù)，這就需要檔案部門做到高效檔案管理工作。現(xiàn)階段，企業(yè)要做好檔案的管理，必須正視檔案管理中存在的各種問題，采用信息化的手段有效管理檔案，做到檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；安全

1.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的重要性

沒有網(wǎng)絡(luò)安全就沒有國家安全，沒有信息化就沒有現(xiàn)代化。處于信息化智能化時(shí)代，檔案安全管理工作貫穿于檔案信息化建設(shè)的全過程，不僅要保證檔案資料的安全性、可用性，更要落實(shí)安全制度建設(shè)，保證文檔的高效利用。如今，企業(yè)正面臨著數(shù)字化、知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化的全球變革， 企業(yè)的信息化程度與企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力緊密相連，信息資源成為企業(yè)發(fā)展壯大的左膀右臂，企業(yè)檔案部門作為企業(yè)信息資源的集中陣地肩負(fù)著為企業(yè)決策層提供有效信息的重任。傳統(tǒng)的檔案管理工作只是將各種文件進(jìn)行收集、分類、整合、記錄和保存，檔案的整理要靠人工完成，檔案保存在庫房里，檔案管理的目的多數(shù)是為了查閱，而沒有上升到信息資源的開發(fā)利用和資源共享的高度。但即便是查詢工作往往也無法順利進(jìn)行， 因?yàn)椴殚啎r(shí)也必須依靠人工通過目錄確定卷宗位置然后逐頁查找，當(dāng)查閱次數(shù)較多時(shí)還可能會(huì)造成資料的磨損， 甚至丟失。因此進(jìn)行企業(yè)檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，是企業(yè)發(fā)展的必然選擇。

2. 檔案信息化建設(shè)中存在的安全問題

2.1 電子檔案保存難度大

當(dāng)前對(duì)電子文檔的保管，仍存在諸多問題，在真實(shí)性、可靠性方面并不能實(shí)時(shí)保證。電子文檔的信息載體，主要是化學(xué)磁性材料，如計(jì)算機(jī)盤片等，可被不留痕跡地更改、復(fù)制等。當(dāng)前對(duì)于復(fù)制前后的資料并不能明確區(qū)分，直接降低了法律效力。對(duì)此電子檔案等資料是否能夠被用作法律憑證，以及憑證的作用，都不及紙質(zhì)檔案，這也就降低了電子檔案資料的價(jià)值。另外電子檔案在傳輸?shù)炔僮髦校渲行畔⑷菀妆淮鄹模湔鎸?shí)性、可用性等并不能被保證。另外受到磁干擾等管理不當(dāng)，會(huì)出現(xiàn)消磁情況，此時(shí)磁盤信息是不能恢復(fù)的。

2.2 病毒、黑客侵入

首先檔案信息系統(tǒng)，容易被不法分子通過木馬程序等惡意破壞。信息化建設(shè)離不開檔案網(wǎng)站的操作，鑒于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性，黑客、病毒等，會(huì)通過木馬程序惡意篡改、復(fù)制、銷毀檔案信息；或是通過漏洞，獲取網(wǎng)站登錄權(quán)限后，采取主動(dòng)攻擊方式，刪除、監(jiān)聽、竊取檔案信息，影響個(gè)人、企業(yè)或是國家經(jīng)濟(jì)利益。其次我國對(duì)此類罪犯的懲治力度較弱，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等并未設(shè)立或是統(tǒng)一，各個(gè)部門制定的標(biāo)準(zhǔn)也多有不同，軟硬件設(shè)施存在差異，安全信息不能共享，對(duì)此采取的安全策略也存在差異。部分網(wǎng)站雖然設(shè)置了防火墻、病毒防御軟件，通過管理權(quán)限等降低了網(wǎng)絡(luò)安全隱患，但是對(duì)后期更新普遍不夠重視。另外，我國軟硬件等信息化技術(shù)，多源于國外先進(jìn)國家，是否適合本土的檔案信息系統(tǒng)，以及安全程度等都需要根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整。與此同時(shí)，黑客等不法分子的侵入技術(shù)也隨之提升，檔案系統(tǒng)的漏洞，也成為了其首要攻擊目標(biāo)。

2.3 檔案工作人員能力素質(zhì)不適應(yīng)

首先是知識(shí)結(jié)構(gòu)老套，檔案管理人員角色定位不明確，認(rèn)為只要做好保管工作即可，檔案信息載體的轉(zhuǎn)換，需要管理人員明確掌握安全管理知識(shí)和技能，如化學(xué)磁性材料的物理性能、網(wǎng)絡(luò)安全策略等。若缺乏安全知識(shí)，就導(dǎo)致網(wǎng)站遭遇惡意破壞，檔案資料不可讀等問題。其次是內(nèi)部制度滯后，唯有責(zé)權(quán)分明、制度完善的管理，才能確保管理工作高效運(yùn)行。但實(shí)際上檔案管理部門在實(shí)現(xiàn)責(zé)權(quán)明晰、制度完備等方面還存在差距，當(dāng)網(wǎng)絡(luò)受到威脅時(shí)，缺乏安全管理預(yù)警體系，事前預(yù)防落實(shí)效果差，事后網(wǎng)絡(luò)審查等處理措施也不能有效落實(shí)到位。

