關于高校行政秘書工作的思考

王玥焓

摘要 高校行政秘書承擔著服務領導和師生、內部管理、對外溝通等多方面的工作，行政秘書既是行政管理層的助手，也是聯系行政管理層和師生的紐帶。在高等教育行政管理水平日益提高的今天，行政秘書崗位的重要性日益凸顯。本文對行政秘書的工作范圍、能力要求、存在問題進行了論述，同時探討了這一崗位如何做好職業規劃。

關鍵詞 高校 行政秘書 工作能力 職業規劃

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.07.005

高校的行政管理質量，直接關系到高校的健康、穩定發展，在高等教育行政管理模式不斷革新的今天，行政管理崗位日益凸顯其重要性。行政秘書崗位是高校行政崗位性質的典型體現，這一崗位不可或缺，它分布在各教學單位，服務教學和科研，服務領導和師生。行政秘書要高效執行管理層的各項工作安排，溝通上下，協調左右，聯系內外，處理日常行政事務。

1 高校行政秘書工作范圍

行政秘書工作范圍涵蓋教學單位的諸多方面，作為行政秘書要熟知自身的工作范圍、崗位職責和工作流程。高校行政秘書的工作范圍可概括如下。

（1）所在部門各類日常行政事務。行政秘書每天處理的工作量大繁瑣，事無巨細，包含文案寫作，如公文草擬、申請報告、會議紀要；檔案管理，如收集各類信息、資料、材料，對它們進行分類歸檔；日常行政工作，如內務工作、會務安排、公文收發和傳送批閱；資產管理：物品申領、采購，保管、發放、清查；對口領導和學校相關部門進行信息收集上報；人事工作，如考勤、考核、職稱評定；財務工作，如各項資金使用情況記錄，財務報銷；對外溝通聯系；參與接待工作；各項活動的籌備等。

（2）上傳下達、溝通、協調與落實工作。行政秘書日常會收到來自學校、各部門和行政管理層的各項通知、決議、文件、工作指示和會議精神，需要及時匯報給所在教學單位的領導，并做好內部溝通、協調和安排。在落實和完成的過程中，也要適時向上級反饋和匯報。

（3）行政管理層的參謀與助理。行政管理層的思考側重全局性和重點性，很難面面俱到。作為行政秘書，要根據自身崗位積累的信息，適時提出建議和意見。行政秘書身在教學單位，同師生往來較多，最能直接獲得“民意”，也便于了解上級要求的實際執行情況，行政秘書將這些信息提煉和整合后，提供給領導參考。因此，行政秘書協助領導工作時發揮一定的參謀與助理作用。

（4）承擔領導安排的臨時性工作、處理突發情況。不可預見的臨時工作和突發事件在高校行政工作中較為常見。例如緊急發文、臨時會議、臨時通知、臨時安排、各類突發事件等，行政秘書需要根據領導安排部署，靈活處理好臨時工作和突發事件。

2高校行政秘書工作素質要求

高校行政秘書崗位雖然屬于基層崗位，但是工作內容牽扯關系到高校行政管理的諸多方面。高校行政秘書需在明確自己工作職責的前提下，運用崗位專業知識，憑借良好的工作能力來完成本職工作。由于行政秘書綜合性強的工作性質，就要求了行政秘書具備綜合性強的工作素質，主要體現在以下五點。

（1）堅定的政治素質。高校行政秘書必須具備堅定的政治素質，必須貫徹黨的路線、方針、政策，嚴格遵守學校的規章制度。行政秘書的工作直接體現行政管理層的意愿，行政秘書要深刻認識到自身工作的政治性，提升政治敏感度，在思想上求實上進，了解國家時事和高校動態，學習和研究相關資料文獻。須胸懷大局意識，從全局出發，以師生的利益為重，以學校的利益為重。

（2）良好的職業道德。高校行政秘書由于其崗位的特殊性，為行政管理層出謀獻策，了解大量信息資源，這就要求行政秘書必須嚴守職業道德，包括保密原則、求真務實、謙虛嚴謹、克己奉公、愛崗敬業等。

（3）高效的辦事能力。辦事能力是一種綜合能力，包含溝通表達能力、理解領悟能力，分析能力、應變能力、執行能力。行政秘書工作以事務性工作為主，需要良好的溝通表達，在收到工作指令、安排時，要迅速明白對方的意圖，以免執行中有偏差；眾多工作當前，要分析工作的輕重緩急和難易程度，哪些事情先辦，哪些事情緩辦，哪些事情特事特辦；在遇到突發情況時，需要應變思維；工作的落實需要執行力，需要合理安排，有條不紊地進行，同時熟練使用各種現代化設備，充分利用新型辦公手段，助力高質量高效率地完成工作。

