淺述寧德市疾病預(yù)防控制系統(tǒng)的人事檔案管理

曹思靜

摘 要：在信息時(shí)代，我們?cè)絹碓揭庾R(shí)到數(shù)字化成為了時(shí)代趨勢(shì)。本文將主要針對(duì)現(xiàn)階段寧德市疾病預(yù)防控制系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱：疾控系統(tǒng)）人事檔案管理存在的信息不對(duì)稱、工作壓力大、管理不嚴(yán)格三方面進(jìn)行現(xiàn)狀及弊端說明，隨后提出優(yōu)化疾控系統(tǒng)人事檔案管理的必要性，最終從三大方面對(duì)疾控系統(tǒng)的人事檔案管理的具體策略進(jìn)行詳細(xì)闡述，以實(shí)現(xiàn)疾控系統(tǒng)的人事檔案管理不斷發(fā)展的目的。

關(guān)鍵詞：疾控系統(tǒng)；人事；檔案管理；數(shù)字化

近年來，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，科技的進(jìn)步無疑為我們提供了更好的檔案管理平臺(tái)，而傳統(tǒng)的疾控系統(tǒng)的人事檔案管理方式多以人工為主，通過檔案查閱、人工錄入等，不僅耗時(shí)耗力，而且錯(cuò)誤率極高，并且過多的運(yùn)用到了紙張表格，不利于無紙化辦公的推行，因此，我們應(yīng)當(dāng)及早的將目光轉(zhuǎn)移到電子檔案管理中來，節(jié)約人力物力，保證檔案的準(zhǔn)確性，也實(shí)現(xiàn)了后期查閱的便捷性。

1 疾控系統(tǒng)人事檔案管理現(xiàn)狀及弊端

1.1 信息不對(duì)稱

在從事人事檔案管理的這段時(shí)間以來，我發(fā)現(xiàn)現(xiàn)存的檔案還有許多的漏洞。例如由于年代久遠(yuǎn)，許多的檔案已經(jīng)不知所蹤，人員信息與資料也并不齊全，甚至還有一些人事信息錯(cuò)位的現(xiàn)象。針對(duì)這些情況，在后期的檔案整理和查閱中就會(huì)呈現(xiàn)出一種極度混亂的現(xiàn)象，是十分不利于后續(xù)工作的開展的。

1.2 工作壓力大

傳統(tǒng)疾控系統(tǒng)人事檔案管理辦法是通過手工填表豐富信息，提交紙質(zhì)資料，集中留存在檔案室，不僅在檔案的制作過程中耗費(fèi)了巨大的人力物力財(cái)力，更是在以后的檔案查找和調(diào)出中存在著不小的阻礙。另外，繁復(fù)的人工性質(zhì)工作極大的提高了錯(cuò)誤率，在后期的查閱和修正檔案中，難以實(shí)現(xiàn)。最后，傳統(tǒng)的人事檔案大多以紙張為記錄媒介，以筆為主要工具，存在著浪費(fèi)現(xiàn)象，而且給從業(yè)者造成了工作壓力。

1.3 管理不嚴(yán)格

檔案管理不嚴(yán)格實(shí)際上并不是我單位的個(gè)性問題，其實(shí)是所有從事檔案管理行業(yè)單位的通病。在許多情況下，檔案的借閱、錄入、收集等流程都不是那么的規(guī)范，現(xiàn)存的檔案管理制度也不太適應(yīng)新時(shí)代下人事檔案管理的需求，遵守的人也越來越少，甚至管理成為了一個(gè)“空殼子”，缺乏實(shí)際的效力。這其實(shí)是對(duì)于人事檔案管理的發(fā)展起到了很大的制約作用，甚至是導(dǎo)致檔案管理惡性循環(huán)的罪魁禍?zhǔn)祝枰覀儽M早的提起注意，強(qiáng)調(diào)檔案管理規(guī)章制度的建立與完善，使得這一工作有法可依、有法必依，保證其穩(wěn)健有序的發(fā)展。

