試論金融檔案數字化建設

尚曉瑜

摘 要：社會經濟在不斷進步，計算機技術的發展為社會發提供了更加有利的條件。檔案管理由以往的紙質管理轉變為數字化管理，檔案管理數字化也取得了一定的成果，同時在金融企業中檔案管理也逐漸趨向數字化，方便了檔案管理，提高了管理效率。本文主要就金融企業檔案管理數字化進行研究，并在此基礎之上提出了具體的建議，希望可以推動企業檔案管理數字化的發展進步。

關鍵詞：金融檔案；數字化；建設

隨著科技的不斷進步，人類社會進入了信息時代，網絡技術和計算機技術的飛速發展，數字化和信息化不斷影響著人們的生活。隨著經濟全球化和金融全球化，數字化和信息技術的應用，使金融檔案管理工作面臨著巨大的機遇和挑戰。檔案管理數字化已成為經濟發展的必然要求。它需要科學的檔案管理，以促進金融企業業務水平的提高。

一、檔案管理工作創新的意義

在信息技術飛速發展的時代，人們需要信息的處理越來越多，對檔案管理的要求也越來越高。發展檔案數字化是適應時代發展的需要。檔案管理是金融行業的一項重要任務。它涉及到很多的內容，與單位自身的發展和員工的利益密不可分。如果不能做好檔案管理工作，甚至會危及到企業的發展。然而，目前事業單位的檔案管理大多停留在傳統的管理模式，檔案信息的錄入和存儲也相對傳統。存儲檔案對環境要求很高，不但需要大量的儲存空間，在檔案檢索文件方面也存在不方便的現象。在這種情況下，檔案信息也容易失真和丟失，從而不利于事業單位的發展。在事業單位的發展過程中，傳統的檔案管理模式已經不能適應現代社會發展的需要。在信息時代，僅靠傳統的管理方法很難保證檔案信息的完整性和真實性，這將進一步影響金融企業的發展。與傳統的檔案管理相比，數字化的檔案管理具有很大的優勢。檔案管理的數字化可以節省大量的存儲空間，延長檔案的存儲時間。此外，對環境的要求也很低。通常，一個電子設備就可以存儲大量的文件。此外，檔案管理的數字化有利于檔案的備份，不僅節省了存儲空間，而且提高了檔案管理人員的工作效率，提高了檔案檢索和利用的效率。

此外，提高工作效率是機構改革和創新的重要組成部分，為了提高工作效率，我們必須實現信息技術的發展。檔案管理數字化對檔案的傳輸具有一定的優勢。傳統的金融檔案通常存儲在圖書館、檔案館和一些存放文件的地方。在尋找檔案使需要到它們存儲的位置進行檢索。雖然在本地實體文件的檢索相對來說比較方便，但是遠程實體文件的檢索過程因為對地域及環境的不熟悉等的原因變得十分困難。而數字化檔案通過技術手段轉化為數字信息，存儲在電子資源中，便于文件檢索和訪問，可以通過網絡實時傳輸。它不僅可以節約儲存和檢索成本，還可以實現資源共享，增加信息技術的應用。不僅如此，還要滿足社會各界需要使用檔案信息，從機關領導到公民和專業人士，都需要在互聯網上獲取自己需要的檔案信息。因此，實現高覆蓋率，及時獲取和共享檔案信息資源是我們發展檔案管理事業的出發點或動力源。

只有不斷創新才能在競爭激烈的市場環境中生存。檔案管理要結合信息時代的背景和需要，不斷創新，加強檔案管理，提高檔案管理水平，充分發揮檔案的實際作用。

二、金融檔案數字化建設過程中面臨的問題

（一）管理方法落后

管理方法傳統、落后是當前檔案管理工作中一個突出的問題。目前，傳統的檔案管理仍在使用。檔案信息主要依靠手工書寫。文件信息的增加使得手工方法的弊端越來越明顯，不僅效率較低，還可能會影響檔案信息的真實性。同時，企業檔案存儲依然用檔案袋，隨著檔案使用次數的增加，常常會發生文件破損及丟失的現象，并且調用該文件通常需要很長時間。

（二）數字化的人才比較匱乏

目前，金融檔案建設方面的專業人才十分缺乏，尤其是在計算機能力方面。一般金融企業檔案管理人員在這方面的能力與專業人士相比存在一定的差距。與此同時，企業的工作人員已經習慣了傳統的管理模式，面臨著信息時代帶來的新的機遇和挑戰，不愿意學習和充實自己，從而使文件管理效率相對較低。

（三）檔案管理制度不完善

制度是一切工作執行的標準和準則，制度的完善與否直接影響到檔案管理的質量和水平。但目前，各機構和單位對檔案管理的重視不夠，主要是檔案監管不到位，檔案管理發生問題卻因為經受人數過多而不容易找到責任人，無法及時處理。在事業單位發展過程中，管理者對檔案管理工作缺乏有效的監督，從而使檔案管理水平不高。

