信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力探究

摘 要：信息時代的到來，讓檔案管理工作面臨著新的挑戰，管理人員要具備專業的素質能力，才能應對挑戰，完成檔案管理工作。基于此，本文先是分析了管理人員具備的專業素質，再分析了管理人員應該具備的工作能力，最后提出管理人員的工作素質能力的培養策略。以期通過優化檔案管理人員素質和能力，讓企業檔案管理工作得到明顯提升。

關鍵詞：信息時代 檔案管理 管理素質 工作能力

引 言

信息時代下，我國檔案管理工作發揮的作用越來越重要，在企業管理中的地位也有明顯的提升，對于檔案管理工作人員提出了更高的要求，對于管理人員的素質能力要求也隨著時代不斷變化。因此，本文圍繞管理人員要具備的素質能力展開研究，提出提高管理人員素質能力的方法，通過人員素質能力的提升，優化檔案管理質量。

一、信息時代檔案管理工作者應具備的素質

（一）具備保密意識。檔案管理人員要具備健康的價值觀和正確的政治立場，在工作中落實黨的政策，使用社會主義理論武裝頭腦。對于企業中重要的檔案資料，需要加強保密管理，杜絕泄密事故的出現，要求檔案管理人員具備嚴格保密的素質。

（二）具備專業素養。檔案管理表面上是簡單枯燥的工作，事實上每個環節都具有專業的程序和技術方法，要求檔案管理人員可以準確掌握這些專業技術方法，可以在工作中應用這些技術方法，從而有效提高檔案管理工作的質量。檔案管理包含收集檔案資料、整理資料文件、編目文件、裝訂檔案以及報關等內容，管理人員工作期間要認真仔細的展開，落實管理工作[1]。檔案管理人員要依據實際情況建立檔案，根據實際情況調取檔案。檔案管理作為一項事務性和專業性的工作，對于檔案管理人員專業素養具有較高的要求。

（三）具有創新精神。檔案管理工作要求管理人員具備奉獻精神和創新精神，檔案管理工作本身就是一個創造的過程，管理人員具備創新精神具有重要意義。管理人員工作過程中，不斷強化積累，運用自己積累的知識進行創新。在創新檔案管理工作方法的同時，對檔案管理科學進行創新。

二、信息時代檔案管理工作者應具備的能力

（一）計算機技術。在信息時代，大部分企業逐漸使用信息工具展開檔案管理，計算機技術成為管理人員必備的一項工作能力。檔案管理工作中，收集檔案、整理信息、加工檔案以及再利用檔案，都需要使用計算機技術輔助工作，在計算機技術幫助下，檔案工作質量得到明顯提高，檔案管理人員也需要積極適應信息化管理，靈活使用計算機技術完成管理工作。

（二）應用現代化檔案管理理念。信息時代下，檔案管理在企業管理工作中的地位出現明顯升高，展開檔案管理工作的理念和模式都發生了巨大的改變。因此，檔案管理人員要充分發揮計算機和通訊設備的功能，在現代化檔案管理理念的支持下，展開檔案管理，滿足信息時代對于檔案管理效率的要求。

（三）堅持自我學習的能力。信息時代下，檔案管理工具、管理技術以及管理理念日新月異，企業展開專業培訓十分重要，但是管理人員自身的自我學習能力也極為重要。檔案管理人員需要在生活和工作中，注意搜索檔案管理領域相關信息，了解領域內的新聞，進行新技術和新觀念的學習[2]。工作期間通過和其他同事的溝通，可以學習多種工作思維和方法。管理人員工作期間，也可以學習企業業務部門相關知識，這些知識有助于檔案管理工作更有序的進行。

