企業檔案管理規范化中遇到的問題與解決思路

摘 要：企業檔案是公司關于研發，生產和商業等活動的紀錄，它們為企業的各種業務和研究工作的發展創造了必要的條件。它們是企業重要的無形資產，在預防風險方面發揮著重要作用，是公司的核心競爭力之一。建立適合實際和標準化科學企業工作的檔案管理系統，對公司的正常運作起著重要作用。

關鍵詞：企業檔案；管理；問題；解決策略

1 引言

在公司的初始階段，大部分公司關注的是公司如何生存，如何盈利，如何讓每個人都獲利。那時候的公司，業務量不是很大，而且形成的文件也不多，就算檔案管理并沒有很標準化，其實對公司業務的影響也不會很大。 但是隨著公司業務量的增加，公司規模的擴大，如果檔案管理水平跟不上，就會限制其他業務的發展，從而影響公司的整體發展，現如今大多數公司已經意識到檔案管理的重要性，文件管理的規范化事務被提上議程。[1]

2 檔案管理人才瓶頸

在公司的最初階段，基于節省勞動力成本等因素，可能會安排兼職人員做檔案管理工作，當企業檔案職位是兼職時，其實會很難做好檔案工作。

首先，兼職人員缺乏檔案的專業基礎和系統的學習，對檔案行業標準和規范掌握不足。其次，大多數人員對公司的技術研發，市場開發等不是很熟悉，很難統籌兼顧，也很難對公司的文件價值做出準確的判斷。另外，兼職人員很難劃出特殊的時間和精力來組織文件，組織文件需要大量的人力。如果不能冷靜下來并專注于它，那就很難做好。最后，與辦公室中的其他工作相比，例如蓋章和組織辦公室，檔案工作對時間不敏感，并且經常被列為下一個優先事項。

從長遠來看，很容易導致文件的累積和工作的滯后。一些公司意識到需要有一名全職檔案管理員，并且需要通過內部轉移或外部招聘來解決。內部轉移經常遇到以下困難：一是大多數企業檔案崗位，待遇普遍較低，發展空間較為有限，檔案崗位不受追捧；其次，文化水平和知識水平較高的年輕人不愿意轉移工作。對于檔案工作者來說，檔案工作大多是重復性的工作。年輕人感到單調，很難展現自己的才華；外部招聘也存在很多困難，由于缺乏實際工作經驗和不熟悉公司的實際業務，至少需要一到兩年的經驗來了解整個公司的業務，以便能夠獨立在檔案位置。[2]基于工作的穩定性等，大多數檔案館和圖書館工作人員不愿意將工作轉移到企業進行檔案工作，除非企業給予高度待遇，實際很少有公司能夠做到。

3 歸檔意識不夠

在一些年輕的公司中，普遍缺乏歸檔意識。主要有以下幾種趨勢：

1）有些人認為使用他們自己生成的文件更方便，早期的文件分類和存儲不是標準化的，文件搜索不方便。由于缺乏經驗，檔案工作者對各部門尋找和使用材料的習慣知之甚少。對文件進行排序和存儲缺乏多樣化的搜索方法，這也是文件搜索不便的一個主要因素。其次，借閱審批過程過于復雜，影響了文件利用效率，也是文件意愿不強的一個因素。審批流程過于復雜，往往不鼓勵人們借用文件。一些公司的文件借閱審批流程并不完善，部門沒有綠色通道來生成文件，這也會影響文件的意愿。[3]

2）有些人認為現在是無紙化辦公室，紙質檔案是昂貴的。由于大多數人對檔案專業知識知之甚少，他們對原始憑證知之甚少，導致原始檔案存檔不足，文件丟失容易。在正常情況下，有關政府部門或上級單位發出的通知和批準，有關各方簽訂的合同、信函、中介機構發布的結論、意見等，大家都知道這些文件的重要性，一般不在提交時刪除。對于單位的出版、上級單位或政府機構的報告、主要會議的會議記錄、研發活動的記錄等，大家均認為不需要保留原件，因此通常會丟失此類文件。這種行為其實是非常普遍的，員工為了給自己減少工作量，從而從思想源頭上認為他們所確定不重要的材料都不需要歸檔保存，的確，這樣減輕了員工的負擔，但對于企業，其實是一種損失。

4 檔案管理制度不健全

在公司發展的初期階段，兼職檔案管理員或新招募的檔案管理員很難從公司的角度規劃檔案管理系統。在許多情況下，他們的工作目的是為了滿足公司的要求，或者響應上級的檔案工作檢查，而沒有從公司發展的角度去完成這項工作，導致大多數文件系統都留在表格，并沒有分析，很難滿足公司的具體現實，而且可操作性不是很強。而企業評價員工也只是從完成工作量來評價，缺乏人文的關懷，評價制度不夠完全。缺乏人文關懷的企業通常將員工視為機器，只是將員工當成是雇傭關系，沒有給予員工一種歸屬感，使員工缺乏對公司發展的關心與信賴，讓員工也覺得他們只是被雇傭而已，而對公司沒有歸屬感，沒有情感，這就 導致了員工在完成一些不好評價的工作時，不會付出100%的用心，他們也就認為只要完成了工作就好，不管質量怎么樣，也沒有考核標準，這不利于員工在企業中的長期工作。此外，還會導致大量優秀員工的流失，這些員工體會不到歸屬感，在工作中得不到樂趣，就會使得這些員工萌生跳槽的念頭，這將極大地削弱企業的凝聚力，不利于企業參與國際化進程的運作。從人文關懷的角度看，企業文化對企業的發展比對技術更重要，必須加強文化整合和管理。總的來說，有效的文化整合和管理應該從傳統觀念的創新開始，然后注入新的工作概念。

5 總結

總之，隨著中國企業國際化進程的迅猛加快，所以企業都應該發現國際業務中存在的問題并加以分析討論創新，最終找到解決企業人力資源問題的有效方法。只有企業發現自身存在的問題，對自己的管理模式進行必要的調整，做出科學合理的戰略決策，才能對日益復雜的國際經濟環境做出良好的反應，如果能夠解決這方面遇到的困難，這將極大地有利于市場經濟條件下中國企業國際化的進程。[4]此外，我們必須充分發展國際人力資源并充分利用它們，人力資源全部為企業發展服務，有效構建企業國際化進程的人力資源結構，積極培養員工文化，不斷提高人力資源管理水平，并做好充分應對國際市場挑戰的準備，最終才能使企業在國際化進程中不斷健康發展。

參考文獻

[1]邵晶晶.淺析企業國際化經營的人力資源配置與整合[J].經營管理者，2013，（31）：108-109.

[2]楊浩，劉佳偉.中國企業國際化進程中人力資源管理的影響因素研究[J].中國管理科學，2012，（2S）：664-669.

[3]趙曙明，高素英，耿春杰.戰略國際人力資源管理與企業績效關系研究——基于在華跨國企業的經驗證據[J].南開管理評論，2011，14（1）：28-35.

[4]封新林，曾海興.企業國際化過程中的人力資源探討[J].中國商貿，2011，（32）：210-211.

作者簡介

張天慶（1976-），男，山西省平遙縣人，大專，中核（山西）核七院監理有限公司，工程師，研究方向：檔案管理。