三、金融檔案數字化建設的發展策略

（一）找準金融檔案數字化建設的發展方向

在信息化的時代，想要做好金融檔案數字化建設的發展，必須要找到其發展的方向，只有實現檔案管理的信息化，才能使金融檔案完成數字化的建設，從而提高金融檔案管理的效率和質量。然而，在金融檔案數字化的創新發展中，為了更好地提高金融檔案的質量和效率，必須要加強技術研究，提高金融檔案數字化系統的安全性。還要加強金融檔案管理創新工作，轉變觀念，加強創新檔案數字化建設，加強專業人才的培養，完善相關制度，提高數字化技術在金融檔案上的應用，從而實現金融檔案管理的數字化。在金融檔案信息化建設中，還要做好安全管理工作，確保金融檔案數字化系統的安全及可靠性。

（二）提高工作人員的專業素質

在信息時代，對專業技術人員的需求越來越大。傳統的檔案管理工作，要想順利的進行創新和發展，離不開專業人才的參與。首先，可以對老員工進行培訓，加強其專業知識的學習，拓寬知識面。二是招聘經驗豐富、業務能力強的管理人才，不斷吸納優秀的金融檔案這一領域的人才，提高金融檔案的效率和質量。最后，還要進一步加強檔案工作人員的職業道德，提高檔案工作人員的覺悟和責任感。金融檔案數字化建設的工作需要長期的努力，以及要長期處于枯燥的工作環境，所以提高工作人員自身的處理水平，充分發揮其主觀能動性，對金融檔案作的數字化的順利發展進行起到十分重要的作用。建立合理的人員績效考核評價體系，對表現良好、金融檔案數字化建設能力強的單位和個人給予表彰，鼓勵大家積極學習和應用金融檔案數字化。

（三）建立完善的制度

在這個信息技術飛速發展的時代，金融檔案數字化的建設要想取得了良好的效果，必須依靠良好的制度來提供安全保障。只有健全的制度才能更好地保證金融企業檔案數字化工作的順利開展，從而提高工作效率。首先，相關部門必須將金融檔案數字化建設納入日常工作中來，完善相關制度，用制度來規范和約束行為。其次，建立有效的監督機制，對金融檔案數字化建設的過程進行監督，如監督相關的工作人員等。在金融檔案數字化建設的整個過程中，一定要保證檔案信息的真實性。建立責任制度，落實金融檔案工作人員的責任，用責任制度約束工作人員的行為，以此來提高金融檔案工作人員的責任意識，保證金融檔案數字化的質量。此外，金融企業必須加強部門之間的關系，建立統一的管理制度，從而提高檔案管理的效率。

（四）現代信息技術與金融檔案數字化的融合

在信息時代，傳統的檔案已經不適應時代的需要。雖然這些傳統的檔案有一些可取之處，但如果不進行一定的科學創新，最終將被時代淘汰。從傳統的檔案向金融檔案數字化的轉變，可以有效地促進金融檔案的可持續發展。技術思維對于構建更加標準化的金融檔案模型極為有益，同時也能更有效地利用外部資源。在大數據環境下，金融檔案需要足夠的技術支持來分析和整合各種文件數據，從而為客戶提供更高的信息參考價值。在檔案的數字化建設方面，需要更多的相應技術。以此有效提高信息水平。操作管理和數據應用技術可以極大地改變傳統的文件的模式，并結合用戶的需求建立服務文件管理機制，充分發揮文件數據的歷史價值。此外，大數據技術的引入也為文件管理指明了方向。檔案不再只是組織和維護歷史數據，而是整合數據挖掘、整合和應用等新功能，不斷提升檔案的信息價值。

（五）積極培養創新意識

借助數字化檔案管理的創新理念，企業檔案管理的創新將隨著我國經濟的發展形成一大批金融企業檔案。當前，我國迫切需要創新檔案管理理念來指導企業檔案管理，適應社會發展形勢。目前，我國金融企業檔案管理存在著很多問題。許多企業沿襲傳統的檔案管理理念，缺乏創新的激情和動力。只有在思想上不斷突破和創新，才能進一步實現理論創新和實踐創新。因此，我國目前金融檔案管理落后這一現狀，我國金融企業需要以創新理念為動力，不斷培養創新意識，轉變舊觀念，突破舊的檔案管理模式，樹立創新理念，積極探索金融企業檔案管理的新方法、新理念；在繼承和發展傳統的基礎上，尋找最有效的金融檔案數字化建設的方法。大力弘揚與時俱進精神，探索創新檔案管理模式、手段和機制，推動金融企業檔案的數字化建設。

四、結論

綜上所述，隨著數字化技術的應用和普及，給金融檔案數字化建設工作帶來了巨大的機遇，面對這種機遇，我們要找準信息化時代下金融檔案的發展方向，提高檔案人員的專業素質，從而完成金融檔案的數字化建設，實現現代科學技術與金融檔案的融合，只有這樣才能促進金融檔案在數字化時代下的建設工作能夠高效開展，進而發揮檔案應有的作用，更好的服務社會和人民，為社會的建設作出貢獻。

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