基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的制造企業(yè)存貨控制探究
——以江蘇LBT公司為例

陳麗紅

一、引言

ERP 系統(tǒng)是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，在全公司范圍內(nèi)應(yīng)用的、信息高度集成的系統(tǒng)。ERP 流程設(shè)置的過程就是對公司內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和管理過程進(jìn)行優(yōu)化，把各職能部門的職責(zé)在ERP 系統(tǒng)中串聯(lián)，使得采購、物資、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、銷售等各部門的資源整合統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)信息內(nèi)部共享，同時(shí)，明確各部門的職責(zé)，使業(yè)務(wù)流程能夠有效快捷的執(zhí)行，企業(yè)的內(nèi)部控制體系能夠?qū)崟r(shí)反映運(yùn)營狀況。

在江蘇LBT 企業(yè)中，管理主要包括三個(gè)方面，生產(chǎn)計(jì)劃、物資管理、財(cái)務(wù)管理。這三個(gè)方面互相之間交錯(cuò)相連，環(huán)環(huán)相扣，通過ERP 系統(tǒng)能夠較好的結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)物流與資金流的同步管理。同時(shí)，為了使生產(chǎn)計(jì)劃、物資管理、財(cái)務(wù)管理都在整個(gè)ERP 業(yè)務(wù)流程中實(shí)現(xiàn)，必須要求在每個(gè)流程業(yè)務(wù)處理過程中最大限度地發(fā)揮每個(gè)員工的工作潛能與責(zé)任心，發(fā)揮每個(gè)員工的主觀能動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)扁平化管理。

二、江蘇LBT 公司ERP 系統(tǒng)環(huán)境下存貨管理的特點(diǎn)

ERP 存貨核算的目的是以信息化的手段管物，促進(jìn)存貨成本的降低，增強(qiáng)企業(yè)的運(yùn)營效率，提升企業(yè)的盈利水平。ERP 系統(tǒng)為所有部門構(gòu)筑了一個(gè)基于ERP 統(tǒng)一運(yùn)行的平臺(tái)，促進(jìn)企業(yè)對存貨的管理，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）集成所有供應(yīng)商、業(yè)主的訂單信息

企業(yè)所有的業(yè)務(wù)統(tǒng)一在單一軟件系統(tǒng)，使得企業(yè)能實(shí)現(xiàn)在同一時(shí)刻、不同地點(diǎn)對訂單的管理追蹤、協(xié)調(diào)生產(chǎn)、物資。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化存貨代碼使得每一種存貨的物料代碼唯一

每個(gè)物料代碼只需唯一的一次輸入，且規(guī)格、型號、計(jì)量單位一致。物料代碼一經(jīng)錄入就能被引用，并且一旦被維護(hù)錄入就不能隨意修改，每次修改就會(huì)留下記錄。

（三）降低庫存

ERP 使得庫存處于實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)下，使得業(yè)務(wù)處理流程可視化。這能減少企業(yè)材料庫存、在產(chǎn)品庫存。可按交貨日期進(jìn)行生產(chǎn)安排。

（四）財(cái)務(wù)信息集成。實(shí)施ERP 的企業(yè)，由于每個(gè)人都在使用同一套系統(tǒng)，財(cái)務(wù)信息可以從前端業(yè)務(wù)模塊傳至財(cái)務(wù)模塊，使得各項(xiàng)信息能有效的追溯。

三、江蘇LBT公司實(shí)施ERP存貨控制存在的問題分析

江蘇LBT 公司主要從事管道制品、鋼構(gòu)件、機(jī)械設(shè)備的生產(chǎn)、加工、銷售、安裝服務(wù)，工業(yè)裝備模塊化工程技術(shù)研發(fā)，ASM 容器設(shè)計(jì)等相關(guān)領(lǐng)域的技術(shù)開發(fā)。目前ERP 系統(tǒng)下存貨管理控制系統(tǒng)主要存在以下問題：

（一）ERP 數(shù)據(jù)錄入流程混亂，物料代碼設(shè)置時(shí)單位不精確，導(dǎo)致存貨價(jià)格波動(dòng)大

當(dāng)同一物料從不同供應(yīng)商采購時(shí)，由于設(shè)置物料代碼時(shí)計(jì)量單位未精準(zhǔn)，而各供應(yīng)商的包裝規(guī)格不一致，導(dǎo)致存貨的單價(jià)存在偏差。

