大數(shù)據(jù)時代建筑工程檔案管理信息化建設(shè)研究

梁秀云

摘 要：檔案資料作為建筑單位的信息集中處，現(xiàn)如今傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理辦法早已無法滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求。本文從建筑工程檔案管理信息化存在的問題進行分析，并根據(jù)實際情況就大數(shù)據(jù)時代如何有效進行信息化檔案管理提出具體措施，希望能對建筑工程的檔案管理工作起到促進作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；建筑工程

大數(shù)據(jù)時代背景下，信息技術(shù)已被廣泛應用于各行各業(yè)，大幅度提升了企業(yè)工作效率。對于建筑單位而言，檔案作為記錄工程進度的重要資料的載體，科學的管理檔案，能夠?qū)崿F(xiàn)建筑工程高效穩(wěn)健運轉(zhuǎn)的目標。目前，部分建筑單位由于缺乏信息化建設(shè)，導致建筑單位檔案管理工作效率持續(xù)降低。

1 建筑工程信息化檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理信息化建設(shè)速度緩慢

科技飛速發(fā)展的同時，建筑工程檔案信息化建設(shè)也在加快進程，雖然大多數(shù)建筑企業(yè)已經(jīng)加大了重視程度以及資金的投入，但根據(jù)調(diào)查結(jié)果可以發(fā)現(xiàn)，目前我國建筑工程檔案信息化管理的發(fā)展速度仍然落后于經(jīng)濟建設(shè)的腳步，并未建立好工程建設(shè)的相關(guān)標準。由于檔案來源地區(qū)不同，導致信息分散難于管理。除此之外，許多建筑企業(yè)仍然依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而忽略了信息化建設(shè)。

1.2 對檔案管理信息化的重視度不夠

現(xiàn)階段，我國建筑工程檔案信息化管理建設(shè)還處于起始階段，存在諸多不足，具體包括：案卷質(zhì)量不高，缺乏搜索工具，專業(yè)檔案管理人員技能不過關(guān)，從業(yè)數(shù)量不多，處理檔案管理事務(wù)時違規(guī)操作，嚴重阻礙了檔案信息化管理建設(shè)的進程。同時，國家相關(guān)法律制度不夠完善，檔案信息安全得不到保障。許多建筑企業(yè)存在著“重施工，輕管理”的現(xiàn)象，造成檔案收集、整理、移交、存檔等工作無法與工程施工同步，檔案管理工作僅僅流于形式。

1.3 檔案庫房不足

檔案庫房不足是當前建筑工程企業(yè)檔案管理面臨的問題之一，盡管絕大多數(shù)建筑工程企業(yè)都配備了管理檔案的辦公設(shè)施，但專門用于存放工程檔案的辦公用房卻嚴重不足，甚至沒有，工程檔案與公司的文秘、行政檔案一同存放，難以對其進行有效的保護與管理，檔案庫房的不足為建筑企業(yè)工程檔案的采集、整合、使用造成了很大影響。

2 大數(shù)據(jù)時代信息化建設(shè)建筑工程檔案管理的措施

2.1 增強建筑工程管理層的信息化意識

隨著大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)等新興科技的發(fā)展，信息化建設(shè)在建筑工程檔案管理中的作用日益突出，應用信息化管理手段能夠簡化檔案管理程序，減輕工作量，促進檔案管理高效化。但現(xiàn)階段我國信息化建設(shè)的應用還不到位，建筑企業(yè)管理層對其重視度不夠。為了提升建筑企業(yè)的檔案管理水平，企業(yè)管理層領(lǐng)導的信息化管理思維模式需要培養(yǎng)，不斷轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，認識到檔案管理工作的重要性，在思想認知上推進檔案管理工作，將日常生活中的檔案管理模式過渡到網(wǎng)絡(luò)管理模式，營造出安全、高效的檔案管理平臺，重視信息化技術(shù)實際應用到企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的問題，不斷完善檔案管理流程，嚴格按照相關(guān)制度把控管理過程中的各個環(huán)節(jié)，并對管理人員的專業(yè)技能進行檢測，同時安排技術(shù)人員對新科技設(shè)備進行定期檢測，確保檔案信息的完整與真實，為建筑企業(yè)檔案信息化管理帶來益處，實現(xiàn)信息化管理檔案的發(fā)展目標。

