試論市政工程檔案管理存在的不足和應(yīng)對(duì)策略

張凱 劉穎

摘 要：無(wú)論什么工程管理，都需要一份安全保障，這份安全保障就是存放在最高管理層當(dāng)中的市政工程檔案，對(duì)于后期的安全評(píng)估，收工檢驗(yàn)還有修改驗(yàn)收等都有巨大的作用。而這其中也存在不少的問(wèn)題，以下就是對(duì)此類檔案可能以及已經(jīng)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行討論推敲。

關(guān)鍵詞：市政工程；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

1 市政工程檔案管理中存在問(wèn)題

1.1 前期準(zhǔn)備工作不充分，導(dǎo)致后期內(nèi)容殘缺

市政工程往往都是關(guān)乎老百姓的工程，所以工程結(jié)束后基本都會(huì)馬上開(kāi)始提供消費(fèi)，但是也就是因?yàn)檫@一原因?qū)е潞芏喙こ虩o(wú)法正常運(yùn)行前期未完成的工作。比如說(shuō)工程檔案中那些前期未完成的資料錄入和項(xiàng)目的提前報(bào)建，在項(xiàng)目進(jìn)行之前沒(méi)有提前做好準(zhǔn)備工作，在項(xiàng)目進(jìn)行當(dāng)中沒(méi)有重視檔案的錄入工作，而在項(xiàng)目完成之后又忽略了這一步驟的重要性，最后導(dǎo)致內(nèi)1.2容的殘缺。

1.2 人為原因占取很大比例，其中的必要性被集團(tuán)忽略沒(méi)有責(zé)任心

一部分集團(tuán)忽略該項(xiàng)目的重要性其中有多種因素：第一，無(wú)視《中華人民共和國(guó)檔案法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等相關(guān)法規(guī)，沒(méi)有在建設(shè)過(guò)程中履行自己的職責(zé)，沒(méi)有責(zé)任感和規(guī)則意識(shí)，只看到項(xiàng)目的收益而忽略了其安全可靠合法性，不尊重國(guó)家法律，不懂得檔案的重要性。第二：沒(méi)有在項(xiàng)目進(jìn)行的過(guò)程中順利的完成交接工作，也沒(méi)有專門(mén)的人進(jìn)行對(duì)接管理，沒(méi)有合理的進(jìn)行計(jì)劃，以至于導(dǎo)致沒(méi)有成效。第三：主要負(fù)責(zé)人沒(méi)有明確，人人推脫給下一個(gè)人，沒(méi)有人愿意負(fù)責(zé)，認(rèn)為麻煩，即使有人提醒催促也一再推脫，不按時(shí)上交，不配合工作，態(tài)度懶散不積極也是導(dǎo)致后面工作無(wú)法跟進(jìn)的主要原因之一，檔案殘缺也沒(méi)有人積極填補(bǔ)。

1.3 人員分配沒(méi)有確定，負(fù)責(zé)人模糊，管理工作不到位

根據(jù)《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技術(shù)文件管理規(guī)定》第二章，管理與職責(zé)規(guī)定，市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技由施工單位負(fù)責(zé)編制，對(duì)于檔案錄入這一工作來(lái)說(shuō)，雖然有明確的規(guī)定，但實(shí)際操作還是沒(méi)有落實(shí)到位，領(lǐng)導(dǎo)不重視，沒(méi)有準(zhǔn)確合理的安排專門(mén)的工作人員管理這一道工序，所以很難按照規(guī)定做事，況且整理這些資料又是很繁瑣復(fù)雜的事情，很多工程單位因?yàn)橹刃螂s亂，整理出來(lái)的文檔也是雜亂不堪，零零碎碎，有沒(méi)有強(qiáng)制的規(guī)定來(lái)約束相關(guān)單位，所以整理文檔就變成了一件渙散的事情，出現(xiàn)問(wèn)題沒(méi)有及時(shí)記錄，過(guò)后忘記的現(xiàn)象（把A標(biāo)工程資料放入B標(biāo)工程里），應(yīng)歸檔的材料不齊全（散存在個(gè)人或已丟失）等問(wèn)題。

