事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施分析

宋瑩瑩

摘 要：檔案管理是公共機(jī)構(gòu)和事業(yè)單位運(yùn)作中的重要工作內(nèi)容。目前現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，信息量逐漸擴(kuò)大。事業(yè)單位的檔案管理更加復(fù)雜。本文簡要論述了現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中公共事業(yè)單位檔案管理存在的問題，提出了促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的科學(xué)應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；對(duì)策

隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案數(shù)量日益增多，類型也趨于多樣化，這在一定程度上增加了事業(yè)單位檔案管理的難度。就事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際情況而言，存在許多不足之處，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的整體工作效率，甚至阻礙了事業(yè)單位各項(xiàng)活動(dòng)的順利開展。加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理有效策略的探討，對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位管理問題的順利解決，對(duì)事業(yè)單位的全面發(fā)展具有重要意義。

1 淺析事業(yè)單位檔案管理過程中存在的問題

1.1 事業(yè)單位對(duì)文件管理工作不夠重視

盡管先進(jìn)的檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的效率和快速發(fā)展有著明顯的重要作用。然而，檔案管理工作的性質(zhì)注定不是一件值得人們注意的工作。他不能直接為機(jī)構(gòu)創(chuàng)造明顯的利益。這種忽視表現(xiàn)在兩個(gè)方面。一方面是對(duì)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部的忽視，另一方面是對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的輕視。

1.2 機(jī)構(gòu)檔案管理人員的素質(zhì)不高

公共機(jī)構(gòu)事業(yè)單位的檔案管理人員要么沒有高薪，要么有多個(gè)工作。他們往往沒有受過專業(yè)訓(xùn)練和指導(dǎo)，他們可以用自己的日常經(jīng)驗(yàn)或口口相傳來上崗。但是，文件管理工作缺乏專業(yè)知識(shí)，既繁瑣，又容易混淆，嚴(yán)重制約著事業(yè)單位的工作效率。

1.3 事業(yè)單位的檔案管理無法及時(shí)更新

檔案管理的更新也體現(xiàn)在兩個(gè)方面。一是退休人員的檔案不能及時(shí)匯總，二是新的檔案不能及時(shí)更新到檔案館。在人事變動(dòng)過程中，如果檔案管理工作不能及時(shí)妥善移交和及時(shí)更新，將導(dǎo)致大量檔案成為“死檔”和“棄檔”，也就是檔案整理中信息量的增加。它也增加了查找檔案的工作量，這是不科學(xué)的，更不用說工作效率了。

1.4 事業(yè)單位檔案管理制度不健全

由于公共機(jī)構(gòu)的檔案管理不能給事業(yè)單位帶來明顯的好處，檔案管理工作的發(fā)展特別繁瑣，耗時(shí)耗力，機(jī)構(gòu)不愿加大對(duì)此類工作的投入，導(dǎo)致許多事業(yè)單位沒有完善的規(guī)章制度，或者實(shí)施不夠。從事文件管理工作的員工可以自由發(fā)揮，無法跟上業(yè)務(wù)部門的步伐。

1.5 事業(yè)單位檔案管理缺乏高科技管理模式

在實(shí)際工作中，許多機(jī)構(gòu)沒有引進(jìn)高科技設(shè)備來規(guī)范檔案管理意識(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理過程中也沒有得到廣泛的應(yīng)用。許多機(jī)構(gòu)把重點(diǎn)放在檔案管理和手工操作以及紙質(zhì)文件的整理工作上，使科學(xué)的檔案管理淪為一句口號(hào)，一張空白的紙，無法實(shí)施。

2 提高事業(yè)單位檔案管理效率的措施

2.1 制定和實(shí)施管理系統(tǒng)

