探討新時期電力企業檔案管理如何與時俱進

摘 要：電力企業的檔案管理工作不僅是對其歷史發展情況的記錄與保存，也是促進電力企業技術發展革新與營銷手段提升的重要途徑。本文主要就現階段電力企業檔案管理工作中存在的企業對檔案管理不重視、沒有專門負責管理的人員，以及在管理工作中存在安全隱患等問題展開分析與討論，并提出相應的優化策略。

關鍵詞：電力企業；檔案管理；信息數據庫

近年來，隨著我國經濟與科技的飛速發展，我國電力產業也取得了顯著進步，正逐步向現代化與國際化邁進。自改革開放以來，我國電力企業自動化設備不斷更新換代，很多控制設備已經達到了國際一流標準。但在企業檔案管理方面，由于缺乏重視，依然存在著很多問題，阻礙了電力企業的整體發展與進步。

1 電力企業檔案管理過程中存在的問題

現階段，我國電力企業在檔案管理工作過程中存在的問題，主要分為三個方面。第一個方面，就是企業高層對檔案管理工作的重視程度嚴重不足，認為檔案管理工作可有可無。導致大部分電力企業對檔案管理工作的重視程度極低，在對檔案進行簡單的記錄與歸檔后，完全不重視后期的保存與管理。檔案材料內容不完整，檔案數量缺失等情況頻頻發生，無法為企業提供準確、完整的信息記錄。第二個方面，就是很多電力企業并沒有專門負責檔案管理的部門和人員。部分企業在進行檔案管理人員挑選時，要求極低，導致企業內的檔案管理人員對檔案管理工作的理解存在巨大偏差，認為檔案管理只是機械的收集與整理工作，專業素質與工作態度都嚴重不足。第三個方面，就是在檔案管理工作中存在的安全隱患。很多電力企業的檔案管理庫房沒有達到基本的安全要求，部分檔案庫房所處位置陰暗潮濕，使企業檔案受潮濕損害嚴重，還有一部分電力企業對檔案的防護措施極差，窗外沒有安裝防護欄，庫房內也沒有基本的滅火設施，一旦發生火宅或盜竊現象，損失將極其嚴重。

2 優化電力企業檔案管理工作的有效措施

2.1 提升企業高層對檔案管理的重視程度

想要快速解決我國現階段電力企業檔案管理工作中存在的問題，提高企業高層對檔案管理工作的重視是關鍵。只有企業高層領導帶頭將檔案管理工作重視起來，并積極投入相應的人力與物力資源。設立專門的檔案管理部門，安排專業的檔案管理人員對檔案進行記錄與保存，并建立起完善的企業檔案管理制度，加強對檔案管理工作的監管與考核，以及注重專業檔案管理人才的引進與培養，堅決杜絕散漫的工作態度與不合格的工作能力，才能保證電力企業的檔案管理工作脫離落后的管理模式，向制度化、嚴謹化、高效化轉變，進而為企業發揮更大的作用。例如，國家能源集團山東電力有限公司所屬菏澤電廠就切實提高了對企業檔案管理工作的重視，響應國家政策，嚴格遵循了“四分開”的原則，建立起600余平米的檔案管理室，其中庫房面積約占285平方米，涉及文書、財務、科技、人事、聲像、實物等各個檔案類型的存儲與管理。并在傳統檔案庫房“八防”要求的基礎上，加入了智能控制系統，使其對庫房的控制更為精細，事件的反饋更為及時，事后溯源更加容易。在保障庫房與檔案資料安全的同時，有效提高了檔案信息化管理水平與工作效率[1]。

2.2 提升工作人員的檔案管理意識

電力企業的檔案管理工作人員，作為檔案管理的直接參與者，在優化電力企業檔案管理工作中起著極其重要的作用。電力企業在將員工信息與企業發展情況轉化為文字、圖像的過程中，需要投入大量的人力與物力。但是，部分企業在完成產權改革時，對檔案管理工作不夠重視，導致檔案管理人員工作態度敷衍，檔案管理工作變成了只是一個形式。嚴重制約了電力企業檔案管理工作的開展，使企業的發展情況得不到全面、準確的記錄，甚至很多珍貴的企業發展歷史資料遭到損壞甚至丟失，給電力企業未來的發展與回顧帶來巨大阻礙。電力企業應注重提升檔案管理人員的檔案管理意識，一方面，是要加強專業檔案管理人才的引進與培養，為電力企業的檔案管理隊伍注入新鮮的優質血液。另一方面，就是要注重電力企業內現有檔案管理人員的培訓與提升，積極開展檔案管理專業知識學習，提高企業檔案管理工作人員的專業能力與工作責任心，進而從整體上提高電力企業檔案管理工作人員的管理意識與綜合素質。比如，電力企業可以積極組織員工開展“國際檔案日”、“檔案管理宣傳周”、“檔案知識專項培訓”等宣傳及培訓活動，并根據企業實際情況，通過在活動現場設立各相關主題展板，將企業發展歷史過程中留存下來的老照片進行展出，以及印刷、發放檔案管理相關宣傳資料，開展檔案管理知識問答互動等，使企業內部廣大員工能夠真實的感受到企業的發展歷程與歷史原貌，對電力企業的基礎資料有一個全面、深入的了解，進而充分認識到電力企業檔案管理工作的重要性[2]。

2.3 建立檔案信息數據庫

在全球經濟飛速向現代化與科技化發展的今天，電力企業也應緊隨時代趨勢，在檔案管理工作中融入信息技術。新時期，電力企業檔案管理人員在進行企業檔案管理的工作過程中，應該在傳統紙質檔案管理與維護的同時，積極建立起電力企業檔案管理信息數據庫。通過互聯網，將檔案材料錄入信息庫中，這樣既能防止企業檔案材料的損壞與丟失，保證企業檔案的安全性，又能方便后期的查閱與改動，提高檔案管理人員的工作效率，更加高效的為企業提供所需的檔案材料。

3 結束語

綜上所述，電力企業的檔案管理工作作為提升企業業務水平與綜合競爭力的重要工作內容，在現階段依然存在著很多問題，需要企業提高對檔案管理工作的重視，加強工作人員管理意識，并積極建立檔案管理信息數據庫，才能實現電力企業檔案管理工作的全面優化，進而促進我國電力企業的穩定發展。

參考文獻

[1]張于.電力企業檔案管理與時俱進策略研究[J].辦公室業務，2019（02）：127.

[2]金薇.解析電力企業檔案管理如何與時俱進[J].中外企業家，2018（27）：90-91.

作者簡介

孫紅麗（1985-），女，國家能源費縣發電有限公司。