RFID技術在高校檔案管理中的創新性運用

趙陽

摘 要 目前大多數高校檔案管理的過程當中會發現檔案數量正在與日俱增，如果要針對于檔案信息進行查詢往往要大量時間，這就需要高校檔案管理過程當中加強創新以及改革，為了提升檔案管理工作效率及工作質量就應當加強RFID技術的應用。文章主要是關于RFID技術在高校檔案管理中的創新性運用研究，以供相關專業人士進行參考和借鑒。

關鍵詞 RFID技術；高校；檔案管理；創新性

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2019）235-0138-02

隨著我國經濟發展，檔案事業規模日益擴大，高校當中檔案數量正在與日俱增，檔案種類日益多元化，由于高校每年都會擴招，同時學生檔案日益增加，檔案管理方式一般是采取條形碼以及檔案編號方式，這兩種方式相對比較傳統，檔案管理的過程當中如果使用傳統檔案管理方式可能會導致檔案查詢比較困難，但是，在高校檔案管理過程當中如果使用RFID技術可以提升檔案管理現代化、智能化水平，對于提升檔案工作效率與工作質量具有重要的意義，還可以有效降低檔案管理工作強度。

1 高校傳統檔案管理過程之中存在的主要問題

1.1 檔案整理流程繁瑣

對于目前高校檔案管理工作實際情況進行分析，一般是采取傳統檔案管理方式，主要是將紙質檔案經過分類排序裝訂之后放在檔案盒中，另外，檔案管理的過程當中，還需要針對于檔案信息進行提取，除此之外，還需要建立檔案目錄，在傳統檔案管理的過程當中往往需要針對于大量檔案進行入庫，這樣工作強度比較大，管理困難，檔案整理較為繁瑣，還很容易出現各種錯誤。比如，高校擴招新生學員日益增加，可能會新增上萬份檔案，如果依舊采取傳統檔案管理方式將較為困難，不但會耗費大量的財力，人力、物力，而且紙質檔案不易保存，很容易出現紙質檔案丟失情況，還可能會出現檔案損壞，效率很低，流程比較煩瑣。

1.2 存放順序容易打亂

相關檔案管理人士針對高校各類檔案資料進行存放過程當中，通常都是有序存放以及分類存放，但是在存放檔案過程當中往往都是人工進行操作，這樣，還是會存在某些錯誤或者是問題，某些情況下還是無法避免存放被打亂的情況，一但檔案的順序被人為打亂之后，由于整體檔案資料較多，這樣想要查詢較為困難，難以找到相關的檔案，同時會對于檔案利用者造成較大困擾以及問題。

1.3 檔案查詢時間相對較長

隨著目前高校之中的檔案資料數量日益增加，如果想要查詢某一檔案相對比較困難，在諸多檔案中尋找相應檔案資料要逐一進行排查，如果之前檔案沒有放在規定位置，想要找到檔案資料工作量比較大，效率很低，而且耗費大量時間，管理人員很容易疲勞，勞動強度比較大，特別容易出現各種錯誤，檔案資料管理質量偏低。

1.4 盤點方式不夠科學合理

目前高校之中檔案資料的數量比較多，檔案資料一般是存放在檔案盒當中，通常相關檔案人士在盤點檔案的過程之中往往是盤點檔案盒子，但是，這樣的盤點方式并不科學以及合理，應當可能會存在某個盒子之中的檔案數量和其他盒子不同，另外，盒子當中的檔案資料類型還可能存在較大差異性，這就需要引起高校檔案管理人士高度重視，這樣的不合理盤點方式難以保障最終結果的準確性。

1.5 無法及時處理失效檔案

醫院管理過程當中難以針對一些失效檔案進行及時性處理，如果檔案時間失效了，存放失效檔案就沒有任何意義，所以，這就要求相關的檔案管理人員要針對失效檔案進行及時的清理，但是在傳統檔案管理模式之下，想要針對失效檔案進行清理相對比較難，管理人員沒有辦法針對于檔案的失效時間進行準確把握，檔案時效之后依然被保留在檔案盒中，這樣會導致檔案數量日益增加，同時導致檔案管理成本與日俱增。