1.物資需求申請。物資需求申請是供應(yīng)鏈系統(tǒng)中的第一張單據(jù)，由生產(chǎn)部根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃提出物資需求，技術(shù)人員在ERP 系統(tǒng)中生成物資需求申請單，物資需求申請?zhí)顚懯且孟到y(tǒng)設(shè)定的物料代碼，根據(jù)系統(tǒng)中的計(jì)量單位匹配生產(chǎn)需求填寫數(shù)量。如是新增物料則由技術(shù)人員新增物料代碼。物資需求申請單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后流轉(zhuǎn)至物資部。

2.請購單。物資部引用物資需求申請做庫存平衡確定是否形成請購單。請購單經(jīng)物資部經(jīng)理審批后流轉(zhuǎn)至采購部。

3.采購訂單。采購部在合格供應(yīng)商名單中通過詢比價(jià)最終確定供應(yīng)商，通過合同評審程序形成采購合同，經(jīng)辦人員引用請購單生成采購訂單，經(jīng)部門經(jīng)理審批后生效。

（二）ERP 單據(jù)審批流程不嚴(yán)謹(jǐn)，合格數(shù)與入庫實(shí)收數(shù)量不符，出庫類型與項(xiàng)目不符

操作人員不謹(jǐn)慎維護(hù)數(shù)據(jù)等原因?qū)е碌截泦沃械暮细駭?shù)量不等于庫存采購入庫單實(shí)收數(shù)量，導(dǎo)致月末ERP入庫與實(shí)物入庫數(shù)量不符。同時(shí)，出庫類型不匹配項(xiàng)目，導(dǎo)致成本歸集不準(zhǔn)確。

1.到貨單。采購部門引用采購訂單及供貨時(shí)間及時(shí)生成到貨單。物資部確認(rèn)外觀及數(shù)量后移交質(zhì)檢部，并填寫到貨單中的實(shí)收數(shù)量。質(zhì)檢部根據(jù)到貨單逐一比較所有物資與到貨單的要求是否相符，并檢驗(yàn)貨物質(zhì)量及檢查貨物相關(guān)資料是否齊全等，根據(jù)檢驗(yàn)情況在到貨單中填寫合格數(shù)并簽字確認(rèn)，系統(tǒng)自動(dòng)生成庫存采購入庫單。

2.庫存采購入庫單。庫存采購入庫單的實(shí)收數(shù)量取到貨單中的實(shí)收數(shù)量。物資部根據(jù)到貨單合格數(shù)清點(diǎn)物資入庫并在ERP 系統(tǒng)中簽字確認(rèn)，ERP 系統(tǒng)根據(jù)簽字后的庫存采購入庫單自動(dòng)生成采購入庫單。

3.采購入庫單。月末財(cái)務(wù)部根據(jù)采購入庫單進(jìn)行賬務(wù)處理,并同入庫單匯總表核查。

4.出庫申請單。生產(chǎn)領(lǐng)料由計(jì)劃部根據(jù)物資需求申請單填寫出庫申請單，出庫申請單需填寫出庫類型，產(chǎn)品編碼、產(chǎn)品對應(yīng)的項(xiàng)目名稱。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批流轉(zhuǎn)至物資部。

5.庫存材料出庫單。物資部引用出庫申請單生成庫存材料出庫單并進(jìn)行實(shí)物發(fā)料，經(jīng)領(lǐng)料人員在紙質(zhì)庫存出庫單上簽字確認(rèn)后在ERP 系統(tǒng)中對庫存材料出庫單進(jìn)行簽字，簽字后系統(tǒng)自動(dòng)生成材料出庫單。

6.材料出庫單。ERP 系統(tǒng)中存貨核算模塊根據(jù)材料出庫單與設(shè)置好的存貨計(jì)價(jià)方式核算成本并自動(dòng)生成憑證，財(cái)務(wù)根據(jù)材料出庫匯總表審核憑證。

（三）庫存管理業(yè)務(wù)不統(tǒng)一，ERP 系統(tǒng)中產(chǎn)品未出庫、實(shí)物已出廠

ERP 系統(tǒng)中產(chǎn)品出庫與實(shí)物出廠未關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致月末財(cái)務(wù)根據(jù)關(guān)務(wù)、質(zhì)檢等部門提供的資料確認(rèn)產(chǎn)品出庫而ERP 系統(tǒng)中還未出庫。

1.銷售合同。銷售合同的簽署是整個(gè)銷售與收款循環(huán)的起點(diǎn)。根據(jù)銷售合同信息（包含合同執(zhí)行時(shí)間、收款協(xié)議等）錄入ERP 系統(tǒng)形成ERP 銷售合同。

2.銷售訂單。商務(wù)部根據(jù)銷售合同的交貨時(shí)間分解生成銷售訂單，同時(shí)下任務(wù)單至各職能部門。

3.發(fā)貨單。商務(wù)部根據(jù)交貨日期在ERP 系統(tǒng)中引用銷售訂單生成發(fā)貨單，經(jīng)審批的發(fā)貨單流轉(zhuǎn)至物資部。

