檔案館檔案管理現狀及發展趨勢探討

只瑪拉姆

摘 要：檔案館的檔案管理工作對于相關行政單位和事業單位以及政府管理具有重要的作用。但是目前的檔案館管理工作仍然存在著較多的問題。本文首先利用理論分析的方法分析了當前檔案館檔案管理的現狀，然后指出了檔案管理的發展趨勢以及存在的種種問題，最后對檔案館檔案管理存在的問題提出了相應的改進措施。

關鍵詞：檔案館；檔案管理；發展趨勢；改進措施

1 檔案館檔案管理的現狀以及存在的問題

檔案的管理在我們的日常生活中發揮著極其重要的作用，不僅為相關行政單位和事業單位的正常運行提供了便利，同時也是每個公民個人履歷的重要證明材料。隨著時代的發展和技術水平的飛速提高，越來越多的先進技術和管理經驗進入到了我們的日常生活中來。技術水平的提高大大的提升了人們在日常工作中的工作效率，也極大的豐富了人們的日常生活，提高了人們的生活水平和生活質量。技術的飛速發展同時也為檔案館的檔案管理工作帶來了極大的便利，在提高檔案館檔案管理工作效率的同時，也大大的減輕了檔案管理工作人員的工作負擔。但是由于我國目前仍然處于發展國家的水平階段，因此雖然許多國家早已經將信息化運用到了檔案的管理工作中去，但是我國建設信息化的檔案館管理時間僅僅數年而已。由于剛引入這一信息化的檔案管理技術，因此，在實際的檔案管理工作中往往存在著如下一些問題。

1）檔案的管理工作較為分散，不夠集中且缺乏相應的專業檔案管理工作人員。目前我國很多的行政單位和事業單位都沒有給予檔案管理工作相應的重視，在實際的檔案管理工作中，人事部門僅僅將檔案管理工作交由細心的人員去管理，并沒有運用專業的檔案管理人才，同時也沒有成立專門的檔案管理部門。在行政單位和事業單位的檔案管理工作中，通常是將檔案分到不同的部門進行分別管理，這種管理方法雖然一定程度上表現出了較好的效果，但是在實際的檔案管理工作中則經常會出現混亂的管理現象，這種現象的發生會導致檔案管理工作出現效率極度下降。大量的行政單位和事業單位在實際的績效考核工作中，并沒有將檔案管理工作完成的好壞納入進去，由于沒有有效的激勵制度，因此導致檔案管理工作人員對檔案管理工作提不起太大的熱情和興趣。

2）相關檔案的管理條例不夠統一和詳細。在目前的檔案管理工作中，由于大量的行政單位和事業單位并沒有給予檔案管理工作足夠的重視，這就導致在制定相關檔案管理條例時不夠詳細，無法與實際情況的情況相結合。同時，由于各個行政單位和事業單位指定的檔案管理條例標準不一，這就導致大量的檔案信息無法實現有效的互通，這種現象嚴重的影響了相關行政單位和事業單位的檔案信息資源的共享，導致了信息共享效率低下，甚至影響到信息化檔館案的建立工作。

2 針對以上問題提出的改進措施

為了讓相關的行政單位和事業單位能夠更加科學合理的對檔案進行管理工作，本文針對上述出現的種種問題提出了相應的改進措施，為檔案管理工作的有序進行提供了建議和方法，從而使得檔案管理工作能夠高效的運行。

1）在相關行政單位和事業單位中，要讓檔案的管理工作專業化，特別應該注意的是應該讓檔案管理分工明確。為了能夠使得相關行政單位和事業單位檔案管理工作科學合理的展開，主要有兩個方面的內容需要注意。首先也是最關鍵的步驟是要讓檔案的管理工作分工能夠明確。在此過程中，相關行政單位和事業單位的人事部門應該將檔案管理工作分配給專門的檔案管理人員，并建立一個檔案管理部門。同時，建好的檔案管理部門應該將檔案管理工作進一步的進行細分，使每項工作都有專門的工作人員負責，這樣才能保障檔案管理工作的有序進行和開展。其次，在實際的檔案管理工作中，相關管理人員應該明確檔案管理人員的工作責任，并在此基礎上建立相應的考核制度，定時的對檔案管理人員進行工作考核，對未能按時完成工作任務的人員要施以相應的懲罰；對能夠按時完成任務的檔案管理人員要給予一定的獎勵。這樣才能有效的激勵檔案管理工作人員的工作熱情。

2）完善檔案管理的各項制度。在實際的檔案管理工作中，往往會因為各項規章制度不夠清楚從而導致檔案管理工作人員無從下手，因此，為了使檔案管理工作能夠有序的開展，相關部門應該制定條理清晰的規章制度。

3 檔案館管理工作的發展趨勢

1）便捷化。隨著時代的發展和科技水平的全面提高，檔案館檔案管理工作便捷化勢在必行。由于檔案館存儲的檔案越來越多，需要處理的信息也越來越多，這就導致了檔案館的檔案管理工作難度也日益增加。如果檔案館在管理檔案信息時依舊使用舊的檔案管理方法，必然會使檔案管理工作產生較大的負荷。為了使檔案館的檔案管理工作能夠得到正常的運行，檔案館就不得不投入更多的人力和物力。因此，為了使檔案館的檔案管理工作更加高效，信息化的檔案館管理必然會得到逐步的普及，隨著信息化的普及，將會使得檔案館檔案的管理工作更加方便和快捷，同時能夠有效的降低人力成本。在此基礎上，檔案館檔案管理工作的效率也會得到大幅度的提升。因此，檔案館檔案管理工作會越來越便捷化。

2）人性化。在傳統的檔案館檔案管理方法中，會常常出現由于人工的疏忽而導致的錯誤。例如在對檔案的歸檔工作中，由于傳統的方法是由檔案管理工作人員人工對相關檔案進行歸檔，這就導致了因為相關行政單位和事業單位工作人員的失誤而將檔案歸檔錯誤的情況時有發生。由于一開始就出現的歸檔錯誤，使得后續工作人員在對檔案進行查找時常常查找不到相關檔案，不僅浪費了大量的人力物力，同時也大大的降低了檔案館檔案管理的工作效率。隨著科學技術的全面發展以及對國外先進管理經驗的引入，必將使得檔案管理工作越來越人性化，不僅可以減少歸檔錯誤，同時在工作人員查找檔案時也可以更加輕松，為相關的檔案管理工作人員節省大量的時間和精力。

3）合理化。雖然科技的發展給檔案館的檔案管理工作帶來了新的管理方法，但是信息化對于檔案管理工作并不都是合理的。這就需要檔案管理工作人員對這些信息進行篩選和整理。因此，檔案館檔案管理工作必然會越來越合理化。同時，由于信息化的快速發展，檔案管理工作人員可以根據不同類型的檔案進行合理的歸檔，從而使得整個檔案館檔案管理工作更加有序的進行。

4 結語

通過本文的詳細分析可以發現，雖然目前的檔案館檔案管理工作還存在著許多的問題，但隨著信息化技術的高速發展，檔案館檔案管理工作必然是向著合理化、人性化以及便捷化的方向發展。

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