借助OA辦公平臺促進(jìn)醫(yī)院照片檔案的規(guī)范化管理

廖琴

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和管理水平的不斷提高，照片檔案信息化管理必然要順應(yīng)信息時代的發(fā)展。近幾年，醫(yī)療行業(yè)信息化方面正在逐步走向成熟，并形成了一定的規(guī)模，其主要的OA 辦公平臺將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能有機(jī)結(jié)合起來。本文借助OA辦公平臺實(shí)現(xiàn)照片檔案的收集、查閱、利用，來促進(jìn)醫(yī)院照片檔案的規(guī)范化管理。

關(guān)鍵詞：OA辦公平臺；醫(yī)院；照片檔案；規(guī)范化管理

照片檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的，有保存價值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史記錄。其主要來源于醫(yī)院醫(yī)療、科研、教學(xué)、管理過程中形成的真實(shí)活動記錄，是醫(yī)院檔案重要的組成部分。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院照片檔案傳統(tǒng)的管理模式和方法已不適合當(dāng)前管理需要，應(yīng)有效利用信息化管理，才能充分體現(xiàn)其價值，才能為醫(yī)院的醫(yī)、護(hù)、教、研和管理服務(wù)。本文主要在借助OA辦公平臺實(shí)現(xiàn)醫(yī)院照片檔案的收集、歸檔、查閱、利用，來有效促進(jìn)其規(guī)范化管理。

一、醫(yī)院照片檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，歸檔意識淡薄

本院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、健康管理為一體的三級甲等綜合醫(yī)院，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)特別重視醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療安全的發(fā)展，重視醫(yī)院人才的培養(yǎng)和學(xué)科建設(shè)的發(fā)展，而對醫(yī)院檔案管理工作相對重視不夠。醫(yī)院設(shè)有中心檔案室，歸醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)管理，其中文書檔案、會計檔案及人事檔案設(shè)有專職人員，其余各專業(yè)檔案均由各相關(guān)業(yè)務(wù)科室工作人員兼任。由于檔案兼職人員未有系統(tǒng)的檔案理論知識及業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，導(dǎo)致其對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，未有主動收集照片檔案的意識，在收集過程中易出現(xiàn)遺漏，不能及時進(jìn)行分類，編寫文字說明，降低了照片檔案的有效管理。

（二）醫(yī)院照片檔案收集、歸檔制度不健全

醫(yī)院照片檔案管理水平的提升，在很大程度上依賴于健全的管理制度的支持。[1]醫(yī)院并沒有對照片檔案管理進(jìn)行相關(guān)制度的約束，比如：醫(yī)院有大型活動時，會有專門人員負(fù)責(zé)拍攝工作，而各科室的活動則是由科室自行拍攝，這就存在由于攝影人員技術(shù)水平的不同，照相設(shè)備規(guī)格的不同，導(dǎo)致有些照片可以保存歸檔，有些卻無法存檔使用。另一方面，各科室自行拍攝的涉及醫(yī)療、教學(xué)、科研等珍貴的數(shù)碼照片沒有及時交中心檔案室，導(dǎo)致歸檔散落、遺漏，且隨著時間的推移，連拍攝者本人也無法準(zhǔn)確想起照片拍攝的說明，使照片失去其使用價值，極不利于醫(yī)院照片檔案管理水平的提升。

（三）醫(yī)院照片檔案移交不及時，歸檔效果差

照片檔案管理沒有形成產(chǎn)生—收集—?dú)w檔—保存—利用的系統(tǒng)管理模式。[2] 本院有行政科室和臨床醫(yī)技科室共計60余個，各科室開展科研活動、教學(xué)活動次數(shù)逐年增加，拍攝者經(jīng)常將形成的數(shù)碼照片存于自己的計算機(jī)磁盤或光盤上，進(jìn)一步影響了開發(fā)利用和歸檔保存，致使檔案室的照片檔案收集不齊全，歸檔不及時，在提供利用時查找困難，失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。

（四）照片質(zhì)量差，利用效果低

照片質(zhì)量參差不齊，由于拍攝者大多不是專業(yè)攝影人員，拍攝時的隨意性很大，大多數(shù)攝影者拍攝結(jié)束只是將照片卸載轉(zhuǎn)存到計算機(jī)，在檔案部門催交時，一般都會不加整理地全部交給檔案部門，往往存在內(nèi)容重復(fù)、畫面不完整、清晰度不夠等問題，從而導(dǎo)致照片檔案利用效果低。

二、借助 OA辦公平臺促進(jìn)照片檔案的規(guī)范化管理

（一）OA辦公平臺應(yīng)用現(xiàn)狀

在當(dāng)今全球信息化時代，OA 辦公平臺作為信息化建設(shè)的重要組成部分，已經(jīng)越來越受到?jīng)Q策管理層的高度重視而得以推廣應(yīng)用。[3]為順應(yīng)信息時代的發(fā)展，德陽市人民醫(yī)院在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，于2014年正式啟用OA辦公平臺。OA辦公平臺通過利用網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)實(shí)現(xiàn)信息化，功能從最初的行政辦公信息服務(wù)逐步擴(kuò)大延伸到醫(yī)院各個內(nèi)部管理環(huán)節(jié)，方便快捷地實(shí)現(xiàn)了院內(nèi)信息資源整合，規(guī)范工作流程，提高辦公效率，提升醫(yī)院管理水平。在近幾年使用的過程中不斷完善，醫(yī)院制定了規(guī)范的《OA辦公平臺使用管理制度》，OA辦公平臺已涉及醫(yī)院方方面面，做到了人人使用。

