醫(yī)院計生檔案中管理工作存在的問題與對策

郝朝磊

摘 要：醫(yī)院計生檔案為計生部門研究人口計生和計劃生育工作提供可靠的資料。計生檔案管理工作作為重要的基礎(chǔ)工作，對促進(jìn)各項計劃生育政策的落實起著重要作用。本文對醫(yī)院計生檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析，找出了幾點計生檔案工作中管理的對策，以提高和保證計生檔案管理工作的效率，現(xiàn)報道如下。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院計生檔案；管理工作；問題；對策

計生檔案是醫(yī)院檔案管理的重要部分，是計劃生育工作的集中反映，為計劃生育發(fā)展做出了詳細(xì)的原始資料記錄，對計生政策的貫徹落實具有重要意義[1]。其在計劃生育過程中形成的各種文字、圖表等記錄，為制定人口計劃生育政策提供了重要可靠的參考依據(jù)，是人口計劃工作有效開展的重要保障。所以，探索提高計生檔案的管理是十分重要的，以提高檔案管理水平，促進(jìn)計劃生育事業(yè)的發(fā)展。

1 醫(yī)院計生檔案管理的重要性

1）保險理賠的重要依據(jù)。近年來，隨著生活水平的提高，社會保障機制不斷完善，人們的參保率提升，在計劃生育服務(wù)過程中，如合法權(quán)益受到侵害，需要辦理保險理賠時，計生檔案將作為保險理賠的重要證據(jù)，為理賠取證審查提供關(guān)鍵的原始資料，有利于生殖保險、醫(yī)療糾紛等的理賠。2）計生檔案為生育工作提供了數(shù)據(jù)資料，對其進(jìn)行統(tǒng)計分析，其結(jié)果能為醫(yī)院進(jìn)一步的工作決策和計劃生育管理工作提供有效的指導(dǎo)，以針對性的制定計生管理工作，明確下一步的工作重點。且計生檔案為后期的計劃生育決策提供了重要的依據(jù)，對人口控制起到了參考作用。3）醫(yī)院通過計生檔案可以了解育齡女性的客觀需求，以針對性的做好計生工作，為其提供更好的服務(wù)。另外，還可以通過計生檔案了解流動人口生育情況，建立流動人口計生檔案，為流動人口提供計生和生殖健康方面的認(rèn)知，正確引導(dǎo)其避孕、節(jié)育和超生現(xiàn)象[2]。

2 醫(yī)院計生檔案管理工作中存在的問題

目前我國大多醫(yī)院的計生檔案管理部門都存著許多問題，其管理制度缺失，管理方式和理念落后，具體表現(xiàn)在以下幾點。

2.1 計生檔案管理意識不強

當(dāng)前大多醫(yī)院沒有重視計生檔案管理，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員沒有意識到計生檔案的重要性，在檔案管理工作中，只是簡單的收集資料，程序隨意，記錄方式不規(guī)范。且對檔案保存不到位，未經(jīng)整理或隨意堆放，造成檔案壽命縮短，不利于后期的計生工作開展。

2.2 計生檔案管理制度不全

部分醫(yī)院對計生檔案管理工作沒有統(tǒng)一的要求，其管理比較隨意，無有效的管理制度和監(jiān)督機制，造成管理部門的管理方式落后，管理模式傳統(tǒng)，一般采用手工歸檔，沒有現(xiàn)代化技術(shù)投入，在信息采集和歸檔分析中難免出現(xiàn)誤差，且工作效率低。另外，歸檔程序不規(guī)范，常出現(xiàn)歸檔字跡潦草不清、檔案目錄不全、內(nèi)容缺失等問題，甚至有些檔案內(nèi)容不一致。

2.3 檔案資料不齊全

醫(yī)院的計生檔案資料涉及部門較多，在實際檔案收集過程中，常遺漏部分資料，造成計生檔案不齊全。而有些齊全的檔案，在有些人員借閱后，沒有登記記錄，用后未及時歸還，造成檔案資料丟失空缺，無法找回，嚴(yán)重影響了計生檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

2.4 缺乏專業(yè)管理人員

計生檔案管理工作系統(tǒng)性較強，需要專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理。但大多醫(yī)院的計生檔案管理人員不固定，人員調(diào)動較大，甚至由其他部門人員兼職，管理人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識，且兼職工作投入度低，造成檔案管理混亂。而頻繁的人員調(diào)動，容易造成檔案交接不清，嚴(yán)重影響檔案的整體性和完整性[3]。

3 醫(yī)院計生檔案管理的對策

3.1 正確認(rèn)識檔案管理的重要性

針對我國大多醫(yī)院不重視計生檔案管理的現(xiàn)狀，應(yīng)加強其思想上對計生檔案管理的正確認(rèn)識。計生檔案管理工作對生育狀況影響是巨大的，尤其在人口控制方面。醫(yī)院管理部門