2 RFID技術概述

高校檔案管理過程當中可以使用RFID技術，RFID技術屬于物聯網中的一種關鍵性的技術，RFID技術具有重大優勢，日益受到人們的重點關注，RFID技術最先起源于英國，主要是針對于飛機進行識別的一種方式，在20世紀60年代才將RFID技術作為一種商業技術，同時被廣泛使用在社會各個行業當中，同時對于人們生活造成重大影響。

RFID技術從本質上就是一種無線射頻識別技術，能夠自動識別，RFID主要包括以下幾個部分，分別是天線、閱讀器、射頻電子標簽等，RFID技術屬于綜合性技術，通過使用無線電波對于標記進行識別和讀寫，RFID技術具備一個重點特征就是其具有非接觸性，RFID讀寫器會以一種特殊格式將數據錄入RFID標簽，然后通過RFID標簽識別物體表面數據，除此之外讀寫器可以不用接觸就可以識別標簽數據信息，還可以針對于物體進行遠距識別。

3 RFID 技術優勢創新高校檔案管理

在目前的高校檔案管理的郭聰之中應當加強RFID技術應用，通過RFID技術提升檔案工作質量以及效率，另外，RFID標簽可以多次使用，能提升檔案管理成本，除此之外，數據具備較高安全性，RFID標簽還具有耐久性以及抗污性。

3.1 促使檔案管理工作效率提升

目前高校檔案管理的過程當中，若是使用RFID技術能夠有效提升檔案管理工作質量和工作效率，RFID技術在數據跟蹤以及數據采集等方面具備較大的優點，如果要對于某一檔案進行查詢，僅僅只是需要將檔案之中標簽放在閱讀器上經過，之后可以直接到電腦上進行查找，相對于傳統檔案查找而言比較快捷以及方便。例如，高校之中相關人士想針對某一學生檔案進行查詢，就可以將這位學生檔案標簽放在閱讀器上經過，之后電腦就可以顯示學生檔案信息，通過采取這樣的方式不但促使高校檔案管理工作效率得多提升，而且還可以促使檔案管理可以逐步實現現代化以及智能化管理。

3.2 RFID標簽可以多次使用

高校檔案管理過程當中應當加強RFID技術的使用，RFID標簽與傳統條形碼不同，RFID標簽技術具有較大的優點，使用壽命很長，信息容量比較大，另外RFID標簽還可以實現多次使用，能夠有效節約成本。

3.3 數據具有較高安全性

如果將數據存儲到RFID標簽上之后就可以通過使用密碼對于數據進行保護，所以切實保障了數據的安全性，另外識別碼通常是無法進行仿造的，這樣不容易被非法分子篡改或者修改數據，不容易產生信息的泄漏問題，具備良好防盜性，由于目前RFID技術具備良好防盜性，所以通過使用RFID技術能夠防止檔案丟失問題產生，對于提升檔案管理水平具有重要的意義，值得在高校檔案管理的過程之中推廣和使用。

3.4 RFID標簽抗污染性以及耐久性

RFID標簽具有耐久性及抗污染性，以往傳統條形碼一般是使用紙張，特別容易受到較大污染，一旦被污染之后會出現磨損甚至無法識別情況，無法再次使用。但是RFID標簽就不會存在這樣的問題，RFID標簽具備良好耐久性及抗污染性，不受到化學物質、水污染，值得在高校檔案管理之中加大應用。

4 結論

綜上所述，隨著信息技術的發展，高校檔案管理過程當中應該加強信息技術的應用，要實現檔案管理工作創新，提升檔案管理工作質量和工作效率，切實保障檔案管理工作安全性、可靠性，促使檔案管理日益實現現代化和智能化，這就要相關人士要針對于檔案管理機制進行改革，目前大高校檔案管理過程當中應當充分使用RFID技術提升工作質量。RFID技術能促使檔案管理工作日益完善和發展，同時RFID標簽具有良好抗污染性以及耐久性，還可以實現多次使用，性價比較高，值得在高校檔案管理工作之中廣泛應用。

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