新媒體背景下人事檔案管理信息化建設(shè)探討

張鈺茗

摘 要：目前，我國已經(jīng)進入全面的信息時代，企業(yè)人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，加強信息化建設(shè)有助于企業(yè)管理水平的提高。文章通過對人事檔案管理存在的問題進行分析，探討檔案管理信息化建設(shè)的有效措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；信息化；檔案信息

科技與經(jīng)濟發(fā)展不斷帶動著當前社會的信息技術(shù)應用，為了能夠更好地保證我國各行各業(yè)的發(fā)展效率，就應該重視信息技術(shù)的優(yōu)化與完善。人事檔案管理可以說是我國管理制度中比較有特點的工作之一，其主要目的就是記錄個人的生活經(jīng)歷以及學習經(jīng)歷，個人檔案能夠全面而細致地記錄著每個人的人生軌跡，具有很高的參考價值。而利用信息技術(shù)對人事檔案進行管理能夠很大程度低提升工作效率，對于社會進步以及管理方式的進步有很好的促進作用。

1 人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

當前隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們在社會活動中越來越離不開信息資源，而人事檔案記錄著一個人的全部信息資料，所以在人力資源管理中越來越重要，并且信息化技術(shù)的大力發(fā)展、人事檔案管理的社會化、開放化等，給人事檔案管理信息化建設(shè)提供了良好的條件，所以，這是社會發(fā)展的必然，也是我國社會信息化管理的急切需求。信息化主要就是對計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用，人事檔案信息化改變了傳統(tǒng)的使用紙質(zhì)記錄的方式，通過電子文檔將人事信息記錄在計算機當中，這樣不僅使得人事管理信息更加全面，還有效地避免出現(xiàn)信息丟失的問題。由此可見，人事檔案管理信息化建設(shè)可以有效地提高對信息資源的利用率，同時還有效地確保信息的安全。人事檔案管理涉及的信息越來越多，在對信息更新的時候通過網(wǎng)絡(luò)可以加快速度，并且對管理信息還可以完成實時更新，對相關(guān)資源實現(xiàn)共享。傳統(tǒng)的人事檔案信息更新全部都是工作人員完成對紙質(zhì)信息的更新，而建設(shè)信息化以后可以有效地減少工作人員的工作量，提高工作效率，同時上級部門或者領(lǐng)導在對員工進行考核的時候可以隨時查詢相關(guān)資料，十分便捷。因此，人事檔案管理信息化建設(shè)可以減少對人力的使用，并且在對相關(guān)信息資源更新的時候速度更快，更具有時效性，有效地提高人事檔案管理的工作質(zhì)量、工作效率以及工作水平。

2 信息化時代人事檔案信息管理的現(xiàn)狀

2.1 缺乏監(jiān)督意識

某些單位在人事檔案管理過程中缺乏監(jiān)督意識，沒有意識到人事檔案記錄的重要性，導致人事檔案管理效率低下，沒有將人事檔案的作用發(fā)揮到極致，這樣就會直接影響個人的工作待遇以及與自身利益密切相關(guān)的事情。有些單位在監(jiān)督管理方面沒有嚴格按照規(guī)范進行操作，沒有實現(xiàn)檔案管理工作的制度化以及規(guī)范化。

2.2 人事檔案管理工作人員思想素質(zhì)落后

在信息技術(shù)高速發(fā)展下，部分人事檔案信息也逐漸由計算機進行信息化管理，所以對人事檔案管理工作者的專業(yè)技能方面和知識掌控方面提出了更高的要求。另外，人事檔案管理工作者的素質(zhì)修養(yǎng)水平總體偏低，思維模式跟不上時代的高速發(fā)展，對人事檔案信息收集整理的時候，比較懈怠，不夠重視。大多數(shù)檔案管理人員覺得，人事檔案沒有實際作用價值，收集和整理只是做個樣子、走個形式，經(jīng)常出現(xiàn)個人檔案信息內(nèi)容不完整或?qū)n案文件亂丟亂放的現(xiàn)象，致使若需要查看某人事檔案信息時不能高效的完成調(diào)閱。若檔案管理人員對人事檔案管理工作不重視或個人能力較低，則會影響人事檔案管理工作的順利進行。

2.3 信息化標準規(guī)范不統(tǒng)一，信息化系統(tǒng)不完善

人事檔案管理信息化的建設(shè)基礎(chǔ)是標準規(guī)范化，因此想要完成對人事檔案管理信息化的建設(shè)必須要建立完善的規(guī)范機制。當前很多部門在進行人事檔案管理信息工作的時候都是根據(jù)自身的利益進行，各自采取適合自己的管理方式，沒有統(tǒng)一的信息化標準，這樣就導致人事檔案信息化不通暢，同時也不能有效地實現(xiàn)對信息資源的共享。還有一部分單位在人事檔案信息化管理中使用適合自身發(fā)展需求的管理系統(tǒng)，但是在人才信息流通迅速的今天，這種管理方式已經(jīng)不能有效地滿足信息社會化的發(fā)展需求。

