試析檔案管理歸檔整理分類技巧

王帥

摘 要：檔案以文字、聲音、圖像等信息形式記錄了人類社會的發展，往往涵蓋了社會的方方面面。當我國引入現代化管理的模式與先進理念之后，無論在企業、政府部門、事業單位通過對人力資源管理的重視與普遍運用，逐漸開始意識到了檔案管理的重要價值與功能取向。一方面，在不斷的實施檔案管理的改革；另一方面，也在進行相關的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對當前檔案管理所面對的新情況，對其配套的歸檔整理分類問題及提升效率的技巧進行具體探討。本文就檔案管理歸檔整理分類技巧進行了分析研究。

關鍵詞：檔案管理；歸檔；分類；整理

檔案具有記錄寶貴信息的作用，無論是社會的關鍵變革、科學重大發展或者是歷史上偉人的決策、重大會議的記錄都應該能夠在檔案中找到相應的資料，可見檔案無論是對于社會發展還是個人成長是都有著極為重要的作用。檔案是一種傳承，它不僅對于當代社會有著推進作用，更能夠傳承到后世并對后世具有重大的借鑒意義，而檔案的管理工作能夠使檔案在很大程度上保存的更加安全，使得人們能夠更快速的查找到人們所需要的資料，因此需要檔案管理人員能夠掌握相應的檔案歸檔、檔案整理以及檔案分類技巧。

1 檔案管理歸檔整理技巧

1.1 歸檔文件整理原則

不同的行業檔案的類型、種類、數量、機密程度等不相同，但都要遵循一定的原則。歸檔整理分類要求精準、規范。首先要對檔案文件有一個初步的了解，科學取舍進行歸納整理，還要根據檔案的重要性進行細致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質量，保證檔案完整性，確保整理工作的順利進行；最后，在檔案歸納整理過程中如果發現類目不符的情況要逐一進行修訂，有已歸檔文件如果出現錯誤的話要注意及時進行更正，同時一些細致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細認真的態度。

1.2 檔案管理歸檔整理技巧

一般而言，歸檔整理可以劃分為兩個層面，在整理過程中，可以按照設計文件、文字材等進行進一步的項、子項方面的劃分，這樣在劃分中形成一個制定程序的基礎，按照我國的相關法律要求，設計出一套與現階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類程序。而在分類方面，則主要集中于對方法的運用，以及技能的熟練性。具體來看，整理分類程序相對簡單，重點是按照檔案的性質、材料、種類、類型、對應部門等做好劃分。程序與整理分類本身就屬于一個密切關聯的系統構成要素。因此，建議從這些構成要素出發，制訂與其相符合的程序。總之，不同的檔案管理對象，應該采取與其相適應的程序，但主要的思路應該明確，并堅持簡化原則等。

2 檔案管理歸檔分類技巧

2.1 以行業分類的技巧

按行業分類可分為計劃生育、林業、農業、畜牧、水利等等行業，進行檔案管理時就可以按照這些業務部門為基準，對檔案進行分門別類進行存放。每個行業又可以進行細分，如林業可以分為退耕還林檔案、防沙治沙檔案、林政檔案等等；農業檔案可以分為土地基本資料檔案、土地治理檔案、土地糾紛檔案等等；畜牧檔案可以分為基本情況檔案、項目檔案等等；水利又可以分為水利治沙檔案、小流域治理檔案等等。這種分類方法的好處是對檔案進行行業上分類，能夠使每個行業的檔案有序。這些檔案的管理基本一樣，需要各部門有自己的檔案室、檔案柜，由相應的部門檔案管理人員進行管理就可以了。

2.2 以密級分類的技巧

檔案按密級可以分為絕密檔案、一般檔案、公開檔案。絕密檔案，是指對有權限的人開放的檔案，并且絕密檔案能夠查看、調閱的人極少，只有相關的人才可以進行查看、調閱，管理人員絕對不可以將檔案給無關人員進行查看、調閱，即使查看、調閱也有嚴格的手續，以便出現問題有據可查，這類檔案一般都涉及國家機密。一般檔案，指的是這個檔案沒有絕密檔案那么嚴格，但想要查看、調閱也需要嚴格的手續，這類檔案可以查看、調閱的范圍很大 ，一般各行各業如林業、農業、水利等等的檔案都是這種檔案。公開檔案，指的是那些對外公開的、所有人都有權利查看的檔案，如公示類檔案，如退耕還林公示、畜牧圍欄公示等等，這些檔案是對外辦公用檔案，而且必須做到公開才有意義。

2.3 以保存期限分類的技巧

檔案按保存期限可以分為永久檔案、定期檔案、臨時檔案。永久檔案指的是那些意義重大，甚至其重要性目前無法得知，比如一些隕石檔案，這些天體以人類現有科技水平可能還無法探測其存在的價值，所以這些實物連同其檔案一體永久保存。定期檔案期限一般在三年、五年、十年不等。臨時檔案一般用完之后就作廢。永久檔案需要一個恒定的環境，其要求比較嚴格，定期檔案視其檔案重要性而確定管理的環境。臨時檔案不作要求。

2.4 以專用對象分類的技巧

檔案有時還可以根據被提供人的不同劃分，例如提供給鎮里書記看的檔案，提供給鎮里鎮長看的檔案，提供給其他同志們看的檔案等。這種以人分類的檔案一般是文字檔案，這種分類的好處是檔案性質清楚，以達到被提供人的滿意為準則。

2.5 其他檔案分類的技巧

檔案分類還有很多分類方法，如按時間進行分類，如分為 2000年以前或者2000年以后；還可以按特定時間進行分類，如非典以前和非典以后，還可以按照特定人的時間進行檔案分類，如紀念周總理的檔案可以分為逝世前檔案以及逝世后的檔案等等。還可以按照特定區域進行檔案分類，如河北省檔案、河南省檔案或者南方檔案、北方檔案。

2.6 歸檔范圍、分類方案密切結合

目前來看，傳統的紙質檔案歸檔整理分類主要用于保存、核對；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運用好計算機文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。

3 結束語

由于現階段的歸檔整理分類因檔案管理整體革新還處于量變的過程，所以，可以透過對相關的技術性解析，提升歸檔整理分類水平，為檔案管理質量與水平提供更好的促進作用。具體來看，可以按照系統論的理論思路與框架，構建起歸檔整理分類的可操作體系。

參考文獻

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