（二）明確照片檔案管理制度，建立合理化流程

根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況明確制定《醫(yī)院照片檔案管理辦法》，規(guī)定其責(zé)任科室及范圍，要求各科室主動拍攝與醫(yī)院有關(guān)的各類會議、活動等的現(xiàn)場照片，并設(shè)專人負(fù)責(zé)管理及上報中心檔案室匯總、整理、歸檔。同時借助OA辦公系統(tǒng)功能，建立合理化的歸檔流程，由科室負(fù)責(zé)照片管理者按照流程填寫《照片檔案移交表》，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核后由照片檔案管理人員歸檔存檔，以便查找利用。

（三）借助OA辦公平臺提升醫(yī)院照片檔案的利用效果

醫(yī)院制定《照片檔案查閱制度》，并在OA辦公平臺設(shè)置固定的照片檔案查閱流程。利用人只需在OA辦公平臺填寫《照片檔案資料查閱登記表》，經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人審核同意后由照片檔案管理人員提供給查閱者，這種模式與傳統(tǒng)查找利用照片檔案相比較，大大縮短了時間，提高了利用效率。

三、實(shí)施OA辦公平臺對照片檔案規(guī)范化管理的成效

（一）醫(yī)院照片檔案的收集、歸檔效果明顯。

未借助OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)照片檔案信息化管理時，因醫(yī)院行業(yè)的特殊性，科室對照片檔案的移交意識淡薄，且因工作性質(zhì)及時間原因，拍攝后往往忽略了移交，從而遺漏了照片檔案的歸檔。利用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)后，照片檔案收集的完整性、及時性、有效性得到了保證，照片拍攝人只需在OA辦公平臺中提交所拍攝照片后，則會自動到照片檔案負(fù)責(zé)人處，大大節(jié)約了照片拍攝人的移交時間。照片資料的移交次數(shù)、移交量及歸檔效果明顯提高。

表1 借助OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)照片檔案信息化管理的前后對比

年份 移交次數(shù) 移交量（張） 有效歸檔數(shù)（張） 歸檔率

2012 12 240 156 65%

2013 15 326 225 69%

2014 52 384 310 81%

2015 88 504 460 91%

2016 102 528 500 95%

2017 118 608 590 97%

2018 132 670 660 98.5%

由上表可以看出，2014年前移交次數(shù)明顯較少，這是因?yàn)榕臄z者統(tǒng)一在年底或者次年初一并移交當(dāng)年拍攝的照片；因拍攝者拍攝時間久了，且未有有效的保存并備注齊全的要素，導(dǎo)致了有效歸檔照片較少，歸檔率明顯較低。2014年醫(yī)院開始啟用OA辦公平臺，經(jīng)過兩年的磨合期，到2016年后，照片拍攝者基本做到了隨拍隨移交，移交次數(shù)、有效歸檔率大幅度提高。

（二）醫(yī)院照片檔案的利用率大大提高

借助OA辦公系統(tǒng)后，大大提高了醫(yī)院照片檔案的利用頻率，利用效果也大輻度提升。在以往，需要查閱照片檔案的人員需本人到檔案室辦理登記手續(xù)，在檔案管理人員專人監(jiān)督下閱檔，借閱檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意才能辦理。借助OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)查閱信息化管理，不僅簡化查閱者手續(xù)辦理程序，整個借閱流程實(shí)現(xiàn)實(shí)時追蹤，加快查閱過程的流轉(zhuǎn)速度，科學(xué)準(zhǔn)確統(tǒng)計查閱實(shí)際使用效果，提高了照片檔案資料利用效率。

四、結(jié)束語

照片檔案與文字檔案相比，有其特殊的利用價值。尤其是它的開發(fā)利用價值是其他檔案無法比擬的[4]。它既是醫(yī)院形象宣傳的一部分，也是醫(yī)院文化的內(nèi)涵之一。我們借助OA辦公系統(tǒng)的一系列標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的操作流程，能極大提升照片檔案的規(guī)范化管理，更能為醫(yī)院管理、科學(xué)研究、教學(xué)等工作提供更直觀、具體、可信的依據(jù)，從而真正提升醫(yī)院照片檔案管理的工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]張晨燕. 新形勢下醫(yī)院數(shù)碼照片檔案的管理策略[J].蘭臺世界，2016·14.

[2]張敏.醫(yī)院照片檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)，2010，20（24）.

[3]楊麗華.淺談OA 系統(tǒng)應(yīng)用與檔案管理[J]，蘭臺世界，2013·3.

[4]吳小英.數(shù)碼照片檔案管理現(xiàn)狀分析與思考[J].中國檔案，2006（7）.