行政事業單位內部控制研究

郝璐璐

摘 要：有效的內部控制對行政事業單位提高工作效率是至關重要的。本文以ZX單位為例，分析了單位內部控制存在的不足之處，并提出了相關的解決方案，以提升該單位內部控制的有效性。

關鍵詞：行政事業單位;內部控制;問題

加強行政事業單位的內部控制建設，無論是對財政資金的合理有效使用，還是對行政事業單位工作人員按照規章制度辦事，都是至關重要的。筆者通過對ZX單位內部控制進行案例分析，研究其在內部控制中存在的不足，并提出改進建議。

一、ZX行政事業單位概況

ZX行政事業單位是某省Z廳下屬二級單位，為財政全額撥款單位。主要工作為負責廳機關檔案管理、辦公樓的日常維修、廳機關文件的印刷以及公務用車的管理等。ZX單位下設綜合部、物業部、資產管理部等三個部門。單位2018年年末在職職工40人，其中在編人員30人，外聘人員10人。

二、ZX單位內部控制建設中存在的問題

1.部門設置及人員管理存在缺陷

（1）財務部設置在綜合部下，歸綜合部直接管理。這樣的機構設置會對財務人員開展日常工作產生不利影響，比如，財務人員在日常進行賬務處理時缺乏足夠的獨立性，可能會受到綜合部管理人員的干擾，不利于保障財務信息的準確性、真實性。

（2）ZX單位的人員經常同時從事不同部門的工作。比如，從事固定資產管理的人員同時又從事財務工作，這導致工作人員受到不同部門的管理，導致人員管理缺乏規范性，往往存在權責不清或職能交叉的情況，不利于單位日常工作的開展。

（3）ZX單位對于工作人員的考評內容主要是出勤狀況，其考核出勤狀況的方式如下：單位設有考勤機，每天上班前和下班后工作人員按時進行考勤錄入。采用這種方式進行考勤存在以下缺點：第一，工作人員在錄完考勤后便離開單位，不利于單位日常工作的按時完成。第二，僅僅以出勤作為考核指標，顯得過于單一，既無法保證公平，也無法調動員工的積極性。

2.缺乏科學的財務預算制度

（1）ZX單位沒有建立科學的預算編制制度。財務人員在編制下一年度預算時，往往以單位上一年度的財政資金預算為基礎進行編制，并沒有考慮單位本年的實際情況。在實際工作中，往往導致年度財政資金支出與財政資金預算金額的差異較大。

（2）在“業財融合”的大環境下，財務人員在編制項目預算時需要與單位的業務人員進行協調溝通，在申請項目資金時，需要對項目進行具體描述，并設置具體的績效目標。這些項目往往要求財務人員具備較強的溝通能力，但是由于單位沒有完善的預算管理流程，業務人員時常不配合財務人員的工作，導致在進行預算編制時項目申報的數據不準確。

（3）單位管理者對財務預算編制的重視程度也不夠。編制預算時需要各部門下一年單位的支出情況，除了日常人員支出和公用經費支出之外，還有大型設備的購買和大額的維修改造支出。單位管理者對此往往不夠重視，對單位下一年的支出沒有很好的預測，導致預算編制不準確。在下一年實際執行過程中，占用其他項目資金，從而導致決算編制的不準確。

3.政府采購制度實施較差

《政府采購法》于2003年1月1日開始實施，頒布《政府采購法》的目的是為了規范政府采購行為，提高財政資金使用的透明度，維護國家和社會公眾利益。但是，部分行政事業單位對政府采購制度的執行還存在一些問題，管理成效有待提升，主要原因有以下幾點。

（1）由于政府采購細則、采購目錄等內容變化頻繁，導致財務人員對政策把握不準確。雖然在政府采購制度調整后，財政部門組織了相應的培訓，但短期培訓的效果并不是很理想，這導致財務人員在實際工作中存在一些疏漏和短板。

（2）業務人員對政府采購政策了解不全面。ZX單位的日常采購以及工程招標是由綜合部、資產部和物業部等部門進行的。但部分業務人員對政府采購政策了解不夠，流程不清晰，細則不明確，有時候還會選擇不在政府采購目錄的供應商，導致財務人員無法辦理政府采購手續。

（3）日常采購的流程不符合要求。政府采購文件要求各單位先在政府采購管理系統辦理政府采購手續，經上級單位批準之后再進行政府采購。但在實際工作中，往往存在這樣的現象，采購人員先將采購完成，然后告知財務人員去補辦政府采購手續。這也導致采購人員采購的貨物，在價格、供應商等方面不符合制度要求，使得單位財務人員在報銷以及財政直接支付方面存在困難。

（4）政府采購預算編制不準確。ZX單位在進行下一年度的財政資金預算編制的同時，需要對下一年度的政府采購預算進行編制。但是由于管理者以及業務人員的不重視，導致財務人員在進行政府采購預算編制時，無法準確地掌握單位下一年度政府采購的情況，無法編制準確的政府采購預算。

