信息時代下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新

陳怡怡

摘 要：隨著我國發(fā)展的突飛猛進(jìn)，檔案管理需求在朝著多樣化、個性化方向發(fā)展，檔案工作要主動融入國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略和相關(guān)機(jī)制中，依托大數(shù)據(jù)平臺，創(chuàng)新性地開展前端控制、流程再造、制度規(guī)范等工作。因此，新技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，對于檔案管理服務(wù)效率提高，促進(jìn)檔案管理健康、持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息時代；創(chuàng)新策略

隨著時代的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足人們的要求，那么我們就要順應(yīng)時代的進(jìn)步而不斷的創(chuàng)新，但是在創(chuàng)新的道路上也會充滿這樣那樣的問題。那么我們就要面對問題絕對問題，而不是逃避。辦公室檔案管理能充分利用信息化和自動化的平臺來完善相關(guān)方面的工作，從而更好的順應(yīng)信息化時代潮流的發(fā)展。

1 傳統(tǒng)檔案室存在的缺點(diǎn)

1.1 對于環(huán)境的要求

最早的檔案管理文字都是需要手工編輯，那么對于環(huán)境的要求是很高的。

1）防潮。因為對于檔案的文字書寫我們必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫，其余的不能使用，大家一定要嚴(yán)格按照規(guī)定使用。因為黑色的墨水筆或簽字筆主要含碳元素比較穩(wěn)定不容易被氧化，所以保存的時間比較長。因此，常規(guī)的檔案室要經(jīng)常開窗通風(fēng)。

2）防火。常規(guī)檔案室全部都是紙質(zhì)資料，一旦著火后果非常嚴(yán)重，所以在日常工作中不能在檔案室內(nèi)吸煙和使用電器，不能存放易燃易爆用品。

3）防蛀防霉。檔案一律采用防蛀化學(xué)漿糊，每只檔案箱內(nèi)安放防蛀防霉片，每月噴一次殺蟲劑

1.2 工作效率低

1）傳統(tǒng)的檔案室還要定期進(jìn)行整理，有些檔案需要重新的分類和整理，過期的檔案需要銷毀，這樣的工作量是非常大的，并且人工操作不能保證準(zhǔn)確性和時效性。

2）在檢索資料時，效率比較低，需要使用手工檢索工具。通過使用人工查檢各種目錄、指南、索引來找到需要的資料。這樣的檢索時間很長，浪費(fèi)了大量的人力物力財力。

1.3 查看外地資料難

對于傳統(tǒng)企事業(yè)單位的檔案室來說，如果想查看其他城市的資料，是很不方便的。首先檔案在一般的情況下是不允許再借的，如果是因為工作的原因需要外借，一定要按照程序辦好相關(guān)的手續(xù)，并且要求他在規(guī)定的時間歸還并做好保密工作不得再進(jìn)行轉(zhuǎn)借。如果是機(jī)密文件必須要得到領(lǐng)導(dǎo)或是相關(guān)部門的批準(zhǔn)，確定能外借時才可以，否則不得外借。其次，辦理好外借手續(xù)后，重要的檔案需要本人帶有限身份證件才可以外借，有些簡單的資料可以選擇郵寄，但是這些時間都會很長，效率很低。

1.4 檔案室的安全

檔案室的安全包括：1）防火，防霉，防水，防蛇蟲鼠蟻，防撕毀和丟失。2）防重要文件內(nèi)容被泄露。

1.5 占地面積

檔案室書架一般采用木制或金屬制成，傳統(tǒng)的書架是不能隨意挪動的，其缺點(diǎn)就是占地面積較大，單位面積存儲量小。

2 檔案管理工作面臨的問題

1）工作人員。再先進(jìn)的技術(shù)也得需要人，將信息化引入檔案管理工作是為了提高工作效率，而不是將人員裁剪掉，所以要將信息化順利進(jìn)行首先要轉(zhuǎn)變工作人員的思想，給工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，給他們講解信息化時代檔案管理工作的先進(jìn)性，便捷性和重要性。傳統(tǒng)的檔案室部分工作人員只了解簡單的電腦操作和辦公系統(tǒng)，那么我們就要加大培訓(xùn)的力度，不僅讓工作人員掌握和操作專業(yè)的軟件，領(lǐng)導(dǎo)也要開拓創(chuàng)新，提高整支隊伍的綜合能力。引入新鮮的血液，招入一批學(xué)習(xí)檔案館里的高才生，從而提高整體的工作效率，達(dá)到為人民服務(wù)的目的。

2）信息安全問題。由于計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)本身存在安全隱患，電腦的軟件很有可能會受到非法分子的攻擊以竊取重要的信息。所以我們要加強(qiáng)管理，提高安全意識，保護(hù)重要文件。

3）歸檔。從紙質(zhì)的手寫編輯轉(zhuǎn)換成電子文件，雖然現(xiàn)在有的單位使用電子掃描儀來代替一字字的敲入，但是工作量還是十分的巨大，在短期之內(nèi)很慢完成，如果花大價錢來購置專業(yè)的儀器使用不了一段時間就會被閑置，很浪費(fèi)。