4.銷售出庫單。發(fā)貨單經(jīng)物資部負(fù)責(zé)人審核后生成銷售出庫單并簽字確認(rèn)。

5.銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)單。ERP 系統(tǒng)中存貨核算模塊根據(jù)銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)單與設(shè)置好的存貨計(jì)價(jià)方式核算成本并自動(dòng)生成憑證。

（四）物資管理制度不完善，ERP 存貨出庫的貨位與實(shí)物出庫的貨位不符

公司在設(shè)置物料代碼時(shí)設(shè)置了貨位、項(xiàng)目屬性，材料在ERP 入庫時(shí)需賦予貨位與項(xiàng)目號。物資部在實(shí)物管理過程中對貨位的設(shè)置與安排、物料的擺放規(guī)劃需考慮便利的同時(shí)需與ERP 的入庫屬性一致。因項(xiàng)目屬性的存在，使得同一物料存在于不同貨位。當(dāng)實(shí)物貨位標(biāo)識(shí)不清時(shí)，實(shí)物A 項(xiàng)目的物料在ERP 中材料出庫至B 項(xiàng)目，造成A 項(xiàng)目領(lǐng)用材料時(shí)找不到實(shí)物。

四、企業(yè)ERP 系統(tǒng)環(huán)境中完善存貨控制的對策

（一）完善ERP 數(shù)據(jù)錄入流程

完善ERP 系統(tǒng)已有物料代碼基礎(chǔ)信息的設(shè)置，同時(shí)對于新增物料代碼會(huì)同采購、生產(chǎn)、物資、技術(shù)部對信息準(zhǔn)確定位并形成物料代碼清單，由技術(shù)部專人對物料庫存信息進(jìn)行專人統(tǒng)一編寫物料代碼。

（二）完善ERP 單據(jù)審批流程

財(cái)務(wù)部通過不定期的交流探討學(xué)習(xí)會(huì)方式，宣貫財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊的數(shù)據(jù)如何從供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)取數(shù)，使得各部門明確知曉各單據(jù)、單據(jù)間數(shù)據(jù)的邏輯關(guān)系。同時(shí)增加部門責(zé)任人審核，加強(qiáng)后續(xù)工序人員對前端數(shù)據(jù)的審核，最終減少傳至財(cái)務(wù)模塊的錯(cuò)誤單據(jù)量。

開發(fā)系統(tǒng)增加到貨單與庫存采購入庫單的數(shù)據(jù)邏輯認(rèn)證，達(dá)到從源頭解決問題的目的。

商務(wù)部發(fā)布的任務(wù)單信息明確：如，工作令號，項(xiàng)目名稱、產(chǎn)品編號、交貨日期、交貨方式、確認(rèn)收入方式等，計(jì)劃部根據(jù)指令單上的確認(rèn)收入方式來判斷選擇哪種出庫類型，并選擇與項(xiàng)目名稱匹配的產(chǎn)品編碼。物資部根據(jù)指令單審核出庫申請單信息，確保正確的信息單據(jù)傳至財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊，從而保證成本歸集正確。

（三）完善庫存管理業(yè)務(wù)流程

物資部在收到ERP 系統(tǒng)的發(fā)貨單后，確認(rèn)該產(chǎn)品已完成ERP 出庫手續(xù)后方可審批ERP 系統(tǒng)中的發(fā)貨單，關(guān)務(wù)部根據(jù)審核后的發(fā)貨單進(jìn)行生成放行單。實(shí)物出門前物資部需會(huì)同質(zhì)檢部、關(guān)務(wù)部、總經(jīng)部聯(lián)合檢查，參與人員需在放行單上簽名確認(rèn)。門衛(wèi)需見到4 部門會(huì)簽的放行單才可放行。

（四）結(jié)合管理需求，完善物資管理制度

增加清晰的貨位標(biāo)識(shí)，并且實(shí)物貨位標(biāo)識(shí)與ERP 貨位一致。用ERP 的盤點(diǎn)單按貨位進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)單由物資部、參與監(jiān)盤的財(cái)務(wù)人員共同簽字確認(rèn)，并交由分管領(lǐng)導(dǎo)審核。

ERP 系統(tǒng)供應(yīng)鏈模塊的盤點(diǎn)功能，提供多種盤點(diǎn)方式選擇，可按類別、貨位進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時(shí)用系統(tǒng)中的盤點(diǎn)功能打印相應(yīng)的單據(jù)，按貨位進(jìn)行盤存，以便定期檢查賬與物一致。