機關檔案管理中計算機信息技術的應用

孟曉宇

摘 要：應用信息化管理方式使原本繁雜的數據系統存儲變得更加系統、有條理，并且方便查詢，不但使工作效率得到了提升，還使機關檔案管理制度更加完善。因此，本文針對機關檔案管理中計算機信息技術的應用給出了詳細的分析和探究，對機關單位檔案管理工作應用計算機信息技術的意義、計算機信息技術應用中面臨的主要問題、應用措施給出了詳細的分析。

關鍵詞：激光檔案；計算機技術；應用

機關檔案內部儲藏的信息資源量非常大，與一般的社會檔案進行比較，社會地位會重，不容易進行存儲，并且管理層級比較高，管理難度比較大。所以，如果應用傳統的管理方式，會產生管理服務低下，不能與時代發展相適應的問題。現在，應用信息化管理方式，可對這一問題進行有效解決。在對計算機技術進行應用之后，使原本繁雜的數據系統存儲變得更加系統、有條理，并且方便查詢，不但使工作效率得到了提升，還使檔案管理制度更加完善，使得檔案管理實現了科學，以及系統化管理。盡管，對于計算機信息化管理的優點比較多，但依然存在一些問題和缺陷需要深入探究，如安全問題等。

1 機關單位檔案管理工作應用計算機信息技術的意義

1.1 促進檔案資源范圍的有效擴展

由于檔案信息技術應用的水平存在限制，因此傳統檔案管理方式只能在相應的范圍內獲取數據，不能對數據進行共享，但是利用計算機信息技術，可以使傳統檔案管理的管理束縛得到突破，不但能夠快速分類以及整理機關內部的檔案信息，還能實現對資料檔案的共享，以便使檔案資料的范圍得到有效擴展，使相應的信息更加全面和具體[1]。

1.2 實現檔案資源管理工作的系統化

利用計算機信息技術的高效應用，可以使檔案管理工作當中的每一項細節得到精細化發展，并且使各個環節得到更多的溝通和聯系，形成一個工作整體。此外，還可以將檔案信息的容量進行擴大，對其中的信息可靠性給予保障，并將所有的內容都在專項信息化系統當中進行體現，使內部檔案信息得到有效的統一和完善，保障檔案管理實現現代化的信息發展。

1.3 促進管理人員科學規劃水平的提升

在機關單位檔案管理工作當中，對于計算機信息技術的應用，能夠使機關內部工作人員，對精細化管理工作進行嚴格落實，并使自己的計算機應用能力得到有效提升。其中，利用當前最先進的手段以及技術可快速歸類各項檔案資料，使其處理以及整合更加精確，強化保管工作，為之后的查閱提供方便[2]。

2 計算機信息技術應用中面臨的主要問題

2.1 檔案資源真實性存在的風險

在自行實施檔案管理中，保存的信息資源容易被刪除，并且不會有任何的痕跡留下，這樣便失去了原本的資源，面對這樣的情況，這部分資源便不能通過簽發標準，如果有這樣的情況產生，會為這部分資料的真實性留下了疑問[3]。

2.2 檔案資源保密性存在的風險

在科技發展的今天，利用網絡終端可以對網絡平臺當中的文本信息進行有效獲取，甚至能夠在不同的網絡終端中，對同一終端文件進行接收。再這樣的情況下，信息資源的保密便會存在一定的風險，這也是技術部門需要重點解決的關鍵性問題。

2.3 檔案資源保管性存在的風險

在信息技術不斷普及以及發展的今天，事業單位對于信息化建設已經實現了普及，并且真正實現了無紙化辦公。其中無紙化辦公需要對網絡力量進行應用，有著快捷、方便、高效輕松的特征。其中只需要利用計算機便能對目標資源進行有效獲取，但是利用辦公室辦公也存在一定的問題，如果計算機網絡遭到了黑客的攻擊或者網絡突然中斷，會導致辦公系統出現癱瘓，不能進行任何的操作，甚至會丟失相應的檔案資源

3 完善檔案管理中計算機信息技術的應用

3.1 轉變檔案管理的工作觀念

長時間以來，我國的各個事業單位受到以往檔案管理工作思想的影響，對于新的管理方式更新比較慢，沒有對先進的技術進行引進，所以相應的工作效率有些低下。因此，機關單位在對檔案管理工作進行完善的過程中，需要將以往傳統的思想進行擺脫，轉變自身的管理觀念，以便意識到檔案管理信息化對內部管理水平提升的重要意義，構成相應的現代化管理氛圍，緊緊跟隨時代發展的腳步，將新的技術及設備進行引進，并強化對信息化檔案管理的科學規劃，使信息化水平得到逐步提升。

3.2 加強技術處理

檔案管理人員在對資源管理工作進行有效落實的過程中，會分析以及整合大量的信息數據，并將其進行分類歸檔，其中需要對每項資源進行及時接收，并合理規范、梳理。所以對于技術的加強十分關鍵，可對檔案資源的保護水平進行進一步提高。此外，通過科技手段，可以將目標信息進行有效重組，將計算機信息技術應用效果進行有效發揮，并且能夠及時將文件進行歸檔[4]。

3.3 提升檔案保存安全系數

檔案信息資源的相關保存工作十分重要，由于在計算機信息處理當中會存在相應的風險，為了使安全性得到提升，在記錄檔案信息資源的過程中，需要在封閉的介質環境中進行，利用這樣的方式，不會受到外界磁場的干擾，避免了相應安全風險的產生。如果在短時間內對檔案信息資源進行獲取，在存儲操作時，需要對信息進行驗證，以便檔案信息被他人進行修改和盜取。

4 結束語

總之，機關檔案管理工作已經有了全新的發展和轉變，將傳統的管理思想進行了更新，引進了信息化系統， 對檔案管理進行了有效的更新和完善，使管理效率有了很大的提升，但針對其中存在的風險，要給予高度的重視，通過加強技術處理以及提升檔案保存安全系數的方式，將其中的問題進行解決，保障檔案管理的效果。

參考文獻

[1]王雅喆.計算機信息技術在機關檔案管理中的應用[J/OL].電子技術與軟件工程，2019（07）：248[2019-04-20].

[2]高鵬.計算機信息技術在現代高校圖書館檔案管理中的應用[J].中國新通信，2019，21（03）：81.

[3]胡欣.計算機信息技術在醫院檔案管理中的應用[J].中國衛生產業，2019，16（02）：16-17+20.

[4]王斌.計算機信息技術在現代高校圖書檔案管理中的應用[J].電子技術與軟件工程，2018（05）：145.