新形勢(shì)下呼和浩特鐵路局檔案管理的創(chuàng)新

呂美齡

摘 要：鐵路系統(tǒng)的檔案管理十分繁雜，涉及到了多個(gè)方面，特別是當(dāng)前的鐵路系統(tǒng)更加完善和現(xiàn)代化，因此相應(yīng)的檔案管理可需要進(jìn)一步改革，進(jìn)行管理的創(chuàng)新。基于此，本文以呼和浩特鐵路局為例，分析檔案管理的創(chuàng)新辦法，希望可以給鐵路部門的檔案管理優(yōu)化提供一定的方向。

關(guān)鍵詞：鐵路局；檔案管理；創(chuàng)新

黨的十九大開啟了新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義新征程，習(xí)近平總書記提出創(chuàng)新才能發(fā)展地更遠(yuǎn)更強(qiáng)的理念。檔案事業(yè)作為黨和國(guó)家事業(yè)不可或缺的重要組成部分，記錄著我們經(jīng)過的、沒經(jīng)過的方方面面，是歷史的真實(shí)反映。檔案還有一個(gè)重要的作用就是服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人民群眾。隨著社會(huì)發(fā)展、科技進(jìn)步，檔案工作也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和考驗(yàn)，一方面是如何在新的安全形勢(shì)下，更好的利用我們所管的檔案資源，更快更好的提供給廣大職工，解決他們所急所需，直到他們滿意為止。另一方面是如何做到全面、系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確的記錄呼和浩特鐵路局發(fā)展的歷程。作為呼鐵局檔案管理者，我們必須有高度的責(zé)任感和使命感，從思想創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新、知識(shí)創(chuàng)新等方面來完成這項(xiàng)工作，讓呼鐵局的檔案事業(yè)更加法制化、規(guī)范化、信息化。

1 在思想意識(shí)方面的創(chuàng)新

合格的檔案管理工作者，應(yīng)當(dāng)有創(chuàng)新意識(shí)，敢于突破舊得傳統(tǒng)觀點(diǎn)，在工作中具有變通性和獨(dú)創(chuàng)性，打破以往按部就班，循規(guī)蹈矩，不敢越雷池半步的習(xí)慣思想，工作上以辯證的觀點(diǎn)，不對(duì)過去的經(jīng)驗(yàn)做法全部照搬，也不全部按既定的條條框框辦事，改革創(chuàng)新就要敢于承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，在工作實(shí)踐中勇于創(chuàng)新，大膽創(chuàng)新。如在信息化方面，我們與文書科的電子公文系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)公文電子化辦理，無紙化存儲(chǔ)，并與其他各科室聯(lián)和協(xié)作，從局域網(wǎng)上查找各科所需文件，極大方便文書檔案的歸檔和利用，但這也存在權(quán)威性、泄密等安全隱患，可是我們要想辦法攻克問題，而不是固守不前，依然用50年代的文書檔案管理辦法歸檔。檔案部門和檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)到只有創(chuàng)新才是檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的動(dòng)力來源。

2 在檔案管理方面的創(chuàng)新

一是為適應(yīng)新形勢(shì)，鐵路局針對(duì)各類檔案，從新制定或正在制定各類檔案的管理辦法，優(yōu)化其工作流程。把在實(shí)踐中有利于破解難題，推動(dòng)工作的一系列工作舉措以制度辦法的形式固定下來。如：我們因?yàn)檫^去文書檔案收集范圍較窄，好多需要查找的文件在源頭上就沒有歸檔，或保管期限較短，查找時(shí)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)銷毀的現(xiàn)象，所以于2018年新制定了《呼和浩特鐵路局文書檔案歸檔范圍和保管期限表》、《呼和浩特鐵路局文書檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)》。因近幾年呼鐵局管內(nèi)基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的增加，科技檔案之前的管理辦法已不適應(yīng)現(xiàn)在的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》，我們?nèi)ツ曛匦滦抻喠恕逗艉秃铺罔F路局科技檔案管理辦法》。會(huì)計(jì)檔案方面，也存在憑證保管期限較短的現(xiàn)象，其中主要是反映在退休職工為社保、房產(chǎn)、獨(dú)生子女費(fèi)、公積金貸款等事項(xiàng)來查找工資單時(shí)，可是之前年度的憑證已按照保管期限15年的要求銷毀了，國(guó)家財(cái)政部聯(lián)和國(guó)家檔案局于2015年發(fā)布了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，我們鐵路局也同時(shí)廢止了之前《呼和浩特鐵路局會(huì)計(jì)檔案執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)》，以鐵路總公司下發(fā)的《鐵路會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范及相關(guān)法規(guī)》為標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合呼鐵局自身實(shí)際，制定了自己的會(huì)計(jì)檔案管理辦法，于2016年1月1日開始執(zhí)行。在檔案統(tǒng)計(jì)方面，鐵路總公司于2016年更改了統(tǒng)計(jì)報(bào)表的形式，我們也按新的統(tǒng)計(jì)要求，從新制定了統(tǒng)計(jì)辦法，創(chuàng)新表格的邏輯運(yùn)算，使基層單位更方便、快捷、準(zhǔn)確的完成統(tǒng)計(jì)工作。還有在聲像和照片檔案方面，因?yàn)楝F(xiàn)在的照片和錄像大都保存為電子的，我們館近幾年也很少收集到實(shí)物的照片和錄像，但在電子照片和錄像方面，也沒出臺(tái)過具體的收集、整理、歸檔辦法，所以就很少有單位主動(dòng)來交這些檔案，我們館也只是從局域網(wǎng)上下載一部分電子照片，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠體現(xiàn)近幾年呼鐵局快速發(fā)展的歷史狀況，所以今年我們的主要任務(wù)是將照片、聲像、實(shí)物檔案管理辦法盡快出臺(tái)，以適應(yīng)鐵路局新的形勢(shì)、新的需求。