1.4 一些相關(guān)工作單位利用各種借口，拖延甚至直接違反規(guī)定拒絕配合檔案館收取檔案資料的工作

相關(guān)收取檔案資料的單位需要相關(guān)部門(mén)上交檔案資料時(shí)，有部分單位拒絕配合工作，并且沒(méi)有做到與規(guī)定相統(tǒng)一的監(jiān)察，檢查，維修，管理工作，反而一再推脫上交資料的日程，而關(guān)于收取檔案資料這一事件的檢查力度又很輕，沒(méi)有讓違反規(guī)定的單位付出代價(jià)，所以至今對(duì)此類事件還沒(méi)有完善制度，因?yàn)楣芾頊o散而出現(xiàn)的事故時(shí)有發(fā)生，不得不提醒有關(guān)部分加大監(jiān)督力度，完善法律法規(guī)，整合企業(yè)不過(guò)規(guī)范行為，才能從根本解決問(wèn)題。

1.5 業(yè)務(wù)人員無(wú)法確定，沒(méi)有專門(mén)的管理層執(zhí)行任務(wù)，資料的準(zhǔn)確性降低

對(duì)于相關(guān)企業(yè)，尤其是事情繁忙又缺少有能力的管理人員的單位，是沒(méi)有專門(mén)收集檔案資料的工作人員的。很多企業(yè)都會(huì)臨時(shí)指認(rèn)工作人員來(lái)進(jìn)行檔案收集，一般都沒(méi)有固定的專業(yè)人員，都是缺少業(yè)務(wù)能力，沒(méi)有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，也沒(méi)有專門(mén)的研究過(guò)這一項(xiàng)工作的流程，并且臨時(shí)指派的人員往往都會(huì)有其他更重要的工作，所以不會(huì)太重視這一流程，往往到了交資料的日期才隨便寫(xiě)，這樣就出現(xiàn)了內(nèi)容不真實(shí)，虛構(gòu)成分占篇幅較大，完整性極低。和實(shí)際內(nèi)容嚴(yán)重不符，而后期的檢驗(yàn)人員檢查力度小，審核寬松，隨意簽字，最后造成假文檔的現(xiàn)象。

綜上所述，即使規(guī)定十分完善，但是沒(méi)有懲罰措施和嚴(yán)格的管理制度是無(wú)法從根本上解決問(wèn)題的，法律的作用是教你怎么做，但是落實(shí)到現(xiàn)實(shí)中還是需要有人來(lái)積極配合監(jiān)督的，不然還是很難實(shí)行，但是從根本上來(lái)說(shuō)還是違法行為，有關(guān)部門(mén)不能把規(guī)則只局限于嘴邊，還要落實(shí)到行動(dòng)上，嚴(yán)厲打擊違法行為。并且這種行為為日后相關(guān)工作的進(jìn)行造成了嚴(yán)重的阻礙和拖延，也不利于日后的管理，還助長(zhǎng)了不正之風(fēng)的延續(xù)，所以，對(duì)于這一不良現(xiàn)象，我有以下幾點(diǎn)建議。

2 具體對(duì)策如下

2.1 嚴(yán)肅管理制度，將報(bào)建手續(xù)完善移交工程竣工資料與工程結(jié)算相結(jié)合

針對(duì)報(bào)建手續(xù)不完備的問(wèn)題，一是為了資料能夠順利上交，應(yīng)當(dāng)有執(zhí)法部門(mén)加強(qiáng)監(jiān)管，嚴(yán)格審批，遵守每一項(xiàng)法律法規(guī)按要求完成。二是將完善報(bào)建手續(xù)與工程結(jié)算緊密相連，財(cái)政部門(mén)在結(jié)算前要核對(duì)工程報(bào)建手續(xù)是否完善（由城建檔案管理部門(mén)出具檔案存檔證明），發(fā)現(xiàn)有報(bào)建未完善及不向檔案管理部門(mén)移交工程資料的，應(yīng)停止進(jìn)行該工程的結(jié)算工作，直至建設(shè)單位補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)后才恢復(fù)受理該工程結(jié)算工作。