2 優(yōu)化疾控系統(tǒng)人事檔案管理的必要性

基于疾控系統(tǒng)檔案量大、內(nèi)容多且包含大量個(gè)人信息的特點(diǎn)，我認(rèn)為，現(xiàn)階段進(jìn)行疾控系統(tǒng)人事檔案管理優(yōu)化是十分必要的。

首先，優(yōu)化疾控系統(tǒng)人事檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)時(shí)間成本的節(jié)約，從而提升工作效率。如果我們選擇使用電子檔案管理，那么就會(huì)讓后臺(tái)管理員取代了檔案室管理員，減少工作壓力，提升工作效率，只要進(jìn)行后臺(tái)數(shù)據(jù)的維護(hù)和網(wǎng)站的更新就能輕松完成工作；查閱和調(diào)檔時(shí)只需要輕松地輸入關(guān)鍵字進(jìn)行查詢即可，不需要再面對(duì)混亂繁雜的紙質(zhì)文件，重復(fù)單調(diào)的整理性工作，能夠保證人才的長(zhǎng)效留用，甚至還可以節(jié)約人工成本，不需要招聘大量的檔案管理員。

其次，優(yōu)化疾控系統(tǒng)人事檔案管理有利于降低檔案資料的錯(cuò)誤率。眾所周知，傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)以人工錄入為主，很可能幾個(gè)人就要所有的資料錄入，高強(qiáng)度的工作壓力和繁重的工作內(nèi)容使得出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率大大增加。如果我們實(shí)現(xiàn)管理優(yōu)化，權(quán)責(zé)分明，保證了一人一事一崗一責(zé)，那么很大程度上就會(huì)有利于減少這種錯(cuò)誤率，例如我們課堂通過自主上傳并填寫資料的方式進(jìn)行檔案收集，然后保存提交，系統(tǒng)可以自動(dòng)提示有可能不妥的地方，可以選擇直接提交或進(jìn)行二次修改，最后統(tǒng)一匯總到后臺(tái)，按部門、年份、參與人員等進(jìn)行樹狀保存，準(zhǔn)確率大大得到了提升。

3 疾控系統(tǒng)的人事檔案管理的具體策略

3.1 提高檔案管理人員的素質(zhì)

古語有云：“學(xué)如逆水行舟，不進(jìn)則退。”這不僅是要求我們?cè)谇嗌倌觌A段堅(jiān)持學(xué)無止境勇攀高峰，更是為工作生活指明了發(fā)展方向——即要不斷的實(shí)現(xiàn)自我充實(shí)。因此，在實(shí)際的疾控系統(tǒng)的人事檔案管理工作當(dāng)中，對(duì)于工作人員的集中培訓(xùn)就顯得尤為重要。一方面，可以進(jìn)行定期的知識(shí)講座和學(xué)習(xí)交流座談會(huì)，把自身在檔案管理工作中遇到的難點(diǎn)、重點(diǎn)問題講出來，發(fā)揮集體的智慧共同解決；另一方面，可以開辦短期教學(xué)班，通過短暫的脫產(chǎn)學(xué)習(xí)，對(duì)人事信息和檔案管理具體辦法都有一個(gè)更深的了解，這樣在投入到實(shí)際的工作中才能實(shí)現(xiàn)“理論指導(dǎo)實(shí)踐”，為檔案管理工作帶來更多的活力與生機(jī)。

