機關檔案管理存在的薄弱環節與解決對策探討

張建龍

摘 要：機關檔案是我國機關單位在開展各項公務活動中形成的重要文件及記錄資料，做好機關檔案管理工作對機關單位的發展有著較好的積極影響作用。在信息化時代發展背景下，我國對機關檔案管理提出了更高要求，但是以往機關檔案管理中依舊存在諸多問題，難以保證檔案整體質量，不利于機關檔案管理的持續發展。為促進機關檔案管理水平的提升，本文就針對機關檔案管理存在的薄弱環節進行分析，并提出一些具體的解決對策，希望能為機關檔案管理的進步和發展提供有利依據。

關鍵詞：機關檔案；檔案管理；薄弱環節；對策

作為我國檔案事業的重要部分，機關檔案是機關公務活動的歷史記錄資料，其本身就具有參考、憑證及資政等作用，對機關單位的發展有著較大的影響作用。近幾年，機關單位的檔案管理意識逐漸提高，所采取的檔案管理手段也越來越先進，但是整個檔案管理過程依舊存在各種各樣的問題，這就必須要采取有效對策進行處理，使機關檔案管理更具有全面性及有效性，為機關單位的發展提供更加可靠的信息服務。

1 機關檔案管理中存在的薄弱環節

1.1 對檔案工作的認識不夠全面

根據以往機關檔案管理的發展情況來看，部分單位對檔案工作的認識不夠全面，認為檔案工作對單位的發展并無實質作用，導致檔案工作制度流于形式，難以保證檔案工作的順利開展，未能取得理想的檔案工作效果。同時，部分單位的檔案文件比較散亂，不同業務的檔案存放于不同的科室，沒有安排專門的工作人員進行檔案整理和保管，未能形成良好的檔案移交習慣，給檔案集中統一管理帶來較大挑戰，嚴重影響到檔案管理的工作效率及質量。

1.2 檔案管理人員的變動過于頻繁

在以往機關檔案管理過程中，常常都是由辦公室文書人員兼職檔案管理，這些檔案管理人員的素質水平參差不齊，且工作經驗也不夠豐富，在實行輪崗制度的情況下，機關檔案工作帶來較大的負面影響[1]。同時，部分檔案工作人員的能力及素質較低，在檔案管理上不夠嚴格，以致文件材料的整理缺乏規范性，常常出現檔案過于散亂的情況，難以實現對機關檔案的集中和統一管理。

1.3 檔案保管條件參差不齊

部分機關單位在進行檔案管理工作的時候，沒有建立專門的檔案室，即使部門設有檔案室，也無法達到檔案安全規范保管的要求，這就給機關檔案管理工作的開展帶來較大挑戰。同時，部分單位所建立的檔案室存在材料混亂的情況，不同的文件材料堆積在一個位置，且缺乏必要的保護措施，導致檔案文件出現受損情況，嚴重影響到機關檔案的完整性。此外，一些未能設立檔案室的機關單位將辦公室作為檔案保管的地方，但是辦公室的空間比較有限，很容易出現檔案文件的丟失及損毀情況，難以保證機關檔案管理工作的科學性及有效性。

1.4 檔案整理不夠規范

部分單位在進行檔案管理工作的時候，存在檔案收集不完整的情況，整個過程以收集業務上級來文及單位發文為主，在收集統計報表、行政介紹信、重大活動的音像及照片、實物檔案等各方面存在一定的疏忽，以致檔案質量無法得到保障。同時，部分檔案管理人員在整理文件過程中存在不規范的操作，進而出現文件錄入不全、文件缺號、文件數字化水平不高等情況，嚴重影響到機關檔案管理的規范性，不利于機關檔案的有效利用[2]。

2 加強機關檔案管理的具體對策

2.1 加強宣傳工作，提高對檔案工作的認識

首先，需要加強機關檔案的宣傳工作，通過國際檔案宣傳日、創建微信公眾號、開設專欄、舉辦展覽、制作電視劇等各種措施進行檔案工作宣傳，使我國人民對檔案工作產生一個更加清晰、全面的認識，同時，要嚴格執行崗位責任制，將責任落實到各個檔案工作人員的身上，不斷細化工作任務，使檔案人員能夠更好的完成本職工作。其次，需要強化檔案服務意識，以服務于人民為主進行檔案工作，采用新的檔案服務方式使檔案價值得到充分發揮，為廣大群眾提供更加可靠的信息服務。最后，需要加強檔案工作人員的思想教育，深入了解檔案工作人員的訴求，進而采取有效措施提高檔案工作人員的責任感及事業心，使檔案工作人員的工作及生活方面的問題得到解決，為檔案工作人員構建更好的工作環境。