2.2 首先轉(zhuǎn)變思想觀念，從精神層面讓集團(tuán)意識(shí)到檔案資料收集的重要性和意義

不光收集檔案的集團(tuán)要積極行動(dòng)起來(lái)，檔案管理部門(mén)也要積極引導(dǎo)集團(tuán)像正確的方向前進(jìn)，深入集團(tuán)，替集團(tuán)出謀劃策為他們提供解決不懂得怎樣挑選專業(yè)人員的經(jīng)驗(yàn)，展開(kāi)檔案教育講座，為相關(guān)部門(mén)惡補(bǔ)相關(guān)知識(shí)，讓有關(guān)部門(mén)重視起來(lái)，提高法律意識(shí)和法律常識(shí)，為將來(lái)的集團(tuán)做出好的表率作用。懂檔案，重視檔案，促進(jìn)市政基礎(chǔ)設(shè)施工程前期文件的齊全完整。宣傳檔案工作成績(jī)突出的單位和個(gè)人，激勵(lì)更多的檔案人認(rèn)認(rèn)真真做好手中這項(xiàng)平凡而重要的工作，通過(guò)評(píng)先倡優(yōu)的方式，促使建設(shè)工程檔案的整體水平有一個(gè)明顯的提升。

2.3 完善處罰制度，利用法律的公正性約束集團(tuán)，給違法亂紀(jì)的人相應(yīng)懲罰，也給后人一個(gè)嚴(yán)厲的警示

依照相關(guān)規(guī)定，建設(shè)單位在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交一套符合要求的工程竣工檔案，對(duì)于未移交檔案的行為，也明確了相應(yīng)的處罰措施。對(duì)于違法亂紀(jì)的現(xiàn)象，一旦發(fā)生就必須要追究其責(zé)任，只要這樣做就能有效地控制這種情況的發(fā)生，把違法的現(xiàn)象以及對(duì)該現(xiàn)象的處罰措施一一標(biāo)明，按照法律做事，很大程度上能改善這種違法行為，也要為常年違法者給予最好處罰制度給后人一個(gè)警示，上交文案的時(shí)間一定要嚴(yán)格把控，避免一些喜歡拖延的集團(tuán)利用時(shí)間鉆了空子，給后期檔案收集工作造成不必要的麻煩。

2.4 嚴(yán)格把關(guān)檔案資料員的專業(yè)能力，并進(jìn)行嚴(yán)格審批和層層選拔，確保人員的專業(yè)性

上崗證制度指新檔案資料員必須參加由當(dāng)?shù)刂鞴軝n案局或檔案館舉辦的培訓(xùn)班，并在考試合格后取得《上崗證》。備案制度是指取得《上崗證》的檔案資料員名單必須在建設(shè)行政主管部門(mén)備案。相對(duì)固定制度是指凡是進(jìn)行工程建設(shè)的建設(shè)單位、監(jiān)理單位以及施工單位，必須在申報(bào)《施工許可證》時(shí)確定一名或以一名以上已經(jīng)在建設(shè)行政主管部門(mén)備案的檔案資料員擔(dān)任該工程的檔案資料員，并要反映在《施工許可證》上。對(duì)于集團(tuán)檔案資料員人員不固定的問(wèn)題，就是集團(tuán)本身不重視這份工作，當(dāng)法律完善以后，集團(tuán)要為工程挑選適合專業(yè)的檔案收集資料員，挑選時(shí)要查看對(duì)方是否經(jīng)歷過(guò)相關(guān)培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)是否達(dá)標(biāo)，有沒(méi)有上崗證書(shū)等等，并且在一個(gè)項(xiàng)目工程中，檔案資料員盡量不要頻繁更換，否則銜接不到位，會(huì)影響工程繼續(xù)。

在工程竣工驗(yàn)收之前，原則上不能更換檔案資料員，若有更換資料員的情況，需向建設(shè)行政主管部門(mén)申請(qǐng)。

3 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)以上幾項(xiàng)制度，可以保障檔案資料員上崗前得到一定的培訓(xùn)，具備一定的檔案理論知識(shí)以及素質(zhì)，防止出現(xiàn)資料員頻繁更換的情況，保證了工程檔案管理的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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