信息時代下辦公室檔案管理工作的創新

陳怡怡

摘 要：隨著我國發展的突飛猛進，檔案管理需求在朝著多樣化、個性化方向發展，檔案工作要主動融入國家大數據戰略和相關機制中，依托大數據平臺，創新性地開展前端控制、流程再造、制度規范等工作。因此，新技術的應用與發展，對于檔案管理服務效率提高，促進檔案管理健康、持續發展具有十分重要的意義。

關鍵詞：檔案管理；信息時代；創新策略

隨著時代的進步，傳統的檔案管理工作已經不能滿足人們的要求，那么我們就要順應時代的進步而不斷的創新，但是在創新的道路上也會充滿這樣那樣的問題。那么我們就要面對問題絕對問題，而不是逃避。辦公室檔案管理能充分利用信息化和自動化的平臺來完善相關方面的工作，從而更好的順應信息化時代潮流的發展。

1 傳統檔案室存在的缺點

1.1 對于環境的要求

最早的檔案管理文字都是需要手工編輯，那么對于環境的要求是很高的。

1）防潮。因為對于檔案的文字書寫我們必須用藍黑或黑墨水書寫，其余的不能使用，大家一定要嚴格按照規定使用。因為黑色的墨水筆或簽字筆主要含碳元素比較穩定不容易被氧化，所以保存的時間比較長。因此，常規的檔案室要經常開窗通風。

2）防火。常規檔案室全部都是紙質資料，一旦著火后果非常嚴重，所以在日常工作中不能在檔案室內吸煙和使用電器，不能存放易燃易爆用品。

3）防蛀防霉。檔案一律采用防蛀化學漿糊，每只檔案箱內安放防蛀防霉片，每月噴一次殺蟲劑

1.2 工作效率低

1）傳統的檔案室還要定期進行整理，有些檔案需要重新的分類和整理，過期的檔案需要銷毀，這樣的工作量是非常大的，并且人工操作不能保證準確性和時效性。

2）在檢索資料時，效率比較低，需要使用手工檢索工具。通過使用人工查檢各種目錄、指南、索引來找到需要的資料。這樣的檢索時間很長，浪費了大量的人力物力財力。

1.3 查看外地資料難

對于傳統企事業單位的檔案室來說，如果想查看其他城市的資料，是很不方便的。首先檔案在一般的情況下是不允許再借的，如果是因為工作的原因需要外借，一定要按照程序辦好相關的手續，并且要求他在規定的時間歸還并做好保密工作不得再進行轉借。如果是機密文件必須要得到領導或是相關部門的批準，確定能外借時才可以，否則不得外借。其次，辦理好外借手續后，重要的檔案需要本人帶有限身份證件才可以外借，有些簡單的資料可以選擇郵寄，但是這些時間都會很長，效率很低。

1.4 檔案室的安全

檔案室的安全包括：1）防火，防霉，防水，防蛇蟲鼠蟻，防撕毀和丟失。2）防重要文件內容被泄露。

1.5 占地面積

檔案室書架一般采用木制或金屬制成，傳統的書架是不能隨意挪動的，其缺點就是占地面積較大，單位面積存儲量小。

2 檔案管理工作面臨的問題

1）工作人員。再先進的技術也得需要人，將信息化引入檔案管理工作是為了提高工作效率，而不是將人員裁剪掉，所以要將信息化順利進行首先要轉變工作人員的思想，給工作人員進行培訓，給他們講解信息化時代檔案管理工作的先進性，便捷性和重要性。傳統的檔案室部分工作人員只了解簡單的電腦操作和辦公系統，那么我們就要加大培訓的力度，不僅讓工作人員掌握和操作專業的軟件，領導也要開拓創新，提高整支隊伍的綜合能力。引入新鮮的血液，招入一批學習檔案館里的高才生，從而提高整體的工作效率，達到為人民服務的目的。

2）信息安全問題。由于計算機和網絡本身存在安全隱患，電腦的軟件很有可能會受到非法分子的攻擊以竊取重要的信息。所以我們要加強管理，提高安全意識，保護重要文件。

3）歸檔。從紙質的手寫編輯轉換成電子文件，雖然現在有的單位使用電子掃描儀來代替一字字的敲入，但是工作量還是十分的巨大，在短期之內很慢完成，如果花大價錢來購置專業的儀器使用不了一段時間就會被閑置，很浪費。