三、信息時代檔案管理工作者素質和能力的培養策略

（一）提高檔案管理人員的專業素質。我國很多企業都將檔案管理工作當做是可有可無的無關工作，很少招聘專業檔案管理人員，目前企業的檔案人員是其他部門員工兼職或者招聘文員，且企業缺少針對檔案人員的培訓，使得管理人員素質能力跟不上企業發展。因此企業要組織檔案管理人員進行專業培訓，要求通過培訓的員工才能進入崗位工作。對檔案管理人員展開的培訓需要制定規范的培訓內容，首先對法律法規進行培訓，保證管理人員可以準確詳細的了解檔案管理相關法規。其次要對思想政治意識進行培訓，要對社會主義理論思想進行學習，能夠以堅定的立場保護管理檔案材料，提高管理人員的責任意識，要求檔案管理人員重視自己的工作責任，可以堅守崗位職責。

最后要對專業技能展開培訓，如邀請專業計算機人員對信息管理系統的使用和維護進行培訓，管理人員也要針對企業自身檔案管理制度對管理人員展開培訓。最重要的是培訓管理人員的專業素養，由于檔案管理是一項技術性較強且實踐性較強的工作，要求管理人員具備專業知識，可以準確完成資料收集、整理編目以及裝訂報關等一系列工作，掌握準確的檔案管理流程，可以準確完成檔案管理工作。企業要將培訓活動變為常態化管理活動，通過定期培訓，讓管理人員養成終身學習的意識，持續提升專業素質。

（二）提高檔案管理人員的工作能力。信息時代技術發展速度飛快，管理人員需要不斷提高工作能力，積極學習先進的信息技術，才能提高檔案管理效率，滿足信息時代的要求。管理人員要擁有敏銳的觀察能力和處事能力，檔案人員要掌握基本計算機技術，可以使用計算機進行檔案管理，如制作電子檔案，加密資料，對檔案編碼排序等工作。檔案管理人員還要掌握信息處理能力，可以使用現代化管理手段，提高檔案管理的效率，推動檔案工作的規范化發展。管理人員要掌握計算機技能，不斷完善獲取信息、傳遞信息以及再利用信息的流程，提高管理水平。

企業要重視檔案管理人員的實踐能力培養，積極和其他企業建立合作，通過合作，安排管理人員輪流到合作企業交流學習，開闊管理人員的視野。有條件的基礎上，企業可以為管理人員提供繼續學習的渠道，讓員工可以到專業高校中深入學習，逐漸提高思想水平和素質能力，得到實踐技能的發展[3]。企業也可以安排檔案人員進行輪崗學習，了解不同部門的工作內容，以保證其工作時可以將理論和實踐結合起來，提高檔案管理人員實際能力。如企業針對檔案室搜索檔案工作，組織管理人員進行競賽活動，以豐富有趣的活動，對員工實際能力展開訓練，提高員工工作技能。

（三）完善企業政策激發員工創新精神。企業通過建立獎勵政策激發員工創新精神，企業設置專項科研資金，包含檔案管理人員進行的理論研究，管理人員撰寫論文獲一定級別獎項的，企業可以發放獎金。管理人員需要打開自己的思維，從信息視野看待管理工作，從管理實際出發，對檔案管理展開科學研究，創新檔案管理工作，推動檔案管理科學的發展。企業同時可以利用企業文化環境，對檔案管理員工起到感染作用。企業創新積極創新的文化氛圍，鼓勵員工進行科學探究工作，推動管理人員進行科研創新。管理人員受到企業文化的感染，逐漸激發出創新意識，提高工作積極性，著力研究檔案管理工作的創新方法，從而推動檔案管理工作的發展。

結 論

綜上所述，本文首先強調了信息時代中檔案管理人員應具備的素質，包括具備保密意識、專業素養以及創新精神。其次分析了管理人員需具備的能力，包括計算機技術、現代化檔案管理理念以及自我學習的能力。最后提出管理人員素質和能力的培養策略，要通過培訓實踐的方式提高其的專業素質和工作能力，并完善企業政策激發員工創新精神。

參考文獻：

[1] 馮海霞.對信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新分析[J].現代國企研究，2019（04）：138.

[2] 邊迎秋.信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新探究[J].電腦知識與技術，2019，15（02）：285-286.

作者簡介：邢智遠（1975.11.14）;性別：男，籍貫河北省泊頭市人，學歷：本科，中央黨校;現有職稱：助理館員;研究方向：檔案管理。