應(yīng)當(dāng)加大計生檔案管理知識普及和宣傳，提高相關(guān)工作人員對人口計生檔案管理全面的理解和認(rèn)識。在檔案管理工作實踐中，建立完善的管理制度，對工作進(jìn)行規(guī)范化管理，加強人口計生檔案管理的程序化。在規(guī)范化管理過程中，管理人員需熟練掌握新設(shè)備和新技術(shù)的應(yīng)用流程，以規(guī)范化管理人口計生檔案資源，真正提高人口計生檔案的管理水平。

3.2 加強計生檔案的信息管理

信息管理是對檔案中復(fù)雜數(shù)據(jù)進(jìn)行信息處理，對檔案管理中的新信息建立數(shù)據(jù)樹，通過計算機采用二進(jìn)制代碼對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。且合理的數(shù)碼技術(shù)應(yīng)用，可保障計生檔案管理的安全性和通用性。信息管理過程中，可通過計算機進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)咨詢及實時瀏覽，對計生檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)及時更新，實現(xiàn)資源共享。且先進(jìn)的計算機技術(shù)應(yīng)用可提高計生檔案管理效果，優(yōu)化管理工作流程，對借閱和瀏覽檔案都有記錄，提高了檔案管理功能[4]。

3.3 提高服務(wù)創(chuàng)新

計生檔案服務(wù)是檔案管理工作的中心，檔案工作通過服務(wù)才能使檔案管理與經(jīng)濟協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案事業(yè)走上可持續(xù)發(fā)展道路。檔案服務(wù)創(chuàng)新應(yīng)重視檔案服務(wù)內(nèi)容及范圍的創(chuàng)新，不斷擴大，以更好的做好檔案服務(wù)工作，為需求者提供優(yōu)質(zhì)有效的檔案服務(wù)。另外，計生檔案管理工作缺乏積極和創(chuàng)新性，崗位人員無法正確認(rèn)識其服務(wù)價值，計生檔案管理工作必須進(jìn)行合理、科學(xué)化的管理模式，創(chuàng)建符合自身條件的服務(wù)機制。

3.4 提升檔案管理人員的整體素質(zhì)

1）調(diào)整工作人員的心態(tài)。增強計生檔案管理崗位人員的認(rèn)知和職業(yè)責(zé)任感。認(rèn)知是人員對工作的心理活動，需克服厭倦心理。注重檔案人員對檔案管理工作的認(rèn)識，強化職業(yè)技能。培養(yǎng)檔案崗位人員的責(zé)任意識，調(diào)動其積極性，提高其責(zé)任心，以增強檔案管理工作的投入度。2）加強在職培訓(xùn)。提高檔案管理人員素質(zhì)的基本途徑是進(jìn)行有效的在職培訓(xùn)。定期組織人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以提高其知識結(jié)構(gòu)、管理業(yè)務(wù)水平，增強其檔案管理的觀念。適時開展繼續(xù)教育，以提高其檔案管理技術(shù)。3）培養(yǎng)復(fù)合型人才。隨著信息時代的發(fā)展，檔案實行信息化管理，不僅要求相關(guān)管理人員具有檔案管理專業(yè)能力，還需具備良好的計算機水平，以進(jìn)行信息交換和處理，所以，應(yīng)培養(yǎng)復(fù)合型人才，以更好的進(jìn)行計生檔案管理。4）鼓勵人員自學(xué)。檔案管理人員不僅要參加培訓(xùn)，還要通過自我學(xué)習(xí)，以積累更多知識，不斷提升整體素質(zhì)。如學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)、現(xiàn)代檔案管理、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，并注重與實踐結(jié)合。5）合理調(diào)配人才。將檔案管理人員按學(xué)歷、年齡、職稱和經(jīng)驗等進(jìn)行整合，進(jìn)行合理的人員分配，以發(fā)揮各類人員的優(yōu)勢，促進(jìn)檔案管理的有效性。

4 總結(jié)

計生檔案是計劃生育檔案管理的重要內(nèi)容，醫(yī)院計生檔案對我國經(jīng)濟發(fā)展極為重要，是制定計生管理制度的原始資料，也是落實計生工作的基礎(chǔ)保障[5]。醫(yī)院應(yīng)重視計生檔案的管理，使其更好的提供服務(wù)。

當(dāng)前醫(yī)院計生檔案管理中存在許多問題，如檔案管理不受重視、檔案管理工作不規(guī)范、信息化程度較低、缺乏專業(yè)管理人員等，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院計生檔案管理工作的發(fā)展。所以，應(yīng)加強管理工作的改革，重視檔案管理工作，對其進(jìn)行科學(xué)合理的管理，實現(xiàn)信息化技術(shù)管理，提高信息服務(wù)和人員綜合素質(zhì)，確保計生檔案的更新和共享，以促進(jìn)計生工作的順利開展。而做為計生檔案的管理人員，需具備崗位責(zé)任心和創(chuàng)新意識，建立檔案管理理念，以不斷提高檔案管理工作效率，保證檔案管理工作的高效完成。

參考文獻(xiàn)

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