如何在事業(yè)單位檔案管理中開展精細(xì)化管理

崔新亮

摘 要：事業(yè)單位是社會經(jīng)濟(jì)持續(xù)增長的重要組成部分，檔案管理作為單位內(nèi)部管理的重要組成部分，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足實際需要。事業(yè)單位檔案管理中推行精細(xì)化管理模式，進(jìn)一步細(xì)化檔案管理工作，可以有效提升檔案管理效率和質(zhì)量，為事業(yè)單位管理和決策提供依據(jù)。本文就事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行分析，針對其中問題，提出精細(xì)化管理模式。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理；事業(yè)單位；檔案管理；信息化管理

事業(yè)單位檔案管理工作開展中，推行精細(xì)化管理模式，明確相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和要求，細(xì)化流程操作規(guī)范化開展工作，有助于精細(xì)化管理各個環(huán)節(jié)得到有效控制。相較于傳統(tǒng)的管理模式而言，精細(xì)化管理可以實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)高效協(xié)作運(yùn)行，明確崗位職責(zé)，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的問題，促使檔案管理工作安全有序進(jìn)行，實現(xiàn)檔案資源的深度開發(fā)和利用。

1 檔案精細(xì)化管理中的問題

1.1 管理制度不健全

事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理工作開展中，配套的管理制度不健全，未能站在精細(xì)化角度進(jìn)行管理，實際工作缺乏可靠依據(jù)，影響到檔案精細(xì)化管理成效。事業(yè)單位檔案管理制度中包括管理主體、項目、時間和形式等內(nèi)容，但是由于配套管理制度不健全，未能充分標(biāo)注此類內(nèi)容，檔案管理不規(guī)范，檔案管理效率和質(zhì)量大大下降。由于檔案管理水平偏低，不利于檔案資源利用效率提升，影響事業(yè)單位后期管理和決策[1]。

1.2 檔案管理信息化應(yīng)用水平不高

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是主流方向，提升檔案管理效率的同時，傳統(tǒng)的管理手段過于單一，難以滿足實際工作需要。究其根本，是由于部分事業(yè)單位資金支持力度不足，未能及時購置先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，信息化水平不高，檔案管理效率隨之下降。同時，事業(yè)單位檔案管理設(shè)備更新計劃性不足，未能建立對應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，配套管理軟件滯后。由于檔案管理信息化應(yīng)用水平不高，無法嚴(yán)格遵循制度和標(biāo)準(zhǔn)開展，檔案管理效率偏低。

1.3 檔案資源利用率不高

檔案精細(xì)化管理，主要是為了改善傳統(tǒng)管理模式的不足，保證檔案資料及時歸檔，實現(xiàn)檔案資源的深度開發(fā)和利用。但是，部分事業(yè)單位檔案管理中，忽視檔案資源的合理開發(fā)和利用，無法滿足檔案使用者需求。檔案管理功能滯后，未能定期更新，加之陳舊理念束縛和影響，檔案管理人員職能弱化，不利于檔案管理有效性提升[2]。與此同時，檔案管理流程不夠優(yōu)化，單一的傳遞和報送方式影響到檔案管理效率。

2 事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理措施

2.1 完善檔案管理制度，落實責(zé)任到實處

事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理，應(yīng)該遵循配套的規(guī)章制度，指導(dǎo)各個環(huán)節(jié)有序展開，充分發(fā)揮檔案功能，提升檔案管理效率。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部需要提高檔案管理工作認(rèn)知和重視，提供充足的經(jīng)費(fèi)來落實精細(xì)化管理工作，在實踐中積累豐富的經(jīng)驗，完善檔案管理制度，為檔案資料安全提供堅實保障。與此同時，還要強(qiáng)化部門職責(zé)，檔案資料專門存放，并借助信息化系統(tǒng)輔助管理工作開展，切實提升檔案管理效率和質(zhì)量。制定責(zé)任制度，將責(zé)任落實到實處，調(diào)動相關(guān)人員工作積極性，推動檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展。

2.2 優(yōu)化檔案精細(xì)化管理流程，轉(zhuǎn)變檔案管理方式

在信息時代背景下，檔案管理工作中信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，促使檔案管理信息化水平得到了顯著提升，相應(yīng)的檔案管理流程、管理環(huán)境和管理方式發(fā)生了不同程度上的變化，可以為檔案精細(xì)化管理提供堅實技術(shù)保障，切實提升檔案管理效率和質(zhì)量。精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)檔案資料價值深度挖掘和利用，保證檔案完整性和檢索更加便捷可靠[3]。同時，推行精細(xì)化管理流程，保證檔案資料及時歸檔，促使檔案資料歸檔、檢索和節(jié)約等流程精細(xì)化管理，充分發(fā)揮檔案價值發(fā)揮。精細(xì)化檔案管理系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，在檔案管理各個環(huán)節(jié)滲透精細(xì)化管理理念，為后續(xù)的精細(xì)化管理工作全面落實打下堅實基礎(chǔ)。

2.3 完善基礎(chǔ)設(shè)施，提升資源利用效率

事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理，可以改善傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，強(qiáng)化各部門職能，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，避免檔案數(shù)據(jù)信息精準(zhǔn)度不足，影響到后期管理和決策合理性。所以，應(yīng)該進(jìn)一步強(qiáng)化檔案服務(wù)型功能，提升檔案精細(xì)化管理地位，完善信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施，形成健全完善的信息化管理體系。通過增加資金投入力度，完善配套的服務(wù)器、存儲、檢索和管理設(shè)施，促使信息化設(shè)備和功能全面落實，切實提升檔案管理效率和質(zhì)量。同時，完善配套的管理制度，優(yōu)化服務(wù)流程，為檔案利用提供更加便捷的渠道，深入挖掘和展現(xiàn)檔案資料價值。

2.4 樹立精細(xì)化管理目標(biāo)，保證檔案資料安全

為了提升事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理水平，應(yīng)該樹立明確的精細(xì)化管理目標(biāo)，結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)完善配套檔案管理模式，促使檔案資料可以按照規(guī)范流程按部就班進(jìn)行，形成完整、實用的管理流程。此外，加強(qiáng)檔案資料的安全保障，根據(jù)檔案管理需要保存紙質(zhì)檔案資料和電子檔案資料，避免資料丟失帶來不可估量的損失，切實提升檔案管理水平。通過完善事業(yè)單位檔案管理工作基礎(chǔ)條件，高效展開檔案管理工作，為后續(xù)管理和決策提供可靠依據(jù)。

3 結(jié)論

在事業(yè)單位檔案管理工作中，為了提升檔案資料利用效率，應(yīng)該推行精細(xì)化管理模式，改善傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，實現(xiàn)檔案資料及時歸檔、存儲和共享，促使精細(xì)化管理制度的全面落實，切實提升事業(yè)單位檔案管理效率，推動事業(yè)單位健康持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]劉燕.如何在事業(yè)單位檔案管理中開展精細(xì)化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，20（04）：117.

[2]李易.如何在事業(yè)單位檔案管理中開展精細(xì)化管理[J].傳播力研究，2018，2（12）：188-189.

[3]李格格.淺談如何在事業(yè)單位檔案管理中開展精細(xì)化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，31（03）：72.