如何在事業單位檔案管理中開展精細化管理

崔新亮

摘 要：事業單位是社會經濟持續增長的重要組成部分，檔案管理作為單位內部管理的重要組成部分，傳統檔案管理模式已經無法滿足實際需要。事業單位檔案管理中推行精細化管理模式，進一步細化檔案管理工作，可以有效提升檔案管理效率和質量，為事業單位管理和決策提供依據。本文就事業單位檔案管理進行分析，針對其中問題，提出精細化管理模式。

關鍵詞：精細化管理；事業單位；檔案管理；信息化管理

事業單位檔案管理工作開展中，推行精細化管理模式，明確相應標準和要求，細化流程操作規范化開展工作，有助于精細化管理各個環節得到有效控制。相較于傳統的管理模式而言，精細化管理可以實現各個環節高效協作運行，明確崗位職責，及時發現和解決潛在的問題，促使檔案管理工作安全有序進行，實現檔案資源的深度開發和利用。

1 檔案精細化管理中的問題

1.1 管理制度不健全

事業單位檔案精細化管理工作開展中，配套的管理制度不健全，未能站在精細化角度進行管理，實際工作缺乏可靠依據，影響到檔案精細化管理成效。事業單位檔案管理制度中包括管理主體、項目、時間和形式等內容，但是由于配套管理制度不健全，未能充分標注此類內容，檔案管理不規范，檔案管理效率和質量大大下降。由于檔案管理水平偏低，不利于檔案資源利用效率提升，影響事業單位后期管理和決策[1]。

1.2 檔案管理信息化應用水平不高

事業單位檔案管理信息化建設是主流方向，提升檔案管理效率的同時，傳統的管理手段過于單一，難以滿足實際工作需要。究其根本，是由于部分事業單位資金支持力度不足，未能及時購置先進的檔案管理設備，信息化水平不高，檔案管理效率隨之下降。同時，事業單位檔案管理設備更新計劃性不足，未能建立對應的檔案管理系統，配套管理軟件滯后。由于檔案管理信息化應用水平不高，無法嚴格遵循制度和標準開展，檔案管理效率偏低。

1.3 檔案資源利用率不高

檔案精細化管理，主要是為了改善傳統管理模式的不足，保證檔案資料及時歸檔，實現檔案資源的深度開發和利用。但是，部分事業單位檔案管理中，忽視檔案資源的合理開發和利用，無法滿足檔案使用者需求。檔案管理功能滯后，未能定期更新，加之陳舊理念束縛和影響，檔案管理人員職能弱化，不利于檔案管理有效性提升[2]。與此同時，檔案管理流程不夠優化，單一的傳遞和報送方式影響到檔案管理效率。

2 事業單位檔案精細化管理措施

2.1 完善檔案管理制度，落實責任到實處

事業單位檔案精細化管理，應該遵循配套的規章制度，指導各個環節有序展開，充分發揮檔案功能，提升檔案管理效率。事業單位領導干部需要提高檔案管理工作認知和重視，提供充足的經費來落實精細化管理工作，在實踐中積累豐富的經驗，完善檔案管理制度，為檔案資料安全提供堅實保障。與此同時，還要強化部門職責，檔案資料專門存放，并借助信息化系統輔助管理工作開展，切實提升檔案管理效率和質量。制定責任制度，將責任落實到實處，調動相關人員工作積極性，推動檔案管理工作標準化、規范化發展。

2.2 優化檔案精細化管理流程，轉變檔案管理方式

在信息時代背景下，檔案管理工作中信息技術的廣泛應用，促使檔案管理信息化水平得到了顯著提升，相應的檔案管理流程、管理環境和管理方式發生了不同程度上的變化，可以為檔案精細化管理提供堅實技術保障，切實提升檔案管理效率和質量。精細化管理強調檔案資料價值深度挖掘和利用，保證檔案完整性和檢索更加便捷可靠[3]。同時，推行精細化管理流程，保證檔案資料及時歸檔，促使檔案資料歸檔、檢索和節約等流程精細化管理，充分發揮檔案價值發揮。精細化檔案管理系統化、規范化、標準化發展，在檔案管理各個環節滲透精細化管理理念，為后續的精細化管理工作全面落實打下堅實基礎。

2.3 完善基礎設施，提升資源利用效率

事業單位檔案精細化管理，可以改善傳統檔案管理模式的不足，強化各部門職能，提供優質服務，避免檔案數據信息精準度不足，影響到后期管理和決策合理性。所以，應該進一步強化檔案服務型功能，提升檔案精細化管理地位，完善信息化管理基礎設施，形成健全完善的信息化管理體系。通過增加資金投入力度，完善配套的服務器、存儲、檢索和管理設施，促使信息化設備和功能全面落實，切實提升檔案管理效率和質量。同時，完善配套的管理制度，優化服務流程，為檔案利用提供更加便捷的渠道，深入挖掘和展現檔案資料價值。

2.4 樹立精細化管理目標，保證檔案資料安全

為了提升事業單位檔案精細化管理水平，應該樹立明確的精細化管理目標，結合相關標準完善配套檔案管理模式，促使檔案資料可以按照規范流程按部就班進行，形成完整、實用的管理流程。此外，加強檔案資料的安全保障，根據檔案管理需要保存紙質檔案資料和電子檔案資料，避免資料丟失帶來不可估量的損失，切實提升檔案管理水平。通過完善事業單位檔案管理工作基礎條件，高效展開檔案管理工作，為后續管理和決策提供可靠依據。

3 結論

在事業單位檔案管理工作中，為了提升檔案資料利用效率，應該推行精細化管理模式，改善傳統檔案管理模式的不足，實現檔案資料及時歸檔、存儲和共享，促使精細化管理制度的全面落實，切實提升事業單位檔案管理效率，推動事業單位健康持續發展。

參考文獻

[1]劉燕.如何在事業單位檔案管理中開展精細化管理[J].辦公室業務，2019，20（04）：117.

[2]李易.如何在事業單位檔案管理中開展精細化管理[J].傳播力研究，2018，2（12）：188-189.

[3]李格格.淺談如何在事業單位檔案管理中開展精細化管理[J].辦公室業務，2018，31（03）：72.