2.2 建章立制，提高檔案管理的規范性

建檔工作的程序比較復雜，其中包括了檔案文件的收集、分類、立卷、編目等等，且不同程序之間的聯系較為緊密，一旦某個程序出現問題，勢必會影響到其他程序的工作質量。首先，要保證歸檔文件的完整性，按照規定要求對檔案文件進行判定，確認是否要進行文件歸檔。在進行檔案整理的時候，需要按照不同載體、不同門類的檔案的規范標準進行操作，以此保證檔案的規范性。其次，機關檔案涉及到的部門較多，要加強不同部門之間的溝通配合，調動相關工作人員的積極性，共同完成機關檔案管理工作的目標。最后，不同機關單位的經濟條件存在一定差異，需要結合機關單位的實際情況設立檔案室，采用多元化的建檔模式，落實責任追究制度，做好檔案歸檔入庫及檔案查閱利用等各環節的登記工作[3]。

2.3 合理增加投入成本，夯實檔案管理基礎

為保證機關檔案管理工作的順利開展，應注重軟硬件設施的建設，合理提高投入成本，配備完善的設備設施，使其能夠達到檔案室“九防”的要求。同時，在信息化時代發展背景下，傳統的檔案管理方式已經無法滿足機關檔案管理的需求，需要充分利用監控設備、彩印機、攝像機、刻錄機、掃描儀等等，以此提高機關檔案管理的信息化水平，使機關檔案管理更具有科學性及規范性。此外，要夯實檔案管理基礎，做到工作留痕，確保各項手續的完備，為機關檔案管理工作提供有利基礎，使機關檔案管理的質量得到保障[4]。

2.4 提高指導力度，加強檔案管理隊伍建設

首先，市級檔案局應提高對機關單位的監督及指導力度，開展檔案知識競賽、舉辦培訓班、開展活動、召開會議、進行執法檢查、進行年檢，通過各種方式提高機關單位的檔案管理意識，強化檔案工作人員的能力及素質，使其能夠更好的完成各項工作。其次，機關單位要注重檔案管理隊伍的建設，提高檔案人才的培養力度，通過老人帶新人的方式提高檔案管理隊伍的素質水平，帶領檔案管理隊伍參加技術交流活動，促進檔案工作人員業務能力的提升，為機關檔案管理工作的進步和發展提供可靠的人才支持。最后，要制定完善的績效考核及獎懲制度，以此調動檔案工作人員的積極性及主動性，促進檔案工作人員的自我強化，進而以更加專業的狀態完成工作，有效提高機關檔案管理工作的整體水平[5]。

3 結語

綜上所述，雖然我國在機關檔案管理上已經積累了一定的經驗，但是整個過程依舊存在諸多薄弱環節，不利于機關檔案管理的持續發展。為促進機關檔案管理水平的提升，需要深入了解機關檔案管理的現狀及相關問題，積極加強宣傳工作、提高對檔案工作的認識，建章立制、提高檔案管理的規范性，合理增加投入成本、夯實檔案管理基礎，提高指導力度、加強檔案管理隊伍建設，通過各種方式提高機關檔案管理工作的質量，使其能夠更好的服務于我國人民及機關單位的發展。

參考文獻

[1]宮瀟倩.機關檔案管理存在的薄弱環節與解決對策[J].辦公室業務，2019（01）：91.

[2]林秀清.新形勢下的機關檔案管理探索[J].產業與科技論壇，2018，17（20）：271-272.

[3]方春彪.新時代機關檔案管理工作如何實現創新發展[J].黑龍江檔案，2018（04）：54.

[4]展賢東.淺談如何提高機關檔案管理工作水平[J].辦公室業務，2018（04）：106.

[5]夏楊.新時期機關檔案管理工作常見問題及應對措施分析[J].辦公室業務，2017（24）：109-111.