企業檔案管理的網絡信息化及開發利用

摘 要：隨著我國科技的發展，網絡信息化時代已經到來，各種各樣的信息管理模式慢慢的融入人們的生活，給人們的生活帶來了便利。企業在檔案管理方面也需要實現網絡信息化的開發，讓檔案管理更加安全，可以更加數據化的進行管理。本文主要對網絡信息化企業檔案管理的優點以及缺點進行分析，提出利用網絡信息化管理檔案的要點，再對網絡信息化管理檔案的實際運用方面提出一些建議，推動企業和社會的健康發展。

關鍵詞：企業檔案管理；網絡信息化；開發利用

企業檔案管理是一種信息管理的方法，有條理的檔案管理可以有效的提高工作效率，但是傳統的檔案管理方法已經不能適應信息化的發展。隨著信息化的發展，網絡信息技術已經開始普及到各個行業，這種信息工程技術可以在企業檔案管理方面有效的提高工作效率，讓檔案管理變得更加簡單，同時提高企業管理的水平。

1 網絡信息化檔案管理的優點和缺點

隨著科技的發展，大部分企業已經開始開發網絡信息化的檔案管理方法，這種方式可以將檔案和計算機技術結合，將所有的檔案建入同一個系統，來更加系統化的進行檔案管理，便于查詢。這種一體化的檔案管理模式是當代企業檔案管理的一個新出發點，讓企業檔案管理順應時代的發展。

1.1 網絡信息化企業檔案管理的優點

1）提高檔案管理工作效率。信息化的管理企業檔案，打破原有的管理方式，這種系統化的管理方式不僅節約空間，并且減少了查找檔案的時間。工作人員在查找檔案的時候可以通過檔案管理系統查找出需要的檔案，提高工作效率，避免出現不必要的錯誤。

2）保存檔案原始內容。傳統紙質檔案在保存的過程中會由于一些人為或者外界因素導致保存不夠完整。隨著時間的推移，就會出現字跡不清，保存不完整的現象，這種情況便會影響到日后對于檔案的查閱。但是網絡化的檔案管理方法可以將紙質版的文件，掃描為電子版的文件，這種電子版的檔案便可以保存檔案的原始樣貌了。

3）方便查找檔案。檔案查找是一件很復雜的工作，一個企業的檔案很多，傳統的檔案查找方法，只能根據年限以及代碼進行查找。而網絡化的檔案管理在查找的過程中，可以在管理系統中進行關鍵詞過濾查詢。當電子版的檔案錄入系統之后，管理人員便可以很快的查到所需要的檔案，這種方式更加具有針對性，并且節省了翻閱檔案的時間。

4）加強檔案的安全性。企業檔案中很多東西都具有私密性，網絡信息化的檔案管理可以在系統中設置不同的權限，進行分級管理。在工作人員登錄檔案管理系統的時候還可以設置身份驗證，來提高檔案的安全性。

1.2 網絡信息化企業檔案管理的缺點

1）無法保證檔案的完整性。網絡化的檔案管理方法雖然便捷，但是由于在上傳電子檔案的過程中，可能會出現上傳不完整或者上傳錯誤的現象。這種情況的發生讓檔案的完整性破壞，影響檔案的使用，還有可能會影響企業的發展。

2）電子檔案性質過于特殊。網絡信息化檔案管理的形態就是一種電子信息，這種信息主要是存儲于計算機中。所以在存儲的過程中很容易出現數據缺失的問題，并且工作人員對于檔案管理需要重視，避免在管理的過程中出現泄漏問題。計算機在運作的過程中可能會出現故障，導致檔案丟失，這些情況屬于電子檔案的特殊性。所以對于檔案管理人員的技術要求也需要提高，避免出現不必要的損失。

2 網絡信息化檔案管理開發的要點

信息化的檔案管理需要企業制定明確的目標，健全管理系統；制定專門的企業檔案管理計劃，對企業的檔案進行分類管理，企業需要結合自身的情況，普及網絡化的檔案管理模式，讓專業的工作人員進行管理，重視檔案管理的安全性避免造成企業的損失。

3 網絡信息化檔案管理實際操作中的建議

3.1 提高網絡安全性

為了避免檔案管理系統出現問題，需要保證計算機網絡的安全性，安裝殺毒軟件以及可靠地防火墻，實時對系統安全進行檢測；企業對于檔案管理的保密工作一定要重視，檔案管理系統應該設定專業的工作人員操作，進行維護以及查找工作，避免造成不必要的損失；建立健全公司檔案管理系統的管理機制，要求工作人員系統的進行操作，注意檔案管理系統的操作時間，保證檔案信息的安全性。

3.2 開發計算機軟件、硬件

網絡信息化檔案的管理與計算機軟件的發展相輔相成，一體化的檔案管理需要更加成熟的計算機技術來支持，需要對計算機操作系統的安全性以及防護系統及時進行更新，對計算機網絡的信息網絡及時進行更新，確保傳輸過程中不會發生錯誤。

3.3 建立專業的管理隊伍

網絡化檔案管理也需要配備專業的管理人員，需要對檔案管理進行規范。隨著科技的發展，電子檔案已經是企業最需要的檔案管理方式，所以管理人員掌握的專業知識要更加多元化，不僅要熟悉電子檔案的管理模式，還需要能解決電腦故障的人才。所以對于管理人員的專業要求應當提高，這樣才能讓網絡化信息的管理更加順利的進行。

3.4 提高檔案知識產權的保護意識

企業的檔案是一個企業最重要的文件，企業需要對公司檔案進行保護，避免管理檔案的過程中出現安全問題。企業在簽訂文件的時候，要確保簽訂方對文件內容進行保密，協議的內容不允許泄露給其他人。由于網絡化檔案管理的特殊性，工作人員在管理檔案的時候，可能會出現檔案流失的現象，有很高的風險。所以檔案管理系統一定要設置檔案分級管理權限，不同的工作人員對于檔案的查閱權限也要進行設置，避免檔案丟失或被盜用，減少企業損失。

4 結語

綜上所述，企業網絡化檔案管理是目前需要重視開發的一個項目，實現網絡化檔案管理可以讓企業順應時代發展的潮流，更加穩定的發展。傳統的紙質檔案管理已經不能滿足目前企業的需求，網絡信息化的檔案管理不但可以減少工作時間，還可以節約檔案占用的空間，給企業的發展帶來很多便利。在網絡化管理檔案的同時，需要配備專業的檔案管理人員來管理系統，保證檔案管理的安全性，強化工作人員的產權意識，并且在管理的過程中實現數字化管理，節約時間，提高企業的工作效率，推動企業的發展。

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作者簡介

曹同慶（1983-），男，漢族，山東安丘，大專，濰坊市市政公用事業管理處。