4.文件審批流程及管理存在缺陷

（1）ZX單位的文件審批的一般流程是擬稿人將文件交給管理者審閱，管理者審閱之后去綜合部進行發文及蓋章，最后交給綜合部檔案管理人員存檔一份。這個流程存在以下幾點不足：第一，單位管理者通常工作繁忙，這時如果有緊急的文件需要上報，管理者沒有辦法對文件進行審閱，這會影響文件上傳下達的時效性。第二，發文人員對文件的存檔并不及時，檔案管理人員也沒有及時催促存檔。往往在年中或者年底的時候，集中整理需要存檔的文件，這就有可能導致文件的丟失。

（2）ZX的文件管理人員在輪崗過程中，由于前期的文件整理工作存在疏漏，或文件管理工作交接不清，會導致文件的丟失以及后續查找文件的困難。

5.單位管理者對內部控制的重視不夠

（1）ZX單位的內部控制制度形成于2014年，之后并沒有進行完善和修改。近些年，隨著國家對行政事業單位的管理逐漸加強，對行政事業單位的工作開展提出了新的更高要求，比如，規范了公務用車、機關辦公用房、政府采購等事項，這要求行政事業單位根據相關要求，根據內外部環境的變化，對單位內部控制制度進行完善。ZX單位的內控制度調整存在滯后性，公務用車、辦公用房以及政府采購等內容沒有及時納入內控制度，內控管理流程和細則也沒有進行相應的調整，這導致相關人員在進行日常工作時缺乏指引和規范。

（2）對內部控制執行缺乏考核。由于單位管理者對內部控制的不重視，ZX單位的內部控制制度形成之后，只是下發文件給各部門，并沒有對其執行情況進行考核。這導致單位無法判斷各部門執行內控制度的效果如何，也無法及時進行完善。

三、改進措施

1.增強管理者的內部控制意識

管理者的內部控制意識對于單位內部控制的制定與執行有著重大影響，因此，應該著重增強管理者的內部控制意識。單位管理者需要及時學習新政策，學習借鑒行業內先進管理經驗和方法，更新管理思維。同時，及時對單位內部控制制度進行完善與更新，使內部控制制度與單位實際狀況相符;明確權責關系，將內部控制的責任落實到每個部門和相關人員;及時收集內部控制建設中出現的問題，采取相應措施對內部控制制度進行完善。

2.加強對工作人員的教育培訓

工作人員如果對相關政策法規沒有深入的了解，不僅會對日常工作帶來不利影響，也會影響單位內部控制建設。比如政府采購政策，如果工作人員對其了解和掌握不夠，就會導致采購流程不合規，影響單位日常業務工作的開展，因此，工作人員要及時學習新政策。單位可以請專業人士對員工進行培訓;工作人員也可以參加財政稅務部門舉辦的各類培訓，在日常工作中多瀏覽政策發布部門的網站。除此之外，也可以組織工作人員與其他單位積極交流，學習行業內外先進的內控管理經驗。

3.搭建辦公自動化系統

辦公自動化系統可以實現文件的上傳、查看、審批，確保信息溝通的時效性。辦公自動化系統可以打破空間限制，即使管理者在外出差，也可以通過手機、電腦查看和審批單位文件。這極大提高了文件審批的效率，可以避免延誤緊急文件的上報。同時，使用辦公自動化系統，方便了文件電子版的儲存與查找，有利于加強文件管理方面的內部控制。鑒于ZX單位規模較小，單獨購買辦公自動化系統的成本較高，可以考慮與Z廳及其下屬二級單位一起購買辦公自動化系統，同時也可以方便Z廳及其二級單位之間的信息交流。

4.與第三方機構合作

財政部在2012年發布了《行政事業單位內部控制規范（試行）》（財會〔2012〕21號），2014年在全國范圍內正式實施《規范》。但是，還是有部分行政事業單位對于內部控制細則并不了解，在單位進行內部控制建設時，不知如何下手。在這種情況下，可以與外部管理咨詢機構合作，幫助制定符合本單位實際情況的內部控制制度。

除此之外，對于內部控制執行情況的考核也是一個難題。對內控執行情況進行考核，對于確保內控工作成效至關重要。沒有考核環節的內部控制制度是不完整的，是缺乏約束力的。只有及時對內控執行情況進行考核，才能發現內控建設中存在的不足，并進行完善。如果單位人員不足，或者缺乏相關經驗，可以聘請會計師事務所對單位的內部控制進行考核，從而完善內部控制制度，強化內部控制的執行。

四、結語

有效的內部控制建設不僅有利于提高行政事業單位工作人員的工作效率和工作質量，更有利于加強內部管理，為社會公眾提供更為優質的公共服務。因此，ZX單位應該認真學習研究相關規章制度，結合單位實際情況，制定具有針對性和可操作性的內部控制制度，明確權責，穩步推進，充分發揮內部控制的積極作用。

參考文獻

1.常文燕.行政事業單位內部控制規范建設研究――以某縣物價局為例.行政事業資產與財務，2019（02）.

2.朱耿，奚園.行政事業單位內部控制研究――以XY行政事業單位為例.經濟研究導刊，2018（33）.

（責任編輯：王文龍）