在新時期背景下事業單位檔案管理的思路與方法

田增光

摘 要：本文從新時期背景下事業單位檔案管理的現狀展開分析，并以此為依據，提出創新管理理念，提高對檔案管理的重視程度、利用先進的管理方式，加大資金投入量、利用網絡化手段，促進檔案信息化建設、創新檔案管控機制，提高信息利用率的有效措施，旨在基于新時期背景下，事業單位在開展檔案管理的工作中，創新內部控制制度與管理路徑，進而推動事業單位的健康長遠發展。

關鍵詞：新時期背景；事業單位；檔案管理；內部控制制度

目前，我國的經濟飛速發展，事業單位迎來了更多的發展機遇與挑戰，檔案管理的改革逐漸被提升了日程。這就要求相關的管理人員在進行檔案管理的過程中，不僅做好資料與文件的收集工作，還應當制定長遠的發展規劃。因此，在事業單位的檔案管理過程中，要從設備、管理及各種手段中，實現新時期檔案管理工作的全面改進，緊跟時代的發展腳步，制定完善的內部控制制度，利用先進的信息技術，為事業單位的可持續發展打下穩固基礎。

1 新時期背景下事業單位檔案管理的現狀

1.1 在檔案管理的過程中沒有合理的利用資源

有些事業單位在進行檔案管理中仍然存在瓶頸階段，僅僅保持基本的整理、收集與管理工作，沒有對事業單位的檔案資金進行合理的利用。在事業單位中建立檔案管理制度，就是將資料進行匯集，并保證其能夠得到合理的利用。在此過程中，最重要的部分就是要保證信息的正確性，并為事業單位的經營決策提供參考。但就實際情況進行分析，在進行檔案管理工作的過程中，相關的管理人員沒有合理的利用資源，管理方式較為單一，檔案管理工作一直處于被動的狀態下。

1.2 在檔案管理的過程中沒有規范化的管理制度

大部分事業單位在開展檔案管理的工作中，對于管理工作與措施沒有建立相應的管控制度，導致大部分事業單位管理人員沒有意識到檔案管理的重要性，對于內部的資源缺了解，大部分的管理人員認為檔案管理僅僅是邊緣性的部門，不需要加大重視力度。因此，通常情況下，事業單位的管理制度大都不夠健全，沒有對各項工作進行規范化管理，進而對后續工作開展造成影響[1]。

1.3 在檔案管理的過程中沒有對信息進行合理的利用

在事業單位的實際發展過程中，經常會出現管理制度執行流于形式化的問題，在進行資料外借的過程中，管理人員根據相關的手續做好了外借的過程，但是對于實際的資料歸還情況缺乏關注，對于檔案信息沒有合理的運用，檔案管理人員對于自身的工作職責不夠明確。由于大部分事業單位沒有建立相應的激勵機制，導致檔案管理人員的工作存在一定隨意性。在進行檔案信息管理的過程中，沒有緊跟時代的發展腳步，導致信息量與工作量加大，容易出現錯誤。

2 新時期背景下事業單位檔案管理的創新管理路徑

2.1 創新管理理念，提高對檔案管理的重視程度

基于新時期背景下，提高事業單位的檔案管理工作不僅能夠提高管理效率，還能夠為后續工作的順利開展打下穩固基礎。首先，對事業單位的領導來說，要從各個渠道出發，在內部加大對于檔案管理工作的宣傳力度，提高員工的認知。另外，要鼓勵各個基層的員工大膽的提出意見，將自己對于檔案管理工作的想法表達出來，進而將員工的主觀能動性發揮到最大化。另外，事業單位的領導人員要逐步加大重視程度，對在檔案管理工作中表現優異的員工給予相應的獎勵，逐步營造出良好的工作環境。利用這種方式不僅能夠使全員都參與其中，還能夠實現檔案管理工作的創新，借鑒發達國家的成功案例，保證檔案管理工作的順利開展。例如，事業單位可以進行建檔方式的創新，逐步構建相應的電子檔案，不僅能夠為工作人員的查閱提供一定的方便，還能夠避免因紙質檔案破損產生的損失[2]。

