試論市政工程檔案管理存在的不足和應對策略

張凱 劉穎

摘 要：無論什么工程管理，都需要一份安全保障，這份安全保障就是存放在最高管理層當中的市政工程檔案，對于后期的安全評估，收工檢驗還有修改驗收等都有巨大的作用。而這其中也存在不少的問題，以下就是對此類檔案可能以及已經出現的問題進行討論推敲。

關鍵詞：市政工程；檔案管理；問題；對策

1 市政工程檔案管理中存在問題

1.1 前期準備工作不充分，導致后期內容殘缺

市政工程往往都是關乎老百姓的工程，所以工程結束后基本都會馬上開始提供消費，但是也就是因為這一原因導致很多工程無法正常運行前期未完成的工作。比如說工程檔案中那些前期未完成的資料錄入和項目的提前報建，在項目進行之前沒有提前做好準備工作，在項目進行當中沒有重視檔案的錄入工作，而在項目完成之后又忽略了這一步驟的重要性，最后導致內1.2容的殘缺。

1.2 人為原因占取很大比例，其中的必要性被集團忽略沒有責任心

一部分集團忽略該項目的重要性其中有多種因素：第一，無視《中華人民共和國檔案法》、《城市建設檔案管理規定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》、《建設工程文件歸檔整理規范》等相關法規，沒有在建設過程中履行自己的職責，沒有責任感和規則意識，只看到項目的收益而忽略了其安全可靠合法性，不尊重國家法律，不懂得檔案的重要性。第二：沒有在項目進行的過程中順利的完成交接工作，也沒有專門的人進行對接管理，沒有合理的進行計劃，以至于導致沒有成效。第三：主要負責人沒有明確，人人推脫給下一個人，沒有人愿意負責，認為麻煩，即使有人提醒催促也一再推脫，不按時上交，不配合工作，態度懶散不積極也是導致后面工作無法跟進的主要原因之一，檔案殘缺也沒有人積極填補。

1.3 人員分配沒有確定，負責人模糊，管理工作不到位

根據《市政基礎設施工程施工技術文件管理規定》第二章，管理與職責規定，市政基礎設施工程施工技由施工單位負責編制，對于檔案錄入這一工作來說，雖然有明確的規定，但實際操作還是沒有落實到位，領導不重視，沒有準確合理的安排專門的工作人員管理這一道工序，所以很難按照規定做事，況且整理這些資料又是很繁瑣復雜的事情，很多工程單位因為秩序雜亂，整理出來的文檔也是雜亂不堪，零零碎碎，有沒有強制的規定來約束相關單位，所以整理文檔就變成了一件渙散的事情，出現問題沒有及時記錄，過后忘記的現象（把A標工程資料放入B標工程里），應歸檔的材料不齊全（散存在個人或已丟失）等問題。

1.4 一些相關工作單位利用各種借口，拖延甚至直接違反規定拒絕配合檔案館收取檔案資料的工作

相關收取檔案資料的單位需要相關部門上交檔案資料時，有部分單位拒絕配合工作，并且沒有做到與規定相統一的監察，檢查，維修，管理工作，反而一再推脫上交資料的日程，而關于收取檔案資料這一事件的檢查力度又很輕，沒有讓違反規定的單位付出代價，所以至今對此類事件還沒有完善制度，因為管理渙散而出現的事故時有發生，不得不提醒有關部分加大監督力度，完善法律法規，整合企業不過規范行為，才能從根本解決問題。

1.5 業務人員無法確定，沒有專門的管理層執行任務，資料的準確性降低

對于相關企業，尤其是事情繁忙又缺少有能力的管理人員的單位，是沒有專門收集檔案資料的工作人員的。很多企業都會臨時指認工作人員來進行檔案收集，一般都沒有固定的專業人員，都是缺少業務能力，沒有相關經驗，也沒有專門的研究過這一項工作的流程，并且臨時指派的人員往往都會有其他更重要的工作，所以不會太重視這一流程，往往到了交資料的日期才隨便寫，這樣就出現了內容不真實，虛構成分占篇幅較大，完整性極低。和實際內容嚴重不符，而后期的檢驗人員檢查力度小，審核寬松，隨意簽字，最后造成假文檔的現象。

