醫(yī)院計(jì)生檔案中管理工作存在的問題與對(duì)策

郝朝磊

摘 要：醫(yī)院計(jì)生檔案為計(jì)生部門研究人口計(jì)生和計(jì)劃生育工作提供可靠的資料。計(jì)生檔案管理工作作為重要的基礎(chǔ)工作，對(duì)促進(jìn)各項(xiàng)計(jì)劃生育政策的落實(shí)起著重要作用。本文對(duì)醫(yī)院計(jì)生檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析，找出了幾點(diǎn)計(jì)生檔案工作中管理的對(duì)策，以提高和保證計(jì)生檔案管理工作的效率，現(xiàn)報(bào)道如下。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院計(jì)生檔案；管理工作；問題；對(duì)策

計(jì)生檔案是醫(yī)院檔案管理的重要部分，是計(jì)劃生育工作的集中反映，為計(jì)劃生育發(fā)展做出了詳細(xì)的原始資料記錄，對(duì)計(jì)生政策的貫徹落實(shí)具有重要意義[1]。其在計(jì)劃生育過程中形成的各種文字、圖表等記錄，為制定人口計(jì)劃生育政策提供了重要可靠的參考依據(jù)，是人口計(jì)劃工作有效開展的重要保障。所以，探索提高計(jì)生檔案的管理是十分重要的，以提高檔案管理水平，促進(jìn)計(jì)劃生育事業(yè)的發(fā)展。

1 醫(yī)院計(jì)生檔案管理的重要性

1）保險(xiǎn)理賠的重要依據(jù)。近年來，隨著生活水平的提高，社會(huì)保障機(jī)制不斷完善，人們的參保率提升，在計(jì)劃生育服務(wù)過程中，如合法權(quán)益受到侵害，需要辦理保險(xiǎn)理賠時(shí)，計(jì)生檔案將作為保險(xiǎn)理賠的重要證據(jù)，為理賠取證審查提供關(guān)鍵的原始資料，有利于生殖保險(xiǎn)、醫(yī)療糾紛等的理賠。2）計(jì)生檔案為生育工作提供了數(shù)據(jù)資料，對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，其結(jié)果能為醫(yī)院進(jìn)一步的工作決策和計(jì)劃生育管理工作提供有效的指導(dǎo)，以針對(duì)性的制定計(jì)生管理工作，明確下一步的工作重點(diǎn)。且計(jì)生檔案為后期的計(jì)劃生育決策提供了重要的依據(jù)，對(duì)人口控制起到了參考作用。3）醫(yī)院通過計(jì)生檔案可以了解育齡女性的客觀需求，以針對(duì)性的做好計(jì)生工作，為其提供更好的服務(wù)。另外，還可以通過計(jì)生檔案了解流動(dòng)人口生育情況，建立流動(dòng)人口計(jì)生檔案，為流動(dòng)人口提供計(jì)生和生殖健康方面的認(rèn)知，正確引導(dǎo)其避孕、節(jié)育和超生現(xiàn)象[2]。

2 醫(yī)院計(jì)生檔案管理工作中存在的問題

目前我國(guó)大多醫(yī)院的計(jì)生檔案管理部門都存著許多問題，其管理制度缺失，管理方式和理念落后，具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

2.1 計(jì)生檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

當(dāng)前大多醫(yī)院沒有重視計(jì)生檔案管理，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員沒有意識(shí)到計(jì)生檔案的重要性，在檔案管理工作中，只是簡(jiǎn)單的收集資料，程序隨意，記錄方式不規(guī)范。且對(duì)檔案保存不到位，未經(jīng)整理或隨意堆放，造成檔案壽命縮短，不利于后期的計(jì)生工作開展。

2.2 計(jì)生檔案管理制度不全

部分醫(yī)院對(duì)計(jì)生檔案管理工作沒有統(tǒng)一的要求，其管理比較隨意，無(wú)有效的管理制度和監(jiān)督機(jī)制，造成管理部門的管理方式落后，管理模式傳統(tǒng)，一般采用手工歸檔，沒有現(xiàn)代化技術(shù)投入，在信息采集和歸檔分析中難免出現(xiàn)誤差，且工作效率低。另外，歸檔程序不規(guī)范，常出現(xiàn)歸檔字跡潦草不清、檔案目錄不全、內(nèi)容缺失等問題，甚至有些檔案內(nèi)容不一致。

2.3 檔案資料不齊全

醫(yī)院的計(jì)生檔案資料涉及部門較多，在實(shí)際檔案收集過程中，常遺漏部分資料，造成計(jì)生檔案不齊全。而有些齊全的檔案，在有些人員借閱后，沒有登記記錄，用后未及時(shí)歸還，造成檔案資料丟失空缺，無(wú)法找回，嚴(yán)重影響了計(jì)生檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

2.4 缺乏專業(yè)管理人員

計(jì)生檔案管理工作系統(tǒng)性較強(qiáng)，需要專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理。但大多醫(yī)院的計(jì)生檔案管理人員不固定，人員調(diào)動(dòng)較大，甚至由其他部門人員兼職，管理人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，且兼職工作投入度低，造成檔案管理混亂。而頻繁的人員調(diào)動(dòng)，容易造成檔案交接不清，嚴(yán)重影響檔案的整體性和完整性[3]。

3 醫(yī)院計(jì)生檔案管理的對(duì)策

3.1 正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性

針對(duì)我國(guó)大多醫(yī)院不重視計(jì)生檔案管理的現(xiàn)狀，應(yīng)加強(qiáng)其思想上對(duì)計(jì)生檔案管理的正確認(rèn)識(shí)。計(jì)生檔案管理工作對(duì)生育狀況影響是巨大的，尤其在人口控制方面。醫(yī)院管理部門