3 提高人事檔案管理信息化的有效對策

3.1 必須轉(zhuǎn)變觀念

推進人事代理檔案信息化管理，必須把做好檔案管理工作的觀念轉(zhuǎn)變過來，由紙質(zhì)檔案手工整理的模式過渡到利用現(xiàn)代計算機管理的模式中來，基層人事代理檔案管理單位要采用新技術(shù)，在國家統(tǒng)一的信息化標準指導下，花大力氣建立完整的人事檔案數(shù)據(jù)庫，由國家或者省市一級建立一個相對固定的國家級標準的數(shù)字庫，建設(shè)時按大檔案的概念來考慮檔號的設(shè)置、字段設(shè)置、檔案的分類，等等，把所有檔案都納入這個標準中來，然后再按專業(yè)的檔案門類進行細分，使所有的檔案數(shù)據(jù)都可以非常方便地導入傳出，達到市級、省級甚至國家級的大檔案中心資源共享的目的，方便于人力資源的全國流動。

3.2 人事檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)

在進行人事檔案管理工作時，對應的軟硬件設(shè)施建設(shè)是該活動的基礎(chǔ)，比如網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及辦公區(qū)域等。在2018年對某省部分事業(yè)單位的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，在受調(diào)查的單位中，有9成的單位沒有給人事檔案管理設(shè)置足夠的辦公場地，檔案保管室與辦公區(qū)域在一起，缺少對應的計算機設(shè)備。在為數(shù)不多配有計算機設(shè)備的單位里，一般也只是簡單地記錄人員的檔案編號和姓名，以便能及時找出人事檔案的紙質(zhì)文件，并沒有在電腦上記錄詳細信息。所以要單位加大資金的投入，增強軟硬件設(shè)施的建設(shè)，配置足夠的辦公場地和電腦網(wǎng)絡(luò)，才能使人事檔案的管理和信息化建設(shè)的順利開展。

3.3 提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

相關(guān)部門要重視提高檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì)，對檔案管理人員進行定期培訓，安排專業(yè)人員開展“人事檔案基礎(chǔ)知識培訓”等活動，力求將理論知識與實際工作結(jié)合起來，確保能夠有效提升工作人員的專業(yè)技能。積極創(chuàng)新培訓形式，拓展培訓平臺，立足崗位鍛煉成才。采取討論分析等方式激發(fā)工作人員的工作興趣，增強自身責任感，進而推動檔案管理創(chuàng)新工作順利開展。建議采用考核激勵機制，對于工作完成質(zhì)量高、工作態(tài)度積極負責的員工，要進行表揚和獎勵；對于工作完成質(zhì)量低、工作態(tài)度消極的員工，要進行批評和教育，進而不斷提升檔案管理創(chuàng)新工作人員的綜合素質(zhì)。

3.4 健全各種相應的規(guī)章制度，加大安全保密力度

在建設(shè)人事檔案管理信息化的過程中，要對各種相關(guān)制度給予一定的重視，還可以將比較成熟的立法建議提出來，從而促進相關(guān)規(guī)章制度的建立與完善，對人事檔案信息化管理的建設(shè)提供有效的約束和激勵機制，使得檔案信息化的法制建設(shè)得到進一步推動。人事檔案管理工作具有較強的機密性、專業(yè)性以及政治性，因此相關(guān)的檔案信息不僅需要專人進行管理，還需要單獨進行存放。但是當前人事檔案管理人員沒有較強的計算機信息保密意識和知識，因此在建設(shè)的時候還要重點關(guān)注安全保障系統(tǒng)的建設(shè)，使得人事檔案信息安全體制逐步健全。在信息化建設(shè)的過程中，還要安排專人對檔案管理系統(tǒng)進行管理，使得檔案信息數(shù)據(jù)庫更加安全，同時還要加大對電子文檔的監(jiān)督力度，確保電子文檔信息的真實性和有效性。

4 結(jié)語

綜上所述，我國人事檔案信息管理非常關(guān)鍵，相關(guān)部門一定要提高重視度，保證我國各個企業(yè)對個人信息管理以及記錄的質(zhì)量。由于信息化技術(shù)不斷推動著社會的進步，對于檔案信息管理工作也有較高的促進作用，所以重視信息技術(shù)應用非常關(guān)鍵。

參考文獻

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