關于婦幼保健院檔案管理中的分類模式作用分析

張芳

摘 要：檔案管理是醫院管理中需要重點管理的內容。隨著社會的不斷發展，對婦幼保健院檔案管理也需要不斷的發展才能跟上時代的步伐；對于檔案的整體歸類的方法需要不斷地改善創新，才能幫助醫院充分利用好檔案，發揮檔案自身的價值。其中分類模式主要是指將不同科室的檔案分到不同的檔案區，使檔案更加清晰明了，更加方便應用。下面本研究首先簡單介紹了分類模式開展的目的及優勢，然后詳細分析了婦幼保健院檔案管理中分類模式作用以及檔案管理中應注意的問題，以供參考。

關鍵詞：分類模式；婦幼保健院；檔案管理

加強醫院對婦幼保健的檔案管理和重視，對醫院起著很重要的作用。婦幼保健院的管理工作是非常重要也是非常具有技術性的，因為檔案是為醫生和護理人員需要的時候，要及時送到，所以檔案管理屬于一種“售后服務”。為醫院臨床治療以及手術戰線上的醫生提供及時的幫助。常言道“無規矩不成方圓”，所以不管是在哪里都需要有一定的制度管理，而制定有效的婦幼保健院檔案管理制度，讓管理檔案的部門認識到自己工作的重要性，同時明確職責，全身心的為婦幼保健院的檔案做好管理，使檔案更具有針對性，才能更好地為醫院服務。

1 檔案管理中分類模式實施的目的及優勢

將婦幼保健院中的檔案進行分類管理，目的就是為了規范檔案，將不同類型的檔案做好分類、保證檔案的完整性，這樣也是方便以后尋找檔案，同時也可以提高檔案的使用率，使檔案能體現它自身的價值所在，使檔案在醫院臨床上能起到更好的效果，可以更好的服務醫院。其中分類檔案實施的優勢主要有以下幾點：首先婦幼保健院內每天都會入住很多的患者，醫院各個科室也是在不斷的更新各種信息，檔案管理部門就需要每天不斷收集整理醫院各個科室需要的材料，所以通過分類的方式就可以保證資料能以最快的速度找到并送到需求人手中。其次，分類管理模式有利于歷年來的檔案資料的快速查找，方便使用。另外，分類模式管理檔案還可以有效地改善醫院的信息不被其他人泄露，保證檔案的完整性。

2 婦幼保健院檔案的分類方法及具體措施

2.1 檔案的分類總體方法

在醫院檔案分類管理中主要開展的方案是按照檔案類型及其作用進行分類整體，分類管理，包括對檔案的分類整理裝訂和編制等。并由專門負責檔案的人員，進行查找和整理，將重要的檔案和經常用的檔案做上標記，方便查找。

2.2 檔案分類的具體措施

1）病例檔案類。病例檔案主要包括住院患者的病例檔案，其主要有病例檔案科管理，為臨床的醫師提供及時的資料參考和服務。

2）行政文書類文檔。（1）相關部門發來的一些文檔類的材料，包括：國家頒布的婦幼保健衛生的通知、指令、下達數等有關資料；省級市級政府部門頒發的有關婦幼保健衛生和用藥方面的指令、通知；醫院的上級領導部門領導下達的各項檢查指標等材料。（2）醫院已做的活動整體的布置、活動前后的事項形成的文件材料。本院領導請示上級領導的工作計劃和報告以及得到上級領導的審批文件；婦幼保健院內的職能部門檢查本院各科室的調查形成的文件；經過相關部門的檢查，得到的各項合格證書；醫院舉辦周年慶或一些大事件的記錄形成的文件；本院自主制定的相關條例和規定形成的文件資料。（3）會議形成的文件檔案，領導層面召開的會議內容，領導為下級以及普通的醫護人員開會或者培訓學習的資料。（4）院內部醫生護理等相關人員的材料。醫院內部發生的一些獎勵、懲戒、職稱的評定等相關的文檔。

3）財務類。主要有醫院的財務部門整理保管的一些檔案，包括財務中的憑證，原始憑證、支出和收入的賬單，有關醫院購買醫療設備的相關花銷的賬單憑證，會計人員沒有所做的財務收入報表、支出報表、稅收報表等，這些檔案的管理，交由專門管理的人員進行保管。基建設施設備的檔案，就是醫院在建造、購買、管理醫院等方面，形成的數據文件，以及醫院各種類型的基建圖紙和招標標書等，可歸入檔案的有項目的招標、審批、施工等相關文件。

4）影像圖片類。主要將醫院內的一些活動中的視頻資料，醫院從建立到現在為止使用過的各類資料，一些著名醫學類專家到本院的題詞，與其他醫院合作過的一些重要項目資料，在保健科室內做的大型的手術以及健康教育方面拍攝的圖片；友好往來接收的各種禮品等，都存放在同一類的檔案室里。醫療科技類，主要是針對醫院內各個科室所用的高科技設施設備，新開發的科研成果，以及專業醫師針對 婦幼保健這一方面做的行業分析并在此行業發表的學術論文，每一年運用的醫技檢查的電子數據，都存放到檔案室內保管。

5）專業檔案類。醫療教學檔案，對于一些其他醫院的先進技術和經驗給予本院的醫護人員共同學習的資料；業務學習檔案，對于剛進醫院的醫師和醫護人員，都要進行嚴格的培訓和教育學習會形成一些資料；科研檔案本院研究部門研發出的新成果形成的檔案。

3 婦幼保健院檔案管理工作應注意事項

1）特殊檔案的開發

婦幼保健院對于一些產婦和新生兒的生命健康在特殊時期會制定特殊的檔案，為以后的醫學領域的發展和研究有很重要的利用價值。比如，為了響應中共中央國務院對于醫學衛生的改革發展，同時也為了提高農村婦女的身體健康我市對婦女設立一個檢查身體的項目作為試點，目的是檢查我市農村婦女的宮頸癌和乳腺癌的相關指標，通過這個項目的檢查，進一步得出新的服務模式和優化方案，通過這些方法來建立研究的檔案資料。

2）檔案資料的收集定期進行收集資料，一些長期收集比較麻煩的文件材料，要根據情況而定，及時收集起來，以避免因為時間過長不能及時收集導致資料的流失，資料形成后，隨即就有參考價值了。所以一定要定期的進行資料收集。醫院內一些特殊的需求記錄成資料的可以在當時收集好資料就整理成檔案，方便以后使用。另外還應該做好年初匯總工作，一年過后，根據資料的性質，將資料進行歸類整理，一些不常用的放到適當的位置。將一整年的檔案資料都再次做出分類整理，為本年資料的儲存做準備。

4 結束語

綜上所述，通過分類處理婦幼保健院的檔案，使得檔案歸檔更加合理，使用更加方便、充分的體現了檔案自身的價值，科學的規劃檔案的分類，使醫院的信息檔案更加的全面，醫院能更好的利用好檔案儲存的信息，同時使醫院各類檔案可以更清晰，為醫院臨床提供更加優質的服務。

參考文獻

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