基于質量管理下企業文件檔案工作的思考

羅濤 李亞麗

摘 要：文件檔案管理工作為企業工作中的重點內容，為了保障企業能夠滿足社會經濟發展需求，需要適當的調整工作形式，本文對質量管理下企業文件檔案工作的內容與原則進行了討論，并從合理進行質量策劃、提高質量控制力度、優化檔案管理流程、構建一體化管理系統，四個方面對企業文件檔案工作的質量管理方式進行了整理，希望為關注這一話題的人們提供參考。

關鍵詞：質量管理；企業；文件檔案工作

文件檔案工作具有較高的制度性、規范性，與文件處理、檔案管理等工作相連接，對企業發展有直接的影響，但現階段部分企業檔案管理工作中存在不合理的問題，為了轉變這一現狀，需要合理調控檔案管理流程，并應用先進技術構建管理系統，使員工能夠形成工作責任意識。并且，管理者還需要提高重視程度，將信息技術應用到其中，定期優化調整文件檔案管理形式，提高員工的工作責任意識。

1 質量管理下企業文件檔案工作的內容與原則

1.1 內容

為了能夠進一步了解企業文件檔案質量管理工作，需要分析其中的內容，在對這一內容進行分析時，可以從以下兩個角度進行整理。第一，企業文件檔案中主要包括組織建設、業務情況等，能夠反應出企業的運營、管理情況。企業在運行時，各個部門都會產生大量的資料，文件檔案整理工作人員整理資料之后，能夠為企業決策提供依據，并明確發展方向。第二，企業檔案質量管理工作能夠約束員工的行為，使員工形成工作責任意識，避免出現數據、信息整理疏漏的問題。

1.2 原則

在分析企業文件檔案質量管理工作時，由于文件檔案管理工作量較大，沒有合適的管理方式極容易出現疏漏，為了避免出現這一類問題，需要將堅持系統化管理作為原則，推進企業穩定運行。并且現階段的信息技術在不斷優化，管理人員需要將持續優化改進作為管理原則，構建適當的管理框架，調動全部員工的參與興趣，按照相關管理規定進行工作，發揮出文件檔案質量管理的實際意義，提高文件檔案管理質量。

2 企業文件檔案工作的質量管理方式

2.1 合理進行質量策劃

為了能夠進一步提高企業文件檔案工作質量管理合理性，需要合理進行質量策劃，第一，質量策劃為文件檔案管理的重點，企業領導者可以按照企業的發展情況構建完善的目標，例如：管理者先總結現階段文件檔案工作中存在的問題，之后設置歸檔率、完整率、利用率等指標，保障各項業務都能穩定運行[1]。另外，為了提高組織規劃的合理性，可以將檔案整理工作細化處理，構建多個管理層次，優化整體管理質量。第二，為了保障文件檔案管理工作具有適用性，可以在構建質量管理方案之后試運行一段時間，找出其中存在的不合理情況，適當的優化調整，保障質量管理工作具有較高的可應用性，為之后的管理工作奠定良好的基礎。

2.2 提高質量控制力度

提高質量控制力度能夠優化文件檔案管理合理性，第一，適當的控制管理，能夠約束員工的行為，幫助員工形成良好的工作責任意識，進而管理者可以構建完善的管理制度，例如：總結現階段文件檔案工作中常見的問題，有針對性的構建處罰方式，達到提醒的作用。并且為了提高員工的工作積極性，可以構建懲處制度，在日常管理中，一旦發現工作中出現問題，需要按照相關制度進行處罰，保障企業能夠穩定運行[2]。第二，工作質量檢查為管理工作中的重點，管理者可以構建文件檔案質量等級，在檢查時將等級標準作為質量判斷依據，了解影響質量的原因，提出適當的改進意見，推進文件檔案管理工作運行發展。

2.3 優化檔案管理流程

企業文件檔案工作質量管理中，需要優化檔案管理流程，在對這一內容進行分析時，可以從以下兩個角度進行整理。第一，傳統的文件檔案質量管理工作流程中的各部分工作界限較為模糊，員工不夠了解自身工作范圍，導致文件檔案整理中存在重復、缺失等問題，嚴重影響文件檔案整理質量，為了轉變這一現狀，需要管理者重新設計管理流程，明確工作范圍、工作責任，提高整體管理效率。第二，隨著信息技術的不斷發展，現階段大部分企業已經調整了檔案管理方式，但由于這一方法與傳統形式存在差異，管理者可以在調整管理流程時為員工講解信息技術的應用方法，達到構建全面性管理模式的目的，保障企業能夠穩定運行。另外，為了進一步提高管理流程調整有效性，需要管理者形成良好的管理意識，并定期優化調整管理方式，達到滿足社會經濟發展需求的目的。

2.4 構建一體化管理系統

進行企業文件檔案工作質量管理工作時，需要構建一體化管理系統，第一，文件檔案內容關系著企業發展，傳統的文件檔案管理形式不具有協調性，無法發揮出文件檔案的實際意義，為了轉變這一現狀，管理人員可以應用信息技術構建一體化管理系統，例如：企業管理者聘請系統設計師，按照企業的文件檔案處理需求構建系統，員工可以在網絡中快速傳輸檔案信息，達到減少重復勞動、提高工作效率的目的。第二，為了保障一體化管理系統能夠合理運行，需要構建合適的管理制度，例如：企業領導可以構建管理小組，為管理人員管理區域，檢查文件檔案整理情況，一旦發現工作中存在問題，能夠立即找到對應負責人處理，構建良好的工作環境。

3 結論

綜上所述，企業文件檔案工作質量管理工作中，為了能夠進一步提高管理質量，需要企業管理者提高重視程度，并整理出傳統檔案管理工作中存在的問題， 之后進行有針對性的調整，發揮出文件檔案管理的實際意義。另外，管理人員還需要發揮出全面統籌的作用，引導員工形成良好的工作責任意識，保障文件檔案收集、整理、應用等工作都能穩定運行，提高企業的市場競爭力。

參考文獻

[1]《企業檔案工作規范》解讀 第七章 企業檔案工作業務建設[J].檔案天地，2018（11）：64.

[2]丁子涵，張斌.美國企業文件和檔案管理機制研究[J].檔案學研究，2016（06）：107-112.

作者簡介

羅濤（1987-），女，漢，山東高唐人，國家能源菏澤發電有限公司。

李亞麗（1972-），女，漢，山東菏澤人，國家能源菏澤發電有限公司。