在事業(yè)單位檔案管理過程中，首先要建立良好的檔案管理制度，在制定過程中，也要注意一些事業(yè)單位檔案管理制度沒有得到很好落實(shí)的原因，部分原因是在制定管理制度的過程中，沒有充分考慮各方面的影響因素，脫離了機(jī)構(gòu)的實(shí)際需要。因此，事業(yè)單位在制定檔案管理制度時(shí)，必須完全從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)實(shí)際情況靈活制定和調(diào)整檔案管理規(guī)章制度，使之更具可操作性和時(shí)效性。最后，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展。其次，在事業(yè)單位檔案管理中，僅僅有一套完整的制度是不夠的。為了增強(qiáng)該制度的約束力和有效性，管理者也有必要制定配套的獎(jiǎng)懲措施。對(duì)不實(shí)行檔案管理制度的工作人員實(shí)行制裁，使檔案管理制度真正成為工作人員發(fā)展檔案管理的基本原則。

2.2 在檔案管理工作中引進(jìn)現(xiàn)代設(shè)備

文件管理的電子化管理是時(shí)代的必然發(fā)展。在事業(yè)單位的檔案管理中，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況逐步引入現(xiàn)代檔案管理設(shè)備和檔案管理模式。通過使用電子類型文件管理，文件信息可以有效地存儲(chǔ)在電子信息模式中，這不僅最大化文件存儲(chǔ)空間，而且還以電子模式記錄文件信息。管理員更方便地搜索文件信息并提高文件信息的管理效率。但是，在此過程中，文件管理人員需要注意，由于文件信息都集中在一個(gè)存儲(chǔ)硬盤上，管理人員應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的備份工作，以避免文件信息的意外丟失。

2.3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

在事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際實(shí)施過程中，檔案管理的新形式、新方法不斷涌現(xiàn)，現(xiàn)有的事業(yè)單位檔案管理人員的知識(shí)水平體系已難以有效地滿足檔案管理工作的發(fā)展要求。在這種情況下，要積極加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和再教育，定期舉辦檔案管理相關(guān)知識(shí)講座，深化檔案管理人員對(duì)專業(yè)知識(shí)的認(rèn)識(shí)和掌握，培養(yǎng)和提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。要提高檔案管理工作的重要性，就有可能糾正事業(yè)單位檔案管理中的工作態(tài)度，積極規(guī)范企業(yè)的自我管理行為，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

2.4 完善相關(guān)的文件管理系統(tǒng)切換工作

在事業(yè)單位檔案管理工作中，為促進(jìn)檔案管理工作的順利開展，有效緩解現(xiàn)代社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下公共機(jī)構(gòu)檔案管理工作面臨的問題，提高檔案管理工作的效率，需要積極制定檔案管理轉(zhuǎn)移的相關(guān)制度。明確規(guī)定規(guī)范檔案管理人員的行為，有效避免因疏忽造成的檔案管理問題。檔案管理工作人員因個(gè)人原因需要離職的，應(yīng)當(dāng)在離職前，有效完成檔案管理的轉(zhuǎn)移，并留下檔案管理分離負(fù)責(zé)人的準(zhǔn)確聯(lián)系信息。確保在機(jī)構(gòu)檔案管理的后續(xù)工作中，能夠及時(shí)與檔案管理人員聯(lián)系，從而有效解決檔案管理問題。

2.5 及時(shí)更新檔案

在事業(yè)單位檔案管理中，為了更好地迎接挑戰(zhàn)，提高檔案管理的整體效率，必須有效運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，及時(shí)更新事業(yè)單位檔案。及時(shí)收集新檔案，豐富事業(yè)單位檔案，提高事業(yè)單位檔案的完善程度，為事業(yè)單位在檔案利用過程中的發(fā)展提供可靠的依據(jù)。

3 結(jié)束語

在檔案管理的實(shí)際發(fā)展中，要積極采取有效措施，緩解當(dāng)前運(yùn)行過程中所面臨的困難，積極制定規(guī)范的檔案管理體系，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)和技能。從而促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

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