2.2 培訓建筑工程檔案管理人員的專業(yè)技能

建筑施工企業(yè)檔案管理中應用信息化技術(shù)，能夠有效提升檔案管理工作的效率。因此需要正確認識當前檔案管理人員的不足，優(yōu)化信息化技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢發(fā)揮，提高建筑企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容繁多且工作量大，管理人員的專業(yè)能力與素質(zhì)水平極為重要，能否熟練運用新科技設(shè)備會直接影響檔案管理的水平。目前，部分建筑工程企業(yè)檔案管理人員計算機技術(shù)水平偏低，嚴重降低了檔案管理的工作效率。近日，國網(wǎng)棗莊供電公司按照檔案管理新要求，認真總結(jié)分析傳統(tǒng)檔案管理存在的弊端后，堅持以信息化建設(shè)為導向，大力推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)，著重加強對企業(yè)檔案管理人員專業(yè)水平以及計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓。在其位謀其職，檔案管理人員要保持對工作的高度熱情，以良好的態(tài)度積極對待日常工作，嚴格履行檔案管理的職責。并開展了檔案管理宣傳工作，提高建筑企業(yè)其他部門的在職員工對檔案管理一職的正確認知，優(yōu)化檔案管理隊伍的內(nèi)部結(jié)構(gòu)。此外，對檔案管理人員的專業(yè)技能水平和服務(wù)態(tài)度進行評估檢測，并根據(jù)測試結(jié)果給予相應的獎勵和懲戒，以此促進每位檔案管理人員自主提升操作技能、熟練掌握現(xiàn)代化檔案信息處理工具的決心[1]。檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、素質(zhì)高低與檔案管理工作的質(zhì)量與效率有直接關(guān)系，加強檔案管理人員對檔案管理工作的責任意識，對檔案管理工作科學化、規(guī)范化發(fā)展具有積極作用。

2.3 自動化檔案管理模式的建設(shè)

檔案管理工作的自動化模式建設(shè)是完成建筑施工企業(yè)檔案管理信息化改革的重要組成。為實現(xiàn)企業(yè)自動化檔案管理建設(shè)目標，各建筑企業(yè)可以通過購進新科技設(shè)備的方式加快檔案管理進程，提升檔案管理的工作效率。自動化技術(shù)包含數(shù)碼掃描識別技術(shù)、電子標簽以及OCR識別技術(shù)等，以O(shè)CR識別技術(shù)為例，OCR識別技術(shù)又稱光學字符識別技術(shù)，通過數(shù)碼相機或掃描儀等電子設(shè)備檢查打印紙上的印刷體字符，然后通過檢測明、暗的模式確定其形狀，采用光學的方式將紙質(zhì)文檔中的文字轉(zhuǎn)換成黑白點陣的圖像文件，最后通過字符識別方法將形狀翻譯成計算機文字的自動化技術(shù)，運用此技術(shù)不僅可以除錯，還能輔助信息提高識別正確率。以自動化技術(shù)為基礎(chǔ)，檔案管理自動化包括信息數(shù)據(jù)自動采集、自動篩查、自動搜索以及關(guān)鍵詞自動提取等程序，可有效實現(xiàn)檔案信息資料批量、自動處理功能，改進傳統(tǒng)檔案管理中各個檔案信息只能對應一份信息的弊端，促進了建筑施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)進程。

2.4 實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

由于計算機科技與網(wǎng)絡(luò)信息化時代的到來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)被應用于社會發(fā)展的方方面面，建筑施工企業(yè)檔案管理工作也要迎合時代節(jié)奏，將網(wǎng)絡(luò)信息化平臺與檔案管理工作有效結(jié)合，從而不斷提高其工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)文件的形式進行保存，極易造成信息資料損壞與丟失，所以現(xiàn)如今各大企業(yè)可以采用網(wǎng)絡(luò)信息化平臺處理信息資料的方法保存文件。例如，目前杭州市人民政府關(guān)于本市各級建筑工程企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)下放通知，為能夠方便、安全、迅速的管理檔案，企業(yè)應引進相關(guān)計算機設(shè)備，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件資料通過掃描、錄入等方法轉(zhuǎn)換成電子檔案或圖像的形式保存到網(wǎng)絡(luò)平臺，檔案管理人員統(tǒng)一在企業(yè)局域網(wǎng)上進行日常辦公，只需鼠標和鍵盤就可以完成檔案管理工作，這樣既能節(jié)省存儲空間，又能相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件保存模式保證信息資料的安全，與此同時還有便于查找和調(diào)取所需檔案文件的優(yōu)點，一舉多得[2]。認清檔案管理信息化的新形勢，適應其形勢下的管理模式，達到提高檔案管理工作效率的目的。

3 結(jié)論

總而言之，根據(jù)當前大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理現(xiàn)狀以及社會的發(fā)展需要，應用信息化管理檔案能夠提升建筑工程企業(yè)檔案管理的效率與水平，是我國信息化建設(shè)發(fā)展的必然趨勢。

參考文獻

[1]古穎偉.基于信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)方法探析[J].山東工業(yè)技術(shù)，2016（13）：156.

[2]林文艷.信息化工程建筑檔案管理方法研究[J].信息化建設(shè)，2016（04）：268.