2.2 利用先進的管理方式，加大資金投入量

在進行檔案管理的過程中，事業單位應當逐步加強各個部門之間的溝通與協調。政府等相關部門可以利用多元化的措施，逐步加大對于檔案管理的資金投入。事業單位有了充足的資金，就能夠引進先進的管理制度，使員工能夠在實踐的管理過程中積累經驗，還能夠為開展全面檔案管理工作的創新打下穩固基礎。也就是說，檔案工作人員要合理的利用信息技術，提高實際操作能力，不僅能夠提高效率，還能夠減少工作人員的壓力。由于事業單位的檔案數據級別較高的資料內容，需要經過工作人員的審核工作，并進行查找歸檔，針對于重要程度較低的檔案資料，單位可以將其制作為電子文檔并進行保存；但是對于重要程度較高的檔案資料，相關的管理人員務必要反復核實，并手動備份與電子備份，進而為后期的文檔鑒定工作提供重要的依據[3]。最后，在進行檔案管理工作保密性工作的同時，要對檔案信息資源進行合理的利用。將事業單位的檔案管理工作為基礎，通過總結實際的管理經驗，保證信息數據的真實性與可靠性。

2.3 利用網絡化手段，促進檔案信息化建設

目前，互聯網技術得到了廣泛的應用，基于新時代背景下，事業單位的檔案管理人員需要同先進的信息技術，逐步推動單位檔案管理的信息化進程。例如，針對于傳統的手記筆錄的方式進行檔案的歸檔，在后續的查找工作中會遇到不方便的問題。一些機構單位已經開始利用光盤技術、聲像技術進行檔案的入檔工作，并對檔案進行分類歸檔管理，利用輸入指定信息的方式，使相關的管理人員能夠及時找到檔案。利用這種方式有效提高了檔案文件中重要資源的利用價值。合理的利用網絡化技術，在對重要性文件進行存檔管理的過程中，可以設置文件機密性保護機制，從檔案管理與保密方面進行存檔，保證檔案管理的實效性。另外，在事業單位內部建立檔案數據庫，對資料進行數字化歸檔，并安排專門的工作人員進行管理，并對檔案信息進行統一的存儲與查詢工作，進而為后續工作的開展打下良好基礎，推動事業單位的戰略性發展目標。

2.4 創新檔案管控機制，提高信息利用率

基于新時期背景下，事業單位在開展檔案管理的過程中，建立完善的檔案管理機制，對于檔案管理工作的創新有著直接的關系。在制定管理機制的過程中，不僅要符合國家的基本法律法規，還要在具備廣泛平等性的基礎上，對內部的員工進行強力的約束，避免檔案管理工作流于形式化[4]。另外，能夠在一定程度上滿足員工的實際利益需求，可以由員工進行自我討論，保證管理機制的靈動性，便于制度的創新與改革。其次，在進行檔案管理機制的完善過程中，要具體落實到各項工作中，建立相應的獎懲機制，對檔案管理工作人員的工作行為進行約束，并將員工的主觀能動性發揮到最大化，還能夠保證檔案管理工作的安全性，為事業單位的長遠發展提供重要依據。

3 結束語

綜上所述，在事業單位的實際運營過程中，加強檔案管理工作，對事業單位的長遠發展有決定的作用，這就對于事業單位的領導與管理人員提出了更加嚴格的要求，不僅要在思想中提高重視程度，還要結合事業單位的實際情況，創新解決方式與思路，進而為事業單位的檔案管理工作順利開展打下穩固基礎。當然，事業單位只有最好本質的管理工作，利用科學化與信息化的方式，及時發現各個環節中存在的不足，健全管理體系，在一定程度上提高管理工作的質量，推動事業單位的可持續發展。

參考文獻

[1]孟娜.論事業單位檔案管理信息化建設問題[J].納稅，2019，13（08）：

249+251.

[2]周穎.淺析事業單位檔案管理工作中的人性化管理[J].現代營銷（信息版），2019（03）：148.

[3]劉燕.如何在事業單位檔案管理中開展精細化管理[J].辦公室業務，2019（04）：117.

[4]劉敏.事業單位文書檔案信息化建設探究[J].城建檔案，2019（02）：25-26.