二是在檔案館的軟硬設(shè)施建設(shè)方面，為適應(yīng)館藏量的不斷增加，我們將之前手搖的機(jī)械的密集架更換為電子化的自能密集架，和它配套有智能的溫度、濕度控制、自動(dòng)消毒、水災(zāi)、火災(zāi)報(bào)警、視頻監(jiān)控等功能，極大的增加了館藏的容納量和檔案的安全保管。館內(nèi)為將智能密集架的功能發(fā)揮到最大，我們將之前各類檔案的手工目錄逐步錄為電子版的目錄，實(shí)現(xiàn)檔案管理員用手機(jī)遙控，直接開架，要查找的那卷檔案所在位置會(huì)亮燈，這樣就很方便快速的找到所需要的檔案。還有我們將館藏的珍貴的民國(guó)時(shí)期120卷地畝檔案復(fù)印副本，精心粘貼保護(hù)，調(diào)閱時(shí)只能出示復(fù)印件，除非是法庭上必須出示原件情況下，才能拿出原件。我館正在研究電子化檔案系統(tǒng)，將各部門、各類檔案從系統(tǒng)中直接實(shí)現(xiàn)收集、整理、移交、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，突破傳統(tǒng)的手工操作，逐步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化和檔案信息資源共享。

3 在提供利用服務(wù)方面的創(chuàng)新

檔案工作的服務(wù)性是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基本因素，隨著檔案資源的發(fā)展，服務(wù)創(chuàng)新就是要不斷擴(kuò)大和延伸檔案服務(wù)范圍、內(nèi)容和方式。改變之前我們是等著職工上門來查檔，只能憑介紹信查檔的單一方式，有什么就給你查什么，沒有查著也不是我們?cè)斐傻脑虻鹊痊F(xiàn)象，首先是加強(qiáng)我館專業(yè)檔案、特色檔案的收集工作，擴(kuò)大館藏量，以適應(yīng)職工的調(diào)檔需求，其次是在鐵路局全面深化改革過程中，新設(shè)、轉(zhuǎn)隸、撤銷單位為的檔案都盡快收集到我館，不使之散失。現(xiàn)在的工作重點(diǎn)是加大新列入檔案館收集范圍單位的檔案以及電子檔案收集力度。總之，我們是以高度關(guān)注職工群眾的需求，在工作中補(bǔ)齊短板，分析總結(jié)職工群眾以哪方面的需求最多，然后將這方面檔案做到查缺補(bǔ)漏、單獨(dú)存放，做好目錄等工作，來提高利用率。

利用方式還有：可將解密的檔案放在共享平臺(tái)，職工可憑權(quán)限直接利用局域網(wǎng)在線查找所需資料，還可利用鐵路局歷史檔案文化與現(xiàn)代聲像技術(shù)結(jié)合，打造大型專題展覽廳，最終達(dá)到對(duì)新入路的職工來說，檔案館就是他們了解鐵路的過去、現(xiàn)在、將來的窗口，來吸引更多的職工群眾到檔案館找到他們心中需求，這里將變成為他們精神的家園，利用豐富的館藏資源將我館建成呼鐵局知識(shí)與信息的集散地。

4 在人才知識(shí)方面的創(chuàng)新

一是形成合理的檔案管理人才格局，目前我們檔案館為適應(yīng)檔案信息化、科技化，招聘懂信息技術(shù)的人員一名，編制修史的專家一名，懂項(xiàng)目建設(shè)工作人員一名，來充實(shí)檔案館的人才隊(duì)伍。

二是檔案管理人才的能力不斷提升，現(xiàn)在檔案館在職十名工作人員都具有高等教育的學(xué)歷，檔案專業(yè)副研究館員1人，館員9名。我們每年都要參加自治區(qū)、鐵路總公司的繼續(xù)教育和各類檔案專業(yè)的專門培訓(xùn)，檔案專業(yè)交叉性和應(yīng)用性較強(qiáng)，所以我們采取輪崗制，使每個(gè)人成為檔案專業(yè)的全能人才。新形勢(shì)下，檔案工作者要善于從檔案工作實(shí)踐中，探索研究檔案管理活動(dòng)規(guī)律，堅(jiān)持優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案業(yè)務(wù)技能和服務(wù)能力，應(yīng)用檔案新知識(shí)、新理論和新技術(shù)創(chuàng)造能力，引領(lǐng)檔案的創(chuàng)新和發(fā)展，使每個(gè)檔案工作者都能成為適應(yīng)、符合時(shí)代要求的專業(yè)人才。

在新時(shí)代、新形勢(shì)下，我們呼鐵局檔案工作者要有再創(chuàng)新篇、走在全路檔案事業(yè)的前列的精神，用實(shí)實(shí)在在的檔案資源服務(wù)新時(shí)代呼鐵局及更廣范圍的職工群眾對(duì)檔案的需求，開發(fā)出生動(dòng)鮮活的檔案文化產(chǎn)品，增強(qiáng)廣大職工群眾的獲得感與滿意感，為實(shí)現(xiàn)文化自強(qiáng)續(xù)寫新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展新篇。

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