此外，部分檔案工作人員，安全意識(shí)淡薄，工作缺乏積極性、主動(dòng)性，難以恪盡職守，直接增加了檔案安全隱患。相關(guān)工作人員素質(zhì)、能力參差不齊，在檔案的錄入等數(shù)字化建設(shè)過程中，常犯低級(jí)錯(cuò)誤，甚至故意改動(dòng)、泄露等，直接降低了檔案信息的安全程度。

3. 改善措施

3.1 檔案管理制度的健全規(guī)范

制度不規(guī)范、條例不合理是企業(yè)檔案管理制度的現(xiàn)狀。隨著社會(huì)的進(jìn)步、科技的發(fā)展，檔案管理不再只停留于紙面文件上，而需要錄入大量數(shù)據(jù)到企業(yè)的資料檔案庫中。要想提高檔案管理效率，首先就需要制定規(guī)范合理的檔案管理制度，積極引進(jìn)信息化管理技術(shù)，從根本上解決問題。企業(yè)應(yīng)對(duì)原檔案管理制度進(jìn)行改進(jìn)，探討其中存在的不足，同時(shí)進(jìn)行改革，用先進(jìn)的管理方式進(jìn)行管理，企業(yè)得到良好發(fā)展。

3.2 提高管理人員信息化設(shè)備的操作水準(zhǔn)

多數(shù)檔案管理人員不具備專業(yè)的技能，不能高效合理地管理運(yùn)用，往往工作效率都很低下。因此，單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員素質(zhì)的培訓(xùn)，定期組織員工培訓(xùn)，使管理人員熟練運(yùn)用高科技設(shè)備，掌握信息化技術(shù)，正確運(yùn)用各種技術(shù)錄入、整理、檢索資料，改變他們的觀念，鼓勵(lì)其接受新知識(shí)；同時(shí)，也可引進(jìn)高素質(zhì)人才，資料數(shù)據(jù)能夠被高效地整理、錄入、分類、查閱，加快其他部門查閱速度與工作進(jìn)度，使用者能夠更為簡(jiǎn)便的查閱檔案，這增強(qiáng)公司核心競(jìng)爭(zhēng)力。如，引進(jìn)人才時(shí)，要結(jié)合企業(yè)實(shí)際發(fā)展，要求人才具有專業(yè)技能；與此同時(shí)，也要給予人才相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，吸引更多優(yōu)秀專業(yè)的人員前往公司。

3.3 合理利用及更新信息化設(shè)備

當(dāng)前多數(shù)企業(yè)的信息化設(shè)備基本齊全，但現(xiàn)代化管理技術(shù)數(shù)據(jù)龐大，由于數(shù)據(jù)信息處于爆炸式增長的狀態(tài)中，企業(yè)要想進(jìn)一步提高自身的檔案管理水準(zhǔn)， 就必須及時(shí)對(duì)設(shè)備進(jìn)行合理利用及更新，根據(jù)企業(yè)情況選擇最適合的管理設(shè)備，并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行合理利用和及時(shí)更新，資料的存儲(chǔ)與管理得到保證，確保工作不會(huì)因設(shè)備問題而受到影響。如，當(dāng)需要某些設(shè)備錄入、整理、檢索內(nèi)容時(shí)，企業(yè)應(yīng)購買其設(shè)備來支持工作。

3.4 強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)

加強(qiáng)崗位責(zé)任構(gòu)建與落實(shí)。積極圍繞等政策舉措，切實(shí)做好檔案安全管理工作，提升相關(guān)人員檔案安全管理意識(shí)。以往對(duì)于紙質(zhì)檔案安全管理，主要防范對(duì)象為洪水、地震等不可控因素，但是在信息化時(shí)代，需增加對(duì)網(wǎng)絡(luò)非法訪問、黑客及計(jì)算機(jī)病毒的防范，確保萬無一失。加強(qiáng)全過程監(jiān)督管理。檔案資料的保管均由指定人員統(tǒng)一管理，不能在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)未批準(zhǔn)的情況下挪用檔案文件資料。加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員相關(guān)收文、發(fā)文、歸檔、統(tǒng)計(jì)、保管、銷毀，以及網(wǎng)絡(luò)安全操作技能等相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)，豐富工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，使其樹立檔案安全管理意識(shí)。規(guī)范檔案工作人員操作的同時(shí)，切實(shí)保證檔案安全。強(qiáng)化制度剛性執(zhí)行。作為檔案工作人員，需明確掌握檔案庫房管理、檔案統(tǒng)計(jì)、保管保密、鑒定銷毀、查閱制度等，嚴(yán)格圍繞各項(xiàng)制度落實(shí)管理工作。要主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)規(guī)定要求落實(shí)檔案收集、整理、保管等工作。要認(rèn)真明確檔案管理員職責(zé)，消除安全隱患的同時(shí)，強(qiáng)化紙質(zhì)、電子檔案資料的安全管理和信息保密工作。

4 結(jié)束語

總而言之，企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容， 它影響著企業(yè)的整體工作進(jìn)度與企業(yè)的整體發(fā)展。發(fā)現(xiàn)并解決當(dāng)前檔案管理制度中的不足，健全檔案管理制度規(guī)范、提高管理人員信息化設(shè)備操作水準(zhǔn)、合理更新信息化設(shè)備、充分使用信息化管理設(shè)備都是使檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新工作的必要步驟，檔案管理才能高效有效地發(fā)展，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量及效率。

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