綜上所述，即使規定十分完善，但是沒有懲罰措施和嚴格的管理制度是無法從根本上解決問題的，法律的作用是教你怎么做，但是落實到現實中還是需要有人來積極配合監督的，不然還是很難實行，但是從根本上來說還是違法行為，有關部門不能把規則只局限于嘴邊，還要落實到行動上，嚴厲打擊違法行為。并且這種行為為日后相關工作的進行造成了嚴重的阻礙和拖延，也不利于日后的管理，還助長了不正之風的延續，所以，對于這一不良現象，我有以下幾點建議。

2 具體對策如下

2.1 嚴肅管理制度，將報建手續完善移交工程竣工資料與工程結算相結合

針對報建手續不完備的問題，一是為了資料能夠順利上交，應當有執法部門加強監管，嚴格審批，遵守每一項法律法規按要求完成。二是將完善報建手續與工程結算緊密相連，財政部門在結算前要核對工程報建手續是否完善（由城建檔案管理部門出具檔案存檔證明），發現有報建未完善及不向檔案管理部門移交工程資料的，應停止進行該工程的結算工作，直至建設單位補辦相關手續后才恢復受理該工程結算工作。

2.2 首先轉變思想觀念，從精神層面讓集團意識到檔案資料收集的重要性和意義

不光收集檔案的集團要積極行動起來，檔案管理部門也要積極引導集團像正確的方向前進，深入集團，替集團出謀劃策為他們提供解決不懂得怎樣挑選專業人員的經驗，展開檔案教育講座，為相關部門惡補相關知識，讓有關部門重視起來，提高法律意識和法律常識，為將來的集團做出好的表率作用。懂檔案，重視檔案，促進市政基礎設施工程前期文件的齊全完整。宣傳檔案工作成績突出的單位和個人，激勵更多的檔案人認認真真做好手中這項平凡而重要的工作，通過評先倡優的方式，促使建設工程檔案的整體水平有一個明顯的提升。

2.3 完善處罰制度，利用法律的公正性約束集團，給違法亂紀的人相應懲罰，也給后人一個嚴厲的警示

依照相關規定，建設單位在工程竣工驗收后三個月內，向當地城建檔案館移交一套符合要求的工程竣工檔案，對于未移交檔案的行為，也明確了相應的處罰措施。對于違法亂紀的現象，一旦發生就必須要追究其責任，只要這樣做就能有效地控制這種情況的發生，把違法的現象以及對該現象的處罰措施一一標明，按照法律做事，很大程度上能改善這種違法行為，也要為常年違法者給予最好處罰制度給后人一個警示，上交文案的時間一定要嚴格把控，避免一些喜歡拖延的集團利用時間鉆了空子，給后期檔案收集工作造成不必要的麻煩。

2.4 嚴格把關檔案資料員的專業能力，并進行嚴格審批和層層選拔，確保人員的專業性

上崗證制度指新檔案資料員必須參加由當地主管檔案局或檔案館舉辦的培訓班，并在考試合格后取得《上崗證》。備案制度是指取得《上崗證》的檔案資料員名單必須在建設行政主管部門備案。相對固定制度是指凡是進行工程建設的建設單位、監理單位以及施工單位，必須在申報《施工許可證》時確定一名或以一名以上已經在建設行政主管部門備案的檔案資料員擔任該工程的檔案資料員，并要反映在《施工許可證》上。對于集團檔案資料員人員不固定的問題，就是集團本身不重視這份工作，當法律完善以后，集團要為工程挑選適合專業的檔案收集資料員，挑選時要查看對方是否經歷過相關培訓，專業知識是否達標，有沒有上崗證書等等，并且在一個項目工程中，檔案資料員盡量不要頻繁更換，否則銜接不到位，會影響工程繼續。

在工程竣工驗收之前，原則上不能更換檔案資料員，若有更換資料員的情況，需向建設行政主管部門申請。

3 結束語

通過以上幾項制度，可以保障檔案資料員上崗前得到一定的培訓，具備一定的檔案理論知識以及素質，防止出現資料員頻繁更換的情況，保證了工程檔案管理的質量。

參考文獻

[1]梁潔宣.淺議提高科技檔案管理質量的途徑[J].民營科技，2008（09）.

[2]嚴林.試論工程設計檔案的全面質量管理[J].河南建材，2010年03期.