企業(yè)檔案保密與信息化發(fā)展的融合探索與實踐

王靜

摘 要：伴隨著企業(yè)建設(shè)信息化的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作越來越受到企業(yè)部門的重視，也成為企業(yè)最具有價值的一項管理工作。其中，檔案資料的數(shù)字化和增量的電子化是企業(yè)檔案保密工作的重點內(nèi)容，也是難以解決的問題，這就給企業(yè)帶來了新的壓力和挑戰(zhàn)。因此，要想做好企業(yè)檔案保密工作就要從以下幾個方面進行分析，從而確保檔案保密工作的可靠性。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；保密工作；信息化

在信息化時代背景下，企業(yè)的檔案管理工作效率也是不斷在提升，將信息化技術(shù)與企業(yè)檔案管理工作相結(jié)合，是新時代下一種新型的檔案管理模式。借助信息化技術(shù)來管理檔案信息，可以幫助企業(yè)實現(xiàn)檔案信息電子化，實現(xiàn)檔案信息收集、傳送、儲存以及應(yīng)用的一體化，從而促進檔案信息資源實現(xiàn)共享。但是，在開展企業(yè)檔案管理工作的同時，也面臨著企業(yè)檔案信息泄露的危機，因此，隨著我國信息化建設(shè)不斷發(fā)展，如何使企業(yè)的檔案保密工作做的更好，能夠更好的立足于市場，能夠確保企業(yè)利益不被損害等方面的問題，已是刻不容緩。

1 把控檔案管理信息化建設(shè)的保密要素功能

目前，很多企業(yè)為了能將零散的檔案信息規(guī)整到一起，成立了一個專門存儲檔案的部門，便于部門人員利用和查閱，這個部門也是企業(yè)建設(shè)的重點核心保密部門。在信息化時代的推進下，企業(yè)檔案管理部門也逐漸將信息化融合到具體的工作中，借助這種方式實現(xiàn)檔案信息的電子化。在實際開展工作中，要保證企業(yè)檔案信息的保密性和嚴謹性，在此基礎(chǔ)上對相關(guān)工作進行開展，從而提升管理工作的質(zhì)量[1]。這樣一來，可以有效推動檔案管理信息系統(tǒng)的更新和發(fā)展，推進檔案管理信息模式由傳統(tǒng)的條目式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的數(shù)字化信息儲存模式，而且還可以實現(xiàn)對系統(tǒng)進行單一使用到全體成員開放使用的目的。因此，要想將企業(yè)檔案的信息化和檔案保密性相融合，就需要將檔案保密工作中作為企業(yè)信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，且在檔案信息化建設(shè)過程中確保其安全性，使安全措施融合到與之對應(yīng)的管理工作當(dāng)中。

比如，在具體實施的過程中，要將企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)進行隔開，對各部門能夠出入檔案管理室的人員權(quán)限進行級別分類，同時也要做好在不同崗位上的不同員工使用權(quán)限配置的工作，通過這種方式，使企業(yè)的檔案管理在信息化條件下更加具有安全性和嚴謹性。

