探討新時(shí)期電力企業(yè)檔案管理如何與時(shí)俱進(jìn)

摘 要：電力企業(yè)的檔案管理工作不僅是對其歷史發(fā)展情況的記錄與保存，也是促進(jìn)電力企業(yè)技術(shù)發(fā)展革新與營銷手段提升的重要途徑。本文主要就現(xiàn)階段電力企業(yè)檔案管理工作中存在的企業(yè)對檔案管理不重視、沒有專門負(fù)責(zé)管理的人員，以及在管理工作中存在安全隱患等問題展開分析與討論，并提出相應(yīng)的優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；信息數(shù)據(jù)庫

近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)與科技的飛速發(fā)展，我國電力產(chǎn)業(yè)也取得了顯著進(jìn)步，正逐步向現(xiàn)代化與國際化邁進(jìn)。自改革開放以來，我國電力企業(yè)自動(dòng)化設(shè)備不斷更新?lián)Q代，很多控制設(shè)備已經(jīng)達(dá)到了國際一流標(biāo)準(zhǔn)。但在企業(yè)檔案管理方面，由于缺乏重視，依然存在著很多問題，阻礙了電力企業(yè)的整體發(fā)展與進(jìn)步。

1 電力企業(yè)檔案管理過程中存在的問題

現(xiàn)階段，我國電力企業(yè)在檔案管理工作過程中存在的問題，主要分為三個(gè)方面。第一個(gè)方面，就是企業(yè)高層對檔案管理工作的重視程度嚴(yán)重不足，認(rèn)為檔案管理工作可有可無。導(dǎo)致大部分電力企業(yè)對檔案管理工作的重視程度極低，在對檔案進(jìn)行簡單的記錄與歸檔后，完全不重視后期的保存與管理。檔案材料內(nèi)容不完整，檔案數(shù)量缺失等情況頻頻發(fā)生，無法為企業(yè)提供準(zhǔn)確、完整的信息記錄。第二個(gè)方面，就是很多電力企業(yè)并沒有專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門和人員。部分企業(yè)在進(jìn)行檔案管理人員挑選時(shí)，要求極低，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)的檔案管理人員對檔案管理工作的理解存在巨大偏差，認(rèn)為檔案管理只是機(jī)械的收集與整理工作，專業(yè)素質(zhì)與工作態(tài)度都嚴(yán)重不足。第三個(gè)方面，就是在檔案管理工作中存在的安全隱患。很多電力企業(yè)的檔案管理庫房沒有達(dá)到基本的安全要求，部分檔案庫房所處位置陰暗潮濕，使企業(yè)檔案受潮濕損害嚴(yán)重，還有一部分電力企業(yè)對檔案的防護(hù)措施極差，窗外沒有安裝防護(hù)欄，庫房內(nèi)也沒有基本的滅火設(shè)施，一旦發(fā)生火宅或盜竊現(xiàn)象，損失將極其嚴(yán)重。

2 優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理工作的有效措施

2.1 提升企業(yè)高層對檔案管理的重視程度

想要快速解決我國現(xiàn)階段電力企業(yè)檔案管理工作中存在的問題，提高企業(yè)高層對檔案管理工作的重視是關(guān)鍵。只有企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)帶頭將檔案管理工作重視起來，并積極投入相應(yīng)的人力與物力資源。設(shè)立專門的檔案管理部門，安排專業(yè)的檔案管理人員對檔案進(jìn)行記錄與保存，并建立起完善的企業(yè)檔案管理制度，加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)管與考核，以及注重專業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，堅(jiān)決杜絕散漫的工作態(tài)度與不合格的工作能力，才能保證電力企業(yè)的檔案管理工作脫離落后的管理模式，向制度化、嚴(yán)謹(jǐn)化、高效化轉(zhuǎn)變，進(jìn)而為企業(yè)發(fā)揮更大的作用。例如，國家能源集團(tuán)山東電力有限公司所屬菏澤電廠就切實(shí)提高了對企業(yè)檔案管理工作的重視，響應(yīng)國家政策，嚴(yán)格遵循了“四分開”的原則，建立起600余平米的檔案管理室，其中庫房面積約占285平方米，涉及文書、財(cái)務(wù)、科技、人事、聲像、實(shí)物等各個(gè)檔案類型的存儲(chǔ)與管理。并在傳統(tǒng)檔案庫房“八防”要求的基礎(chǔ)上，加入了智能控制系統(tǒng)，使其對庫房的控制更為精細(xì)，事件的反饋更為及時(shí)，事后溯源更加容易。在保障庫房與檔案資料安全的同時(shí)，有效提高了檔案信息化管理水平與工作效率[1]。