3 信息時代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新策略

1）檔案管理要從手工編輯的實(shí)物存檔轉(zhuǎn)變成電子存檔，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，電子化，數(shù)字化，節(jié)省歸檔的時間，大幅度提高了檔案管理的效率。

2）培養(yǎng)工作人員利用辦公軟件對檔案進(jìn)行采集，分類，整理，便于日后檢索資料。創(chuàng)建網(wǎng)站將需要發(fā)布的信息發(fā)布在網(wǎng)站上方便大家及時了解相關(guān)信息，并保障信息的準(zhǔn)確性、及時性、全面性和時效性。例如像圖書館即可在網(wǎng)站上提供資料檢索，在家即可查看有沒有自己需要的資料，防止跑空。或者提前知道查閱資料需要帶齊什么樣的手續(xù)，提高效率。

3）對于檔案室的安全這一點(diǎn)以前我們投入了大量的人力還是會有文件損壞和丟失的事件發(fā)生，那么信息化時間我們應(yīng)該怎么辦呢？安裝監(jiān)控，其實(shí)監(jiān)控不僅僅是指視頻采集。（1）溫濕度系統(tǒng)，根據(jù)檔案室要求的溫濕度范圍進(jìn)行設(shè)定。（2）防盜系統(tǒng)，檔案室除了當(dāng)裝防盜門和防盜窗之外還要安裝視頻采集系統(tǒng)，應(yīng)全天24小時采集，白天防止損毀和偷盜的事情發(fā)生，夜晚防止惡意闖入的事情發(fā)生。（3）消防系統(tǒng)，在現(xiàn)代建筑中，消防系統(tǒng)是必不可少的，而對于檔案管理中更是萬萬不能缺少的。大部分消防系統(tǒng)如果觸發(fā)火警都是采用自動噴淋滅火系統(tǒng)，而對于檔案室來說存放的大部分都是紙質(zhì)文件，不適用噴淋滅火系統(tǒng)，而是采用鹵代烷滅火系統(tǒng)。鹵代烷滅火系統(tǒng)通過火災(zāi)探測報警系統(tǒng)來進(jìn)行聯(lián)動操縱，實(shí)現(xiàn)自動滅火。常用的鹵代烷滅火劑有1211和1301，它們具有滅火效率高、滅火速度快、滅火后不留痕跡、電絕緣性好、腐蝕性極小、便于貯存且久貯不變質(zhì)等優(yōu)點(diǎn)，是一種性能十分優(yōu)良的滅火劑。并且安裝防火門和報警系統(tǒng)，一旦發(fā)生火災(zāi)及時報警。（4）漏水系統(tǒng)，現(xiàn)代檔案室都是信息化管理，電力系統(tǒng)24小時運(yùn)行，一旦漏水整個系統(tǒng)都會癱瘓，而且對檔案室的文件也有損壞。（5）電力監(jiān)控系統(tǒng)，檔案室如異常停電，UPS電源還可以給計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供不間斷電源，避免數(shù)據(jù)損失。（6）空調(diào)系統(tǒng)，檔案室內(nèi)的溫度對設(shè)備會有影響，一旦溫度出現(xiàn)異常，空調(diào)系統(tǒng)會自動開啟。（7）內(nèi)置光源防蛀防霉檔案柜，適用于大型檔案室成排設(shè)置檔案柜時使用。柜體內(nèi)設(shè)計有光源裝置，前柜門的內(nèi)面上安裝有防蛀防霉藥盒；前柜門和后柜門的門邊上裝有密封條。具有防塵、防潮、防蟲、防治藥物向外揮發(fā)等優(yōu)點(diǎn)。（8）智能密集架控制系統(tǒng)，可以手動，可以電動也可以使用電腦控制。占地面積小，操控方便，高度智能化。智能密集架控制系統(tǒng)安裝有紅外線感應(yīng)保護(hù)，有的還安裝電磁保護(hù)。當(dāng)有人員站在兩個架體中間時，有可能會有其他的人員在不知情的情況下開合架體，如果沒有防護(hù)系統(tǒng)，人員很容易被夾傷。這時架體會啟動保護(hù)，無論是手動還是電動都不能對架體進(jìn)行開合，從而起到保護(hù)人員的功能。（9）RFID智能檔案管理系統(tǒng)。利用RFID自動識別技術(shù)與后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對檔案全過程跟蹤與智能化管理。

4 結(jié)語

綜上所述，不難看出，檔案管理工作的信息化是整體的趨勢，有順應(yīng)時代的潮流才可以不被淘汰，信息時代下辦公室檔案管理工作使各子系統(tǒng)之間互通互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)信息共享，使檔案出入庫，盤點(diǎn)管理，恒溫恒濕，視頻巡檢等得到統(tǒng)一管理，為實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)現(xiàn)代化打下堅實(shí)基礎(chǔ)，促進(jìn)企業(yè)更加高效的工作。

參考文獻(xiàn)

[1]宋珊珊，王慧.信息時代下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].卷宗，2014（7）：73-74.