（4）提升自身專業能力。高校管理越趨專業化、信息化，且高校行政管理工作綜合性極強，行政秘書只有不斷擴充文化知識，提高自身專業能力，才能切實提高工作質量和工作效率。行政秘書要注重專業能力的培養，勤于思考，善于發現問題、總結問題和解決問題。工作中注重培養觀察思考能力、溝通協調能力、語言文字能力、概括分析能力、創新思維能力等專業素質。工作之余可擴充教育學、管理學、心理學、秘書學等方面的知識，以防綜合性知識的缺乏導致眼界受限。

（5）良好的身體素質和心理素質。高校行政秘書工作內容繁復，工作涉及面廣，工作時間較長，因此具備健康身體素質和心理素質尤為重要。健康的身體是工作的基本保障，心理素質中客觀的自我評價、建立和諧的人際關系、團隊意識、保持樂觀熱情的工作態度尤為重要。隨著高校的科學管理推進，必然對行政秘書的崗位提出更高要求，承擔來自上級領導和師生的較高期望，因此要具有一定的抗壓能力。

3 當前高校行政秘書工作存在的問題

（1）缺乏對行政秘書工作的合理認知。長期以來，高校普遍存在“重科研教學，輕行政管理”的現象。多數高校對行政秘書崗位存在認知偏差，一些領導和教師甚至認為行政秘書低學歷、低技能，任何人都可以做，缺乏對行政秘書工作的重視和肯定，也缺乏對行政秘書的理解和尊重。

（2）缺乏科學有效的考核激勵機制。高校在職稱評聘、收入待遇、進修深造等方面多向教學科研傾斜，針對行政管理崗位，尤其是基層行政管理崗位缺乏有效的激勵機制。且高校行政崗位種類眾多，層級復雜，缺乏因崗而異的考核機制，多數考核流于形式，針對性和實操性低，優秀的基層行政管理人員難得到獎勵，平庸的基層行政管理人員難被淘汰，因此一定程度上挫傷了優秀行政秘書的工作積極性。

（3）行政秘書缺乏職業發展方向感。行政秘書崗位事務性、服務性強的特點很容易使行政秘書缺乏工作方向感，重復性、流程性強的特點使個人的自主性和創造性難得到發揮，學校也缺少明確的職業發展方向引導，加之紛繁復雜的工作擠占了行政秘書大量的時間，他們少有時間顧及自己的學習和科研，很難取得一定的成就。

（4）行政秘書缺少自我價值感?；鶎有姓ぷ魅諒鸵蝗?，年復一年，單調瑣碎。長期工作耗時、耗精力且承擔心理壓力的情況容易導致心理落差的產生，工作中缺少崗位認同感和自我價值感。

4 關于高校行政秘書做好職業規劃的建議

高校行政秘書如何正確規劃自己的職業生涯，提升自己的專業素質是需要認真思考的問題。

4.1 什么是職業規劃

職業規劃是指個人發展與組織發展相結合，對決定一個人職業生涯的主客觀因素進行分析，對自己的理想、興趣、能力、專長、經歷及不足等各方面進行綜合評定，根據自己的職業傾向，確定最佳的職業奮斗目標，并且編制相應的行動計劃，對每一步驟做出科學有效的安排。

4.2 高校行政秘書如何做好職業規劃

每個人在不同階段的工作中都要根據自己的實際情況制定自己的職業規劃，高校行政秘書的職業規劃可參考以下四點。

（1）高校行政秘書要有正確的自我評價。在人生價值觀的大方向下，審視自己的興趣、專長、技能條件、專業方向以及缺點不足。

（2）行政秘書要對學校的大環境有所認知，了解自己所在高校的發展現狀、發展方向，整體規劃等。結合學校整體環境情況和自身能力進行綜合評估，以便確定合理的發展目標。

（3）確定職業目標是職業規劃的關鍵。根據有事實依據的規劃，可設定在五年內完成的短期目標，五至十年內完成的中期目標，十年以上時間完成的長遠目標。這些目標是需要行政秘書一步一個腳印地慢慢積累，克服各種困難，不斷提升自己的業務水平循序漸進完成的。需要牢記，目標的制定一定要切合實際，切合自身的條件，不能好高騖遠。

（4）高校行政秘書要有具體的行動措施來保證職業目標的實現，包括制定職業規劃發展路線、時間計劃、接受教育和培訓等。每隔一個階段，行政秘書可將取得的成績和職業目標進行對比，保證職業發展目標的完整和統一，也便于及時發現職業規劃中的不足之處，尋找解決方法，對規劃進行調整與完善。

科學的職業規劃有利于提升高校行政秘書人員的職業價值感，減少職業路途中的迷茫和焦慮心理，良好的心理狀態必將促進日常行政工作的優質完成。

綜上所述，高校行政秘書是行政管理隊伍的基礎且重要的環節。隨著高校行政管理水平的提高，教學單位辦公室的管理也呈現出復雜化和精細化的發展趨勢，這必將對行政秘書提出更高的要求。作為行政秘書，要不斷提高自身素質和能力，最大程度上發揮主動性和創造性，滿懷信心和熱情地投入到工作中去，體現自己的崗位價值。