社會保險檔案管理存在的問題及其解決方法分析

孟慶華

摘 要：建立全民社會保障制度是完善我國社會保障體系的重要舉措。它對深化社會改革，維護人民利益，減輕人民憂慮，促進經濟發展和社會穩定具有重要而深遠的意義。因此，規范社會保險業務檔案管理，保證檔案的真實性，完整性和安全性，確保新的社會保險業務的順利實施，更好地為被保險個人和社會相關方服務，具有越來越重要的意義。

關鍵詞：社會保障；檔案管理；問題與對策

社會保險檔案是在社會保險經營過程中直接形成的各種形式的專業資料，如文字、圖表、聲音圖像等，具有法律效力和保存利用價值。它是國家檔案資源的重要組成部分，它反映了保險人員在社會保險代理經營過程中支付和享受社會保險待遇真實記錄的充分履行。隨著社會保障制度改革的深入，社會保障的范圍越來越廣。如何做好社會保險檔案的管理工作，已成為社會保險部門的一項重要任務。

1 社會保險檔案管理存在的問題

1）管理人員，特別是基層管理人員稍感缺乏認識，因為檔案數量很多，而且認為他們是基層工作人員，在發生錯誤時不易察覺。因此，他不重視工作，對工作的態度也不好。許多管理者認為，養老保險檔案的管理不能給單位帶來利益，也不能給自己帶來利益，所以工作比較散漫。此外，有些城市和農村地區沒有管理室，因此有些應當歸檔的文件不能及時歸檔，管理人員不能立即管理這些文件。由于沒有位置，它們只能任意存儲。有些文件放在潮濕的地方。有些文件沒有防火裝置。這使得檔案管理問題突出以后工作變得越來越困難。

2）檔案管理人員的素質偏低。他們缺乏系統的專業知識培訓，缺乏檔案管理專業知識和現代檔案管理技能，檔案管理手段和方法落后，檔案工作質量得不到保證。

3）在社會保險檔案管理中，既要采用正規的管理方法，又要遵守一定的管理規范。由于我國城鄉養老保險檔案管理工作剛剛起步，而這種檔案業馀管理對象不同，因此，在其管理上缺乏規范，這使得檔案管理領域在時間、管理方法、管理方式等方面都出現了不同程度的差異。養老保險檔案很多，有的檔案需要歸檔，有的檔案需要銷毀，但歸檔后，檔案應該放在哪里呢？在哪里毀滅等等是一個需要解決的問題。由于一些文件的相似性很高，為了減少工作量，這些文件可以進行集中管理，但是如何集中管理文件，以及如何最好地管理它們呢？這些問題需要管理者來解決。如果沒有適當的工作秩序，沒有規范的管理，那么養老保險工作就會有很大的困難。

4）手段落后，管理水平低。近年來，隨著城鄉居民社會養老保險的全面啟動和業務量的逐步增加，一些機構實施了檔案的計算機化管理。但是，由于缺乏軟件，硬件和人員的有機整合，有些缺乏相應的軟件，有些缺乏專業人才，從而未能達到理想的性能。

2 加強社會保險檔案管理的措施

1）進一步完善社會保險檔案立法，建立完善的社會保險檔案管理法律法規體系。雖然中國已經建立了一系列的社會保險檔案管理法律法規，基本上保證了檔案工作有法律依據和規則可循，但隨著我國保險種類的增加和養老觀念的轉變，根據新時期社會保險檔案發展的客觀要求和新時期社會保險檔案發展的新形勢，應及時提出新的問題。完善檔案管理體制，完善社會保險檔案資格管理和檔案工作者培訓制度，加強檔案工作監督等內容，完善法律責任的具體規定。

2）強化管理意識，加強社會保險檔案建設，建立定期監督檢查制度。社會保險檔案管理具有很強的政策性和專業性，從事檔案管理的人員素質也很高。增強領導干部和檔案管理人員的管理意識，加強對業務人員的檔案法制教育和職業培訓，嚴格執行檔案從業人員準入制度。建立業務精良、責任心強的社會保險檔案管理隊伍，督促本單位負責人依法為本單位檔案工作履行職責，建立定期監督檢查制度，建立巡視結果公示制度，使違法單位和個人及時整改，為促進社會保險檔案管理逐步走上制度化、規范化和規范化發展的軌道。

3）社會保障記錄管理的正確定位。檔案是人類在社會實踐活動中直接形成的原始歷史記錄，它產生于國家機構、社會組織和個人的社會實踐活動。進入后羈押時代后，公眾對檔案的認識不再僅僅是行政機關的產物，更多的是一種社會記憶、文化記憶。社會保險檔案是在個人參加社會保險的社會實踐中形成的記錄。它不僅具有證明和借鑒的價值，而且還具有在我國社會保障工作中產生的文化烙印。加強社會保險檔案管理是深化社會保險改革的需要，是社會保險業務本身的必然要求，也是記載社會保險事業的有力憑證。

4）加強社會保險檔案員的專業培訓。組織社會保險檔案工作者參加職業培訓，提高他們的政治、職業和文化素養，培養和造就一大批理想和道德。掌握現代科技知識和現代管理知識的復合型社會保險檔案管理人才，加快社會保險檔案管理過程的現代化，為社會保險檔案管理的可持續發展提供人才保障。

5）建立國家管理的社會保險檔案管理系統。建立全國綜合社會保險檔案管理制度，可為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要基礎。建立統一的電子監管系統，將所有紙質文件轉換為電子文件，促進國家社會保險檔案信息網絡內的共享，實現社會轉移檔案電子轉賬與不同類型保險檔案的無縫銜接，簡化程序，也避免漏洞，如“死亡人員仍在領取養老金”；他們還可以提供在線賬戶查詢，養老金預測和其他服務。

3 結束語

城鄉居民的社會保險檔案是保障廣大勞動者“老有所養”的重要福利基礎。養老保險制度是我國社會保障制度的重要組成部分，是構建和諧社會的重要手段。因此，需要讓我們關注和努力提高城鄉居民社會養老保險的檔案管理水平。

參考文獻

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