信息安全在人力資源檔案數字化管理中的有效運用

摘 要：在企事業單位日常工作中，人力資源檔案管理是保證企業正常運轉的重要工作之一。隨著信息技術的發展，人力資源檔案管理也往數字化的方向發展;信息安全也逐漸成為人力資源檔案管理人員重點關心的問題。那么，在日常檔案管理過程中，如何在提高檔案管理水平的基礎上，保證企事業單位信息安全，則應該作為我們現階段主要討論的問題。

關鍵詞：信息安全;人力資源;檔案管理;數字化

在人力資源檔案中，往往記錄著員工工作以來的表現，并體現著員工的工作能力，可見人力資源檔案給企事業單位員工評價以及人事調動提供一定的參考作用。隨著人們對信息技術認識的不斷加深，數字化的人力資源檔案管理體系逐漸建立起來。但是在實際工作中我們發現，數字化檔案管理體系中存在許多的信息安全問題，這些問題的存在為企事業單位人事管理及員工個人隱私埋下隱患。

一、人力資源檔案數字化管理概述

我國越來越多的企業通過了解先進企業管理思想與管理措施對自身管理體系進行改革與創新。人力資源檔案管理作為企業管理的重要組成部分，采用數字化信息系統開展管理工作，能夠有效提高信息的錄入、存檔、調取等工作的效率，并且也能提高信息錄入的準確性;同時利用管理系統的信息處理功能，還能對員工的各項信息進行分析和統計，為后期企業開展員工大數據分析提供了技術支持。

傳統紙質檔案往往受到檔案室影響，并且反復翻閱查找檔案也會導致紙質檔案出現磨損。數字化的信息管理系統，則能通過調閱電子檔案的方法，減少紙質檔案的數量，對于部分必須留存紙質檔案的信息，可以將其轉化為數字信息供管理人員查閱。可見，人力資源檔案數字化管理有助于檔案資料的保存，降低了環境因素與人為因素對紙質檔案的影響，提高檔案資料的安全性。

人工記錄、存檔、查閱是傳統檔案管理工作的特點，這些特點往往也決定著傳統檔案管理方式容易出錯、資源利用率不高等問題。而數字化檔案系統的建立，能夠讓使用者通過輸入關鍵詞的方式就精確查找到需要的信息性，相比傳統檔案管理模式，數字化檔案系統的建立提供了更便捷、更快速的管理模式，提高檔案館工作效率。

二、人力資源檔案數字化管理現狀

（一）紙質檔案數量巨大，中小企業檔案管理認識欠缺

在我國，傳統的檔案管理模式已經運用了幾十年，所以很多企事業單位都積累了大量的紙質檔案;如果將這些檔案轉化為數字檔案，需要投入大量的人力物力;另外，由于部分中小企業自身條件較差，很難拿出足夠的資金建立起完善的人力資源檔案數字化管理系統，企業缺少數字化的設備也沒有對數字化檔案管理形成一定的認識，這些企業只能利用人工管理的模式開展人事管理工作。

（二）檔案管理系統各項設施不完善

目前，我國企事業單位采用的人力資源檔案數字化管理系統尚不完善，軟件設計存在漏洞，容易被黑客作為攻擊的目標，從而導致信息的損毀、流失、被惡意盜取。另外，客觀環境也會對信息的傳輸產生影響，從而導致“丟包”等問題的出現，為信息傳輸埋下隱患。很多企事業單位信息傳輸以及信息存儲采用開放性系統或開放性網絡，這就給網絡病毒的入侵提供了便利條件。很多企業并不重視網絡安全設施建設，采購的設備以及建設的網絡系統質量偏低，也沒有引進安全性較高的管理系統或網絡安全軟件，這些問題都導致信息安全環境不斷惡化。

（三）檔案管理人員信息技術水平欠佳

目前，我國仍有很多老一輩的檔案管理人員在崗，這些檔案管理人員信息技術水平欠佳，導致數字化檔案管理系統難以得到有效推廣。另外，還有部分年輕的檔案管理人員同樣也沒有掌握足夠的信息技術，操作仍然不夠熟練。由于操作失誤而導致的信息丟失的事件頻發。并且，很少有企業能組織人事管理人員學習檔案管理信息技術，工作人員養成的不良操作習慣也得不到及時的矯正。及時企業引進了先進的檔案管理設備與系統，由于這些問題的存在，數字化檔案管理系統也很難充分發揮其作用，并降低了檔案管理系統整體的安全性。

三、提高人力資源檔案數字化管理安全性的措施

（一）引進或開發功能完善的信息管理系統

俗話說：“工欲善其事必先利其器。”完善的數字化人力資源管理系統是保證企事業單位信息安全的有效措施。在引進或開發信息管理系統之前，企事業單位要充分了解自身管理模式的特點，并根據管理模式特點掌握自身對信息管理系統功能上的需求，從而讓系統開發者能夠根據自身需求設計出具有針對性的信息管理系統。提高系統整體的抵御威脅的能力。

（二）硬件軟件雙保險，提高系統安全性

在硬件設施上，可以建立起企業人力資源管理專用局域網，以避免外界非法用戶的入侵，實現物理上的網絡系統安全防護;另外，信息的傳輸可以采用加密的手段，提高信息傳輸的安全性，避免重要信息在傳輸途中被篡改和盜取;傳統防火墻同樣也是能夠有效提高信息安全性的手段之一。在系統開發過程中，將這些措施的采用都能有效完善信息管理系統;將這樣的系統引入人力資源檔案管理工作中，將能進一步保證信息安全，也能有效提高人事管理工作的效率。

（三）從信息結構上減少檔案被誤操作出現的幾率

清晰、完善的信息管理結構，有利于檔案的存檔與調取，也能減少檔案內容被誤識、誤操作的發生。例如，在人事信息登記的過程中，可以將員工信息分為基本信息、技能信息兩個方面;清晰的信息分類方式，能夠避免信息的誤填誤報。同樣，在信息調取的過程中，也能實現準確的信息批量調取。從而實現企業信息批量管理的安全性、高效性。

（四）加強培訓力度，提高員工信息技術水平

加強培訓力度是企業運營管理中老生常談的話題，在現今企業發展過程中加強培訓力度同樣有著現實意義。企業開展信息技術培訓過程中，要保持一個開放、積極的態度，保證培訓內容的與時俱進，讓員工能夠接觸到最新的檔案管理理念以及現代化的檔案管理技術，在提高員工信息技術水平的同時，讓員工養成良好的信息利用習慣，避免不必要的誤操作導致的信息泄露和病毒入侵。

（五）增強檔案管理意識，將信息技術與檔案管理有機融合起來

信息技術與人力資源檔案管理有著較大的差異。所以，人事管理人員就應該在了解人力資源檔案管理工作的特性的前提下，將信息技術有機地融合到日常工作中去，讓兩者形成相輔相成的關系，避免由于信息技術和人力資源檔案管理工作之間發生沖突，導致信息安全問題出現。

結束語：

隨著信息技術的發展，人力資源檔案管理也逐漸往信息化、數字化的方向發展。但是在完善人力資源檔案管理系統的同時，企事業單位也要打開管理思路，針對企業的實際需求設計檔案管理系統的功能;同時加強培訓力度，提高員工信息技術水平。總的來說，信息安全在人力資源檔案數字化管理中的有效運用離不開完善系統本身和提高使用者技術水平兩種措施;重要的是企事業單位能夠打開管理思路，針對企業實際情況采取科學有效的措施，這也是解決企業其他管理問題的主要方式。

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作者簡介：

高曉莉（1984-），漢族，山西省呂梁人，本科，經濟師。