3.2 推行具體的檔案管理細(xì)則

俗話說，凡事預(yù)則立不預(yù)則廢，任何社會(huì)活動(dòng)的有序開展都離不開一個(gè)完善的法律法規(guī)保障，疾控系統(tǒng)的人事檔案管理也是如此。在實(shí)際的疾控系統(tǒng)人事檔案工作我們可以發(fā)現(xiàn)，檔案主要分為文書檔案和資料兩部分。同時(shí)建立文書檔案分類保管期限表，結(jié)合國家檔案局以及本行業(yè)的規(guī)范編制《文書檔案分類期限表》，按照“永久，30年，10年”的保管期限標(biāo)定每種材料歸檔后的保管期限。一般情況下，定期會(huì)議記錄和紀(jì)要、大事記、花名冊(cè)、重要規(guī)章制度、人事任免、調(diào)動(dòng)、晉升、離退休類的作為永久保存；業(yè)務(wù)往來文件、一般重要性合同、制度等文件為30年；其他需保留一段時(shí)間的非重要文件為10年。三個(gè)期限，最終是三張目錄，每個(gè)目錄分配一個(gè)目錄號(hào)。

另外一方面，也要注重檔案管理細(xì)則的推行，保證每一件檔案都能實(shí)現(xiàn)有跡可查，杜絕糊涂賬，要嚴(yán)格遵守單位內(nèi)部的檔案管理?xiàng)l例和借閱條例，在進(jìn)行檔案借閱的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)保證每一次借閱都有具體的紙質(zhì)文件記錄和領(lǐng)導(dǎo)簽批，如果一旦出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象可以實(shí)現(xiàn)后期追責(zé)。

3.3 建立數(shù)字化人事檔案系統(tǒng)

有了數(shù)碼相機(jī)和取用方便電子照片，仍然有很多人愿意把好的照片打出來，更不要講還面臨著更高原始記錄性要求的檔案了，因此我們不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理不只是技術(shù)上和制度上的問題，究其本質(zhì)還是由于信息化技術(shù)的發(fā)展不夠成熟，人們的傳統(tǒng)思想觀念根深蒂固，因此我們?cè)谶M(jìn)行疾控系統(tǒng)的人事檔案管理的信息化技術(shù)研究時(shí)，更應(yīng)該將關(guān)注點(diǎn)放到技術(shù)革新上來。

1）建立大數(shù)據(jù)庫。作為疾控系統(tǒng)的人事檔案管理部門，匯集存放了大量的人員信息、歷史資料等，因此首要需要保證的就是信息的安全性，其次由于涉及人數(shù)眾多、資料繁重，因此對(duì)于數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性和內(nèi)存要求頗高，一旦出現(xiàn)泄密事件那么一定會(huì)損害公共形象，導(dǎo)致單位內(nèi)部職工干部的負(fù)面情緒。因此，綜合考量多種數(shù)據(jù)庫，建議使用甲骨文公司的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)——Oracle數(shù)據(jù)庫，是款效率高、可靠性強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫，其主要特點(diǎn)就是安全。

2）優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)。根目錄下每個(gè)部門分配一個(gè)文件夾，再按照視頻或者文件的形式區(qū)分子集。還可以用Excel的統(tǒng)計(jì)透視功能完成信息統(tǒng)計(jì)篩選，提升對(duì)信息的統(tǒng)籌規(guī)劃能力。系統(tǒng)設(shè)計(jì)要遵從簡(jiǎn)單明了的原則，以便捷服務(wù)為主要目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)快捷化。同時(shí)，注重系統(tǒng)布局與內(nèi)容的結(jié)合，例如，將指引界面放在最顯而易見的位置，將聯(lián)絡(luò)電話放在網(wǎng)頁底部；注重設(shè)計(jì)中色彩的搭配，以柔和的暖色調(diào)為主，既保證護(hù)眼功能，又令整體效果看起來輕快明朗。

4 結(jié)束語

綜上所述，我們可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理是一項(xiàng)大工程，絕不是單純的收錄和登記，想要做好疾控系統(tǒng)的人事檔案管理工作，需要我們學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理辦法和計(jì)算機(jī)電子技術(shù)，實(shí)現(xiàn)理論指導(dǎo)實(shí)際，思想武裝頭腦。在新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和社會(huì)環(huán)境下，我們必須要充分利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的不斷突破與創(chuàng)新。

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