2 嚴格把控庫藏數(shù)字化過程中信息管理工作

企業(yè)的檔案管理工作在企業(yè)的發(fā)展方向上具有重要的作用，作為企業(yè)資產(chǎn)發(fā)展的主要內(nèi)容，其檔案真實記載了企業(yè)的發(fā)展歷程以及發(fā)展方向，所以必須采取有效的措施嚴格把控數(shù)字化過程的管理工作。企業(yè)檔案管理工作要打破庫藏檔案信息存儲模式，在數(shù)字化背景下進行檔案信息管理，不僅能夠有效提升管理檔案的技術(shù)手段，還能促進檔案管理工作朝著信息化建設(shè)的方向發(fā)展。企業(yè)在進行庫藏檔案信息管理工作中，針對一些長期具有保存價值的檔案管理，就可以利用數(shù)字化技術(shù)通過掃描處理實現(xiàn)數(shù)字化和轉(zhuǎn)換功能，而且，在信息化條件下推動庫藏檔案管理信息模式向著數(shù)字化信息管理模式發(fā)展，也是給檔案信息保密過程提供可靠保障的一種途徑[2]。另外，有關(guān)企業(yè)部門在進行庫藏檔案管理工作中，要根據(jù)不同類型的檔案進行分別管理，制定相應(yīng)的庫藏檔案管理的工作制度和實施策略，保證檔案管理工作是秉持著“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一分配、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一手段、統(tǒng)一平臺”的原則實施開展。同時，在開展檔案管理工作中，數(shù)字化檔案管理也好，傳統(tǒng)檔案管理也罷，二者都要有專門的人員負責(zé)檔案管理工作，基于此，為了保證在檔案管理工作的質(zhì)量，就要對負責(zé)檔案管理工作的人員進行相關(guān)培訓(xùn)，嚴格考核，確保管理檔案的人員在進行管理檔案時是具有良好的資質(zhì)的。并且，要簽訂與檔案信息保密的相關(guān)協(xié)議，對檔案信息的出庫以及入庫工作進行嚴格審核，對工作場地和人員進出進行實時監(jiān)控，最后，要按照保密規(guī)定制定全部數(shù)字化、局部數(shù)字化、零數(shù)字化轉(zhuǎn)換檔案的準則。這樣做企業(yè)才能在檔案管理工作中真正意義上實現(xiàn)統(tǒng)一工作、高效應(yīng)用以及長期保存，最大程度的提升企業(yè)檔案管理信息化能力[3]。

3 加強企業(yè)檔案信息化和涉密檔案的融合管理

隨著企業(yè)制度的改革，如何保證企業(yè)商業(yè)信息的安全是企業(yè)目前最需要重視的問題。首先要制定相關(guān)的制度，用制度可以有效保障企業(yè)涉密檔案的安全性，我國已經(jīng)有很多關(guān)于檔案保密管理的相關(guān)文件，對企業(yè)產(chǎn)生到查閱以及歸檔作出了明確的規(guī)定，其次，網(wǎng)絡(luò)安全要加強和信息管理系統(tǒng)部門的聯(lián)系，加大檔案信息系統(tǒng)管理的保密安全力度，從而及時將保密信息漏洞及時反饋并加以處理。最后，要規(guī)范管理檔案信息，嚴禁在企業(yè)中將檔案信息通過電子形式傳送到相關(guān)部門，整合的企業(yè)秘密資料要在電子傳送過程中設(shè)置權(quán)限，僅對于有關(guān)涉密信息的直屬領(lǐng)導(dǎo)開放查詢權(quán)限，且未經(jīng)允許，員工決不能擅自查閱檔案資料，從而保證企業(yè)的經(jīng)濟效益[4]。

4 結(jié)語

總而言之，為了確保檔案管理工作擁有更高的質(zhì)量和效率，就要切實做好檔案信息化建設(shè)工作，同時在開展工作的過程中要保證企業(yè)檔案保密與信息化建設(shè)發(fā)展的融合。企業(yè)的檔案保密管理工作對企業(yè)未來的發(fā)展是不可估量的，也是決定企業(yè)綜合實力的重要因素，因此，企業(yè)的檔案管理人員不僅要把控好信息化建設(shè)的保密要素功能，還要對傳統(tǒng)的檔案信息保密工作進行嚴格控制，進而保證企業(yè)檔案保密工作的真實性和安全性。

參考文獻

[1]張晨.企業(yè)檔案保密與信息化發(fā)展的融合探索與實踐[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（24）：104.

[2]王玉瑾.檔案保密工作與信息化發(fā)展的融合[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）：53.

[3]鐘紅.企業(yè)檔案保密與檔案信息化發(fā)展的融合探索與實踐[J].中外建筑，2018（01）：98-99.

[4]安燕.淺談企業(yè)檔案保密工作[J].信息通信，2014（05）：157-158.