檔案管理信息化與辦公自動化研究

張會 承德市市場監督管理局

一、前言

現如今企業發展面臨著越發激烈的競爭，企業要想在激烈的市場競爭之中生存下來，就必須提高工作效率。工作效率的一項重要參考標準就是檔案管理的水平。實現檔案管理信息化是一個很好的手段，現如今企業經營與發展正朝著辦公自動化的方向發展，實現檔案管理信息化也是對辦公自動化的深化與進步。文章將會對當管理信息化與辦公自動化的研究與探討。

二、檔案管理信息化的意義

（一）提升檔案管理工作的安全度

企業在經營發展過程之中信息是至關重要的，檔案管理是信息管理的一個重要的方面。過去人為進行檔案的整理不僅僅不利于工作效率的提高，同時在檔案信息管理過程之中會受到各種因素的影響，導致檔案最終的安全性下降。如果工作人員心智不堅，受到外來因素的影響，容易將各種機密信息泄露出去，反而不利于企業的發展。現如今是信息化時代，實現檔案管理信息化是時代發展的必然。檔案管理信息化，所有的信息都在網絡上共享，每一個公司員工都能夠看見，公司內部一旦出現信息泄露問題，根據IP地址能夠很快的找到根源。這樣一來，就提升了檔案管理工作的安全度，極大地提高了檔案信息的保密性。

（二）提高了檔案管理工作的效率

一個公司企業經營發展歷時數年，在這期間涉及到的各種各樣的信息繁多，要想人為整理，或者是找尋一些相關信息來作為參考，將花費更多的時間。而如果將檔案信息全部都歸納整理到計算機網絡之上，在查詢相關的信息之時實時搜索即可得到自己想要的答案，不必花費更多的時間在無意義的事情之上。這將極大地提高公司運營的效率。這比單純靠人力來尋找資料來得更加高效，不會受到人為因素的影響。畢竟公司信息全網公開，在公司內部查詢相關信息更加全面。

三、存在的問題及解決措施

（一）存在的問題

1.管理制度不完善、不科學。現如今，我國大力推進自動化，不管是在工業生產還是在企業日常運營生產過程之中都會應用的各種各樣自動化的機械，這本是一件好事。但是在具體的實踐過程之中，還是會出現各種各樣的問題，比如說自動化管理系統不完善。如果是在工業生產過程之中，機械自動化不能實現，將會影響到整個工廠的生產效率，社會生產、社會供給將會直接受到嚴重的破壞，不利于經濟社會的發展。不僅如此，信息化推進過程之中則需要強大的技術作為支撐，在檔案錄入過程之中如果自動化方面出現了問題，那么檔案的錄入與輸出都將會受到阻礙，極大地影響了公司各方面的工作與進程。應該建立一個相對比較完善的自動化管理制度，以免出現漏洞。

2.相關的人才稀缺。可以說人才是企業進步與發展的階梯，但是人才往往可遇不可求，就比如說檔案管理信息化這一項，在這一方面我國人才是比較稀缺的。辦公自動化環境之下要想實現檔案管理的信息化，需要有專業人才作為支撐，在具體的實踐與發展過程之中借助他們的知識來實現更好的發展。另一個影響因素就是一部分相關的管理者本身也沒有多么重視這一個事情，墨守成規，不思進取。還有一部分管理者親自上陣，但是，由于知識的缺乏或者是沒有相應的理論作為基礎，導致檔案管理信息化計劃擱淺，辦公自動化過程的推進也受到很大的阻礙。

（二）措施

1.制定相關的管理標準。檔案管理信息化首先要將各種各樣的信息錄入到計算機之中，這期間還是利用各種專業人才。這工作流程包含歸納、整理和搜集、保存、編排、統計以及檢索，這對工作人員的綜合素質提出了比較高的要求。要求工作人員要嚴格按照國家以及相關的標準來進行具體實踐與審查。檔案管理最重要的就是一個規范性，在規范的操作之中將相關的信息錄入到計算機網絡之中，從而實現信息化管理。所以工作人員在工作過程中一定要注重各方面的規范，切不可任意妄為。

2.招攬人才，建造高素質管理團隊。現在社會的發展日新月異，企業只有不斷創新才能追求追趕上時代發展的步伐。而高素質創新人才就是這一推動力，企業要招攬各方面的人才，打造一個高素質的管理團隊。切實創新，爭取實現檔案管理信息化，在辦公自動化的背景之下，=極大地提高工作效率，實現企業高素質發展，提升企業的競爭實力。人才可遇不可求，在具體的招攬的同時還可以自主培養人才，提升其綜合素質，為企業的發展做出自己的貢獻。

3.完善電子檔案管理系統。要想實現檔案管理信息化，建立一個完善的電子檔案系統是必不可少的。這一電子檔案管理系統必須要包含公司內部所有的信息，建立這樣一個檔案管理系統的同時，還要配備嚴密的防御系統，切不可使自己的關鍵信息泄露，影響到企業自身的經營與發展。辦公自動化背景之下的，檔案管理信息化管理強調的就是效率與準確性，在具體的搜索過程之中可以獲取最全面、最嚴謹的信息。

結束語：辦公自動化與檔案管理信息化是現階段企業發展的兩個重要的目標，辦公自動化正朝著越來越成熟的方向發展，而信息管理自動化初顯鋒芒，這兩個發展趨勢對企業的經營發展都有著很大的推動作用。文章對信息化與辦公自動化的發展以及存在的問題展開了具體的研究，并提出幾點建議，希望會對講的發展有所助益。