2.2 提升工作人員的檔案管理意識(shí)

電力企業(yè)的檔案管理工作人員，作為檔案管理的直接參與者，在優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理工作中起著極其重要的作用。電力企業(yè)在將員工信息與企業(yè)發(fā)展情況轉(zhuǎn)化為文字、圖像的過程中，需要投入大量的人力與物力。但是，部分企業(yè)在完成產(chǎn)權(quán)改革時(shí)，對檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致檔案管理人員工作態(tài)度敷衍，檔案管理工作變成了只是一個(gè)形式。嚴(yán)重制約了電力企業(yè)檔案管理工作的開展，使企業(yè)的發(fā)展情況得不到全面、準(zhǔn)確的記錄，甚至很多珍貴的企業(yè)發(fā)展歷史資料遭到損壞甚至丟失，給電力企業(yè)未來的發(fā)展與回顧帶來巨大阻礙。電力企業(yè)應(yīng)注重提升檔案管理人員的檔案管理意識(shí)，一方面，是要加強(qiáng)專業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，為電力企業(yè)的檔案管理隊(duì)伍注入新鮮的優(yōu)質(zhì)血液。另一方面，就是要注重電力企業(yè)內(nèi)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)與提升，積極開展檔案管理專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，提高企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)能力與工作責(zé)任心，進(jìn)而從整體上提高電力企業(yè)檔案管理工作人員的管理意識(shí)與綜合素質(zhì)。比如，電力企業(yè)可以積極組織員工開展“國際檔案日”、“檔案管理宣傳周”、“檔案知識(shí)專項(xiàng)培訓(xùn)”等宣傳及培訓(xùn)活動(dòng)，并根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，通過在活動(dòng)現(xiàn)場設(shè)立各相關(guān)主題展板，將企業(yè)發(fā)展歷史過程中留存下來的老照片進(jìn)行展出，以及印刷、發(fā)放檔案管理相關(guān)宣傳資料，開展檔案管理知識(shí)問答互動(dòng)等，使企業(yè)內(nèi)部廣大員工能夠真實(shí)的感受到企業(yè)的發(fā)展歷程與歷史原貌，對電力企業(yè)的基礎(chǔ)資料有一個(gè)全面、深入的了解，進(jìn)而充分認(rèn)識(shí)到電力企業(yè)檔案管理工作的重要性[2]。

2.3 建立檔案信息數(shù)據(jù)庫

在全球經(jīng)濟(jì)飛速向現(xiàn)代化與科技化發(fā)展的今天，電力企業(yè)也應(yīng)緊隨時(shí)代趨勢，在檔案管理工作中融入信息技術(shù)。新時(shí)期，電力企業(yè)檔案管理人員在進(jìn)行企業(yè)檔案管理的工作過程中，應(yīng)該在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與維護(hù)的同時(shí)，積極建立起電力企業(yè)檔案管理信息數(shù)據(jù)庫。通過互聯(lián)網(wǎng)，將檔案材料錄入信息庫中，這樣既能防止企業(yè)檔案材料的損壞與丟失，保證企業(yè)檔案的安全性，又能方便后期的查閱與改動(dòng)，提高檔案管理人員的工作效率，更加高效的為企業(yè)提供所需的檔案材料。

3 結(jié)束語

綜上所述，電力企業(yè)的檔案管理工作作為提升企業(yè)業(yè)務(wù)水平與綜合競爭力的重要工作內(nèi)容，在現(xiàn)階段依然存在著很多問題，需要企業(yè)提高對檔案管理工作的重視，加強(qiáng)工作人員管理意識(shí)，并積極建立檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，才能實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)檔案管理工作的全面優(yōu)化，進(jìn)而促進(jìn)我國電力企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張于.電力企業(yè)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（02）：127.

[2]金薇.解析電力企業(yè)檔案管理如何與時(shí)俱進(jìn)[J].中外企業(yè)家，2018（27）：90-91.

作者簡介

孫紅麗（1985-），女，國家能源費(fèi)縣發(fā)電有限公司。