淺談如何提升辦公室檔案管理效率

羅丹丹 洪博

摘 要：辦公室檔案管理在辦公室工作中具有重要地位，可以促進辦公室工作效率提升，將辦公室上傳下達的功能展現出來。筆者結合多年工作經驗，首先闡述了辦公室檔案管理的重要性，然后深入分析我國辦公室檔案管理中存在的主要問題，并針對性的提出應對措施和策略，以期為相關人員提供借鑒與參考。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；重要性；措施

在辦公室工作中，檔案管理協調著各個部門之間的關系，具有至關重要的作用。進入21世紀后，我國經濟發展速度越來越快，在當前市場經濟條件下，為了有效提高辦公室檔案管理效率，要革新傳統的工作方法和模式，對檔案管理手段進行創新，為單位的發展提供保障。

1 做好辦公室檔案管理的重要性

辦公室中的檔案管理相關工作一方面可以記錄企業的成長歷程，另一方面也能為企業未來的規劃提供部分借鑒與參考。辦公室檔案管理工作的效率直接影響辦公室內部運行的效果，辦公室檔案管理的質量也會直接影響企業內部工作協調與調度的效率。辦公室檔案管理相關工作決定了企業內部的工作形式與資源配置的方案。借助檔案管理的方式，管理者才能獲取足夠多的資料來做出相應的決策并完善企業的規章制度體系，進而確保企業其它部門的運作效率，推動企業向更好的方向發展。

2 當前辦公室檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理重視程度不夠

根據相關研究，目前很多的企業與單位對辦公室檔案的管理工作不夠重視，沒有明確辦公室檔案管理工作的真正意義所在，甚至直接將其與合同文件管理進行等價，沒有把檔案管理工作與辦公室人員的本職工作進行區分。一些辦公室里的檔案管理工作包含了一般性文件管理、人事檔案管理以及合同文件的管理，而并未涉及其他方面的管理工作。此外，這種檔案管理意識的缺失極其容易導致機密信息的外泄，為企業的工作帶來不確定性與風險性。

2.2 管理人員素質不高

當前，我國大多數企業和相關單位已經越來越重視辦公室檔案管理工作，并已經開始行動。不過，辦公室檔案管理工作還沒有全然實現其所有的價值。其中，最根本的原因便是檔案管理的相關工作人員素質不足，業務水平亟需大幅度提升。特別是檔案管理與分類等方面，辦公室檔案的管理人員業務專業能力不足。檔案分類不科學，檔案的信息沒有辦法被高效的使用，進而影響辦公室辦公人員的工作效率。另外，部分辦公室檔案管理的工作人員沒有扎實的理論基礎，對檔案管理工作的認識十分的局限，工作態度也不夠端正，檔案管理的效率與水平也就相對較差。

2.3 管理制度不健全

為促進辦公室檔案管理工作高效進行，管理制度的建立健全就顯得尤為關鍵。檔案管理的制度一般可劃分為以下幾個方面：資料收集制度、檔案分類標準、查閱管理規定、資料保存管理時限等等，可以看出，檔案管理制度在資料運用的全過程中都發揮著巨大的作用，因此相關部門的領導應該加強重視檔案管理相關工作的重要性，然而當前許多企業并沒有設立單獨的檔案管理室，科學系統的管理體系更是缺乏，這就使得檔案管理工作的效率無法滿足企業正常運作的需求。

3 提高辦公室檔案管理效率的措施

3.1 加強日常維護與管理

辦公室檔案管理體系除了上述還包含兩部分的內容，一是檔案維護，二是檔案更新。因此，辦公室檔案管理相關人員開展工作的第一步便是建立合適的檔案管理體系。并且在這個體系的基礎之上定期整理所有檔案、更新舊檔案、歸納新檔案，并做好相關的保管工作，確保及時地給企業各個部門提供相關資料，提升辦公室工作的效率。另外，也應該加強管理人員對新型檔案管理知識的學習與借鑒，合理運用不同的檔案管理方式，結合企業自身的實際來確保辦公室檔案管理的科學性與嚴謹性。

3.2 根據需要擴大辦公室檔案管理的領域

當前工作范圍局限性較大的問題是辦公室檔案管理的主要問題，因此，創新性地擴展檔案管理的范圍便十分的關鍵。要想擴大檔案管理的范圍，便需要擴大檔案服務對象的范圍。當前許多單位存有的檔案僅僅供給企業內部使用，即僅服務企業這一個主體。這樣做雖然推動了企業工作的進行，卻沒有完全發揮其真正的效用。故而，要想檔案獲得效用最大化，就應該倡導檔案社會共享化，讓社會中的單位與個人都能夠通過相關的手續與方式來獲取自己需要的信息與資料。但需要注意的是，擴大檔案管理領域的同時，人員培訓的相關工作是至關重要的，只有檔案管理人員的素質有所提升，檔案才能更好地為社會所用，檔案管理工作才能更好地發揮自身的價值。

3.3 重視管理機制創新

對于辦公室的檔案管理而言，管理機制直接影響管理效率。由此可見，有效地針對管理機制進行創新是十分關鍵的。部分單位管理檔案的時候，總是無法和其他部門進行很好的協調工作、對接工作，究其根本便是檔案管理機制不當。要想解決這個問題，就必須革新管理機制，提高工作人員的工作積極性與工作創造力。企業的管理者也應該正視檔案管理工作的重要性，依據企業的實際情況來制定適合企業發展的管理機制。一方面要對工作流程進行規范，另一方面也要嚴格管控上崗人員的質量，同時也要建立配套硬件設施，如：單位文件閱覽中心、檔案咨詢臺等等。

3.4 采用有效管理手段進行檔案管理

對于辦公室檔案管理工作而言，檔案管理的方式也會對檔案管理工作的效率與質量造成影響。首先，辦公室檔案的管理需要與時俱進，及時應用新興的互聯網信息技術于檔案管理之中。檔案管理的有關部門與單位也理應依據自身的實際需要來建立檔案管理局域網，以便相關部門與單位的工作人員合規的檔案借閱和查看。這樣做既能夠大幅度提升檔案管理的效率，還能夠提升檔案的使用效率。其次，企業也可以借助外來力量建立電子檔案數據管理中心，提升檔案管理與查閱的便利性。

3.5 創新人員理念

在進行辦公室檔案管理的相關工作期間，必須樹立正確的工作理念。只有擁有先進的理念，才有能力將想法變成現實，檔案管理的效率與質量才能夠有所提升。要想實現這一點，企業的管理者與相關的檔案管理人員需要樹立正確的意識，科學合理地審視檔案管理工作的重要性，詳盡地分析企業檔案管理工作的現狀與不足，從而改正不足并進行工作創新。對此，一方面檔案管理人員需要不斷提升自身的工作水平，另一方面檔案管理人員還需要提升自己的服務意識，及時對自身的管理思維進行更新，并確立適合企業的檔案管理目標。與此同時，單位內部所有工作人員的思想工作也是提升檔案管理工作效率的重要一環，只有將被動管理轉化成主動管理，才能全方位地提升企業辦公室檔案管理工作的質量與效率。

4 結語

綜上所述，為了實現單位的穩定發展，要加強對辦公室檔案的管理，采取科學的管理措施和手段，不斷提升辦公室檔案管理工作效率。在相關管理人員和工作人員的共同努力下，創新工作手段和工作方法，實現辦公室檔案管理的科學化和規范化，實現單位的穩定發展和進步。

參考文獻

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