應(yīng)當(dāng)加大計(jì)生檔案管理知識(shí)普及和宣傳，提高相關(guān)工作人員對(duì)人口計(jì)生檔案管理全面的理解和認(rèn)識(shí)。在檔案管理工作實(shí)踐中，建立完善的管理制度，對(duì)工作進(jìn)行規(guī)范化管理，加強(qiáng)人口計(jì)生檔案管理的程序化。在規(guī)范化管理過程中，管理人員需熟練掌握新設(shè)備和新技術(shù)的應(yīng)用流程，以規(guī)范化管理人口計(jì)生檔案資源，真正提高人口計(jì)生檔案的管理水平。

3.2 加強(qiáng)計(jì)生檔案的信息管理

信息管理是對(duì)檔案中復(fù)雜數(shù)據(jù)進(jìn)行信息處理，對(duì)檔案管理中的新信息建立數(shù)據(jù)樹，通過計(jì)算機(jī)采用二進(jìn)制代碼對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。且合理的數(shù)碼技術(shù)應(yīng)用，可保障計(jì)生檔案管理的安全性和通用性。信息管理過程中，可通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)咨詢及實(shí)時(shí)瀏覽，對(duì)計(jì)生檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)及時(shí)更新，實(shí)現(xiàn)資源共享。且先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用可提高計(jì)生檔案管理效果，優(yōu)化管理工作流程，對(duì)借閱和瀏覽檔案都有記錄，提高了檔案管理功能[4]。

3.3 提高服務(wù)創(chuàng)新

計(jì)生檔案服務(wù)是檔案管理工作的中心，檔案工作通過服務(wù)才能使檔案管理與經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案事業(yè)走上可持續(xù)發(fā)展道路。檔案服務(wù)創(chuàng)新應(yīng)重視檔案服務(wù)內(nèi)容及范圍的創(chuàng)新，不斷擴(kuò)大，以更好的做好檔案服務(wù)工作，為需求者提供優(yōu)質(zhì)有效的檔案服務(wù)。另外，計(jì)生檔案管理工作缺乏積極和創(chuàng)新性，崗位人員無(wú)法正確認(rèn)識(shí)其服務(wù)價(jià)值，計(jì)生檔案管理工作必須進(jìn)行合理、科學(xué)化的管理模式，創(chuàng)建符合自身?xiàng)l件的服務(wù)機(jī)制。

3.4 提升檔案管理人員的整體素質(zhì)

1）調(diào)整工作人員的心態(tài)。增強(qiáng)計(jì)生檔案管理崗位人員的認(rèn)知和職業(yè)責(zé)任感。認(rèn)知是人員對(duì)工作的心理活動(dòng)，需克服厭倦心理。注重檔案人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化職業(yè)技能。培養(yǎng)檔案崗位人員的責(zé)任意識(shí)，調(diào)動(dòng)其積極性，提高其責(zé)任心，以增強(qiáng)檔案管理工作的投入度。2）加強(qiáng)在職培訓(xùn)。提高檔案管理人員素質(zhì)的基本途徑是進(jìn)行有效的在職培訓(xùn)。定期組織人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以提高其知識(shí)結(jié)構(gòu)、管理業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)其檔案管理的觀念。適時(shí)開展繼續(xù)教育，以提高其檔案管理技術(shù)。3）培養(yǎng)復(fù)合型人才。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，檔案實(shí)行信息化管理，不僅要求相關(guān)管理人員具有檔案管理專業(yè)能力，還需具備良好的計(jì)算機(jī)水平，以進(jìn)行信息交換和處理，所以，應(yīng)培養(yǎng)復(fù)合型人才，以更好的進(jìn)行計(jì)生檔案管理。4）鼓勵(lì)人員自學(xué)。檔案管理人員不僅要參加培訓(xùn)，還要通過自我學(xué)習(xí)，以積累更多知識(shí)，不斷提升整體素質(zhì)。如學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)、現(xiàn)代檔案管理、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，并注重與實(shí)踐結(jié)合。5）合理調(diào)配人才。將檔案管理人員按學(xué)歷、年齡、職稱和經(jīng)驗(yàn)等進(jìn)行整合，進(jìn)行合理的人員分配，以發(fā)揮各類人員的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案管理的有效性。

4 總結(jié)

計(jì)生檔案是計(jì)劃生育檔案管理的重要內(nèi)容，醫(yī)院計(jì)生檔案對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展極為重要，是制定計(jì)生管理制度的原始資料，也是落實(shí)計(jì)生工作的基礎(chǔ)保障[5]。醫(yī)院應(yīng)重視計(jì)生檔案的管理，使其更好的提供服務(wù)。

當(dāng)前醫(yī)院計(jì)生檔案管理中存在許多問題，如檔案管理不受重視、檔案管理工作不規(guī)范、信息化程度較低、缺乏專業(yè)管理人員等，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院計(jì)生檔案管理工作的發(fā)展。所以，應(yīng)加強(qiáng)管理工作的改革，重視檔案管理工作，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)合理的管理，實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)管理，提高信息服務(wù)和人員綜合素質(zhì)，確保計(jì)生檔案的更新和共享，以促進(jìn)計(jì)生工作的順利開展。而做為計(jì)生檔案的管理人員，需具備崗位責(zé)任心和創(chuàng)新意識(shí)，建立檔案管理理念，以不斷提高檔案管理工作效率，保證檔案管理工作的高效完成。

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