3 信息時代辦公室檔案管理工作的創新策略

1）檔案管理要從手工編輯的實物存檔轉變成電子存檔，檔案管理實現信息化，電子化，數字化，節省歸檔的時間，大幅度提高了檔案管理的效率。

2）培養工作人員利用辦公軟件對檔案進行采集，分類，整理，便于日后檢索資料。創建網站將需要發布的信息發布在網站上方便大家及時了解相關信息，并保障信息的準確性、及時性、全面性和時效性。例如像圖書館即可在網站上提供資料檢索，在家即可查看有沒有自己需要的資料，防止跑空。或者提前知道查閱資料需要帶齊什么樣的手續，提高效率。

3）對于檔案室的安全這一點以前我們投入了大量的人力還是會有文件損壞和丟失的事件發生，那么信息化時間我們應該怎么辦呢？安裝監控，其實監控不僅僅是指視頻采集。（1）溫濕度系統，根據檔案室要求的溫濕度范圍進行設定。（2）防盜系統，檔案室除了當裝防盜門和防盜窗之外還要安裝視頻采集系統，應全天24小時采集，白天防止損毀和偷盜的事情發生，夜晚防止惡意闖入的事情發生。（3）消防系統，在現代建筑中，消防系統是必不可少的，而對于檔案管理中更是萬萬不能缺少的。大部分消防系統如果觸發火警都是采用自動噴淋滅火系統，而對于檔案室來說存放的大部分都是紙質文件，不適用噴淋滅火系統，而是采用鹵代烷滅火系統。鹵代烷滅火系統通過火災探測報警系統來進行聯動操縱，實現自動滅火。常用的鹵代烷滅火劑有1211和1301，它們具有滅火效率高、滅火速度快、滅火后不留痕跡、電絕緣性好、腐蝕性極小、便于貯存且久貯不變質等優點，是一種性能十分優良的滅火劑。并且安裝防火門和報警系統，一旦發生火災及時報警。（4）漏水系統，現代檔案室都是信息化管理，電力系統24小時運行，一旦漏水整個系統都會癱瘓，而且對檔案室的文件也有損壞。（5）電力監控系統，檔案室如異常停電，UPS電源還可以給計算機網絡系統提供不間斷電源，避免數據損失。（6）空調系統，檔案室內的溫度對設備會有影響，一旦溫度出現異常，空調系統會自動開啟。（7）內置光源防蛀防霉檔案柜，適用于大型檔案室成排設置檔案柜時使用。柜體內設計有光源裝置，前柜門的內面上安裝有防蛀防霉藥盒；前柜門和后柜門的門邊上裝有密封條。具有防塵、防潮、防蟲、防治藥物向外揮發等優點。（8）智能密集架控制系統，可以手動，可以電動也可以使用電腦控制。占地面積小，操控方便，高度智能化。智能密集架控制系統安裝有紅外線感應保護，有的還安裝電磁保護。當有人員站在兩個架體中間時，有可能會有其他的人員在不知情的情況下開合架體，如果沒有防護系統，人員很容易被夾傷。這時架體會啟動保護，無論是手動還是電動都不能對架體進行開合，從而起到保護人員的功能。（9）RFID智能檔案管理系統。利用RFID自動識別技術與后臺數據庫管理系統相結合，實現對檔案全過程跟蹤與智能化管理。

4 結語

綜上所述，不難看出，檔案管理工作的信息化是整體的趨勢，有順應時代的潮流才可以不被淘汰，信息時代下辦公室檔案管理工作使各子系統之間互通互聯，實現信息共享，使檔案出入庫，盤點管理，恒溫恒濕，視頻巡檢等得到統一管理，為實現檔案服務現代化打下堅實基礎，促進企業更加高效的工作。

參考文獻

[1]宋珊珊，王慧.信息時代下辦公室檔案管理工作的創新研究[